現在的專案進度是…

為了有效的管控專案,專案經理通常會要求團隊成員回報任務進度,然而,我們怎麼去定義任務的完成百分比呢?由於任務性質不同,定義任務完成百分比的方式也就不一樣,就好比,寫了100行程式碼,請問這樣的進度代表多少?10%?20% ?還是80%?有些任務其實只有開始跟完成,也就是0%或100%!中間的過程其實很難定義完成百分比的!

 

問題來了!如果沒有一個標準,團隊成員們很難回報任務進度,專案經理當然也很難掌控專案的實際狀況了!所以到底該怎麼估算專案進度呢?

實獲值(EVM)

實獲值分析(Earned Value Analysis)是一套將專案進度轉換成錢的管理手法

中國大陸翻譯為『掙值』,因此,實獲值的概念就好比:『掙(賺)到多少錢!』的概念。實獲值的計算方式就是把所有專案事務都轉化為“錢”,工期量化為錢,進度也量化為錢,總之都轉化成錢,這麼一來,就比較好比較優劣!

我先用一個淺顯易懂的概念來說明:就好比我們花錢到一家吃到飽的餐廳吃大餐,我相信絕大數的人一定會先思考怎麼吃比較划算。

由於一開始錢都已經花了,所以當然要物超所值!此時,很多人一定會選擇比較貴的食材來吃,接著,根據自己吃了多少,並判斷吃了這些相當於值多少錢,再來決定這一餐是否划算。實獲值就是用這樣的概念來運作!

 

臉上三條線…是報表三條線啦!

提及實獲值分析報表,那一定要提這三條線,其中一條線是預計花費的線、另一條是實際賺到的線,最後一條則是實際花費的成本線,我同樣用吃到飽餐廳的概念來說明:

假設有一家吃到飽餐廳每人需要1200元,限時3小時,如果我們先以直線攤提,每15分鐘為100元,接著畫出以下的圖表,其實這條線便是[工程支出累計曲線]也就是S曲線。

180918 4

接著,我們加入實際花費的成本線,由於不管我們是否提早離開,費用都是固定的,所以畫出來的線條便成為以下的圖表

EVM

最後是實際賺到的線,假設我們根據吃到的內容一一換算

以下是每15分鐘計算出來的狀況,然後再繪製成圖表,最終畫出了三條線了!180918 7

由於這個案例的實際成本是固定的,但如果實際成本是變動的,如果我們每15分鐘檢查實際花費了多少費用,再以累計的方式來計算實際成本,便會畫出下面的三條線了!

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由於這個案例的實際成本是固定的,但如果實際成本是變動的,如果我們每15分鐘檢查實際花費了多少費用,再以累計的方式來計算實際成本,便會畫出下面的三條線了!

實獲值分析報告

下圖為工程界以Excel 的方式所產出的實獲值分析報表,其中資料為人工一筆一筆自行輸入而產出的。

 

 EVM

如果我們用MS Project ,同樣也可以產出實獲值分析報告哦!其實,很多人並不知道MS Project可以產出此報表,主要的原因在於,一開始資料的輸入錯誤而造成產出的甘特圖便有誤,這部份我們在之前的文章中有特別的提及,再者,團隊成員的回報資訊如果有誤,同樣無法正確的產出,然而,如果資料是正確的,MS Project 便會根據甘特圖以及團隊成員的回報資訊,自動產出實獲值分析報告哦!

180918 9

 

實獲值分析

 

 (上圖為利用 MS Project 自動產生的報表,可透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)。

 

結論

● 實獲值分析報表就是將所有進度狀況轉換為錢,以量化的標準來比較優劣。

● 實獲值分析報表可用以衡量並監控專案實際運作狀況。

 

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三)

● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四)

● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五)

● 專案經理必懂的十大報表-待執行工作報表(六)

● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七)

● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八)

● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九)

● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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