從一條線到兩條線

『追蹤甘特圖』與『甘特圖』最大的差別在於,『追蹤甘特圖』至少兩條長條圖,其中一條長條圖表示:專案原來預計的總工期、原來預計何時開始與何時結束,另外一條長條圖則為:任務真正開始的時間,實際上做了多少時間,還需要做多久才能完成,以及根據開始時間而推出最後該任務何時結束。

由於Excel 只能繪製單一條線的長條圖,因此,如果要在單一任務中呈現兩條長條圖得透過MS Project 來繪製,換言之,想要繪製『追蹤甘特圖』就得用專業的專案工具,如:MS Project 來產出。

專案甘特圖

 

追蹤甘特圖可用來:『由現在推估未來』

由於有些任務有相依性,因此,當任務的延後或提前開始時,原先每一個階段的檢查點或稱之里程碑的時間也會隨時變更,因此,『追蹤甘特圖』也應該能夠預估根據實際狀況最終里程碑的完成時間點,如下圖所示:灰色為原定的專案計劃,根據工作之間的關係,預計在4/18完成,然後,實際上,由於任務延後開始,MS Project便會自動推算出以這樣的進度來看,預計在5/2才能完成。

追蹤甘特圖可看到任務的責任歸屬

『追蹤甘特圖』除了可根據實際運作狀況推算每個任務實際的完成日期外,如果每個任務分派負責人,還能清楚的掌握任務的責任歸屬,因此,在專案檢討會議上這將是一個十分重要的依據。

以上圖為例:由於John 延後開始,同時,接下來需要執行的工期也比原先預估的更多,Allen 也同樣遇到相同的狀況,而May 原來預估的工期跟實際運作時已經壓縮了不少時間量,所以,專案延誤的責任歸屬便很容易掌握。

 

 

追蹤甘特圖告訴你,該趕工哪些任務

『追蹤甘特圖』更重要的其實是用於『矯正措施』,也就是說,當前面的任務延後時,接下來,我們該由哪些任務開始趕工以以維持專案完成日不變,同樣透過『關鍵路徑』或稱『要徑』便可以很清楚的掌握這些資訊(前題是:專案工具操作的方式需要正確)。

如下圖所示:當我們需要進行趕工時,可以先由紅色長條圖的任務開始進行趕工,如此一來,專案的完成日便會提前。


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你清楚如何定義任務完成百分比嗎?

當專案開始運作時,專案經理會要求團隊成員們回報任務完成百分比,然而,如果我們要用完成百分比來回報進度,首先,得先清楚如何定義完成百分比,就好比,我們到一家吃到飽的餐廳吃飯,你要如何定義已經吃到八分飽了呢?正確定義完成百分比後,專案的追蹤才有意義,如此一來,才能真正的發揮追蹤甘特圖的效能哦!

 

結論

● 當專案開始運作時,追蹤甘特圖是一個十分好用的追蹤報

● 追蹤甘特圖可以由現況推估可能的未來狀況

● 當專案延誤時,追蹤甘特圖可以用來掌握該趕工哪些任務

● 當專案延誤時,追蹤甘特圖可以清楚的掌握任務的責任歸屬

● 想要繪製正確的追蹤甘特圖,建議還是使用專業的專案工具如:MS Project

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三)

● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四)

● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五)

● 專案經理必懂的十大報表-代執行工作表代執行工作表(六)

● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七)

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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