專 案 管 理 輕 鬆 學

由於Excel 只能繪製單一條線的長條圖，因此，如果要在單一任務中呈現兩條長條圖得透過MS Project 來繪製，換言之，想要繪製『追蹤甘特圖』就得用專業的專案工具，如：MS Project 來產出。

追蹤甘特圖可用來：『由現在推估未來』

由於有些任務有相依性，因此，當任務的延後或提前開始時，原先每一個階段的檢查點或稱之里程碑的時間也會隨時變更，因此，『追蹤甘特圖』也應該能夠預估根據實際狀況最終里程碑的完成時間點，如下圖所示：灰色為原定的專案計劃，根據工作之間的關係，預計在4/18完成，然後，實際上，由於任務延後開始，MS Project便會自動推算出以這樣的進度來看，預計在5/2才能完成。

追蹤甘特圖可看到任務的責任歸屬

『追蹤甘特圖』除了可根據實際運作狀況推算每個任務實際的完成日期外，如果每個任務分派負責人，還能清楚的掌握任務的責任歸屬，因此，在專案檢討會議上這將是一個十分重要的依據。

以上圖為例：由於John 延後開始，同時，接下來需要執行的工期也比原先預估的更多，Allen 也同樣遇到相同的狀況，而May 原來預估的工期跟實際運作時已經壓縮了不少時間量，所以，專案延誤的責任歸屬便很容易掌握。

追蹤甘特圖告訴你，該趕工哪些任務

『追蹤甘特圖』更重要的其實是用於『矯正措施』，也就是說，當前面的任務延後時，接下來，我們該由哪些任務開始趕工以以維持專案完成日不變，同樣透過『關鍵路徑』或稱『要徑』便可以很清楚的掌握這些資訊(前題是：專案工具操作的方式需要正確)。

如下圖所示：當我們需要進行趕工時，可以先由紅色長條圖的任務開始進行趕工，如此一來，專案的完成日便會提前。

你清楚如何定義任務完成百分比嗎？

當專案開始運作時，專案經理會要求團隊成員們回報任務完成百分比，然而，如果我們要用完成百分比來回報進度，首先，得先清楚如何定義完成百分比，就好比，我們到一家吃到飽的餐廳吃飯，你要如何定義已經吃到八分飽了呢？正確定義完成百分比後，專案的追蹤才有意義，如此一來，才能真正的發揮追蹤甘特圖的效能哦！

結論

● 當專案開始運作時，追蹤甘特圖是一個十分好用的追蹤報

● 追蹤甘特圖可以由現況推估可能的未來狀況

● 當專案延誤時，追蹤甘特圖可以用來掌握該趕工哪些任務

● 當專案延誤時，追蹤甘特圖可以清楚的掌握任務的責任歸屬

● 想要繪製正確的追蹤甘特圖，建議還是使用專業的專案工具如：MS Project

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作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問