待執行工作報表

有些任務我們能難定義任務完成百分比,例如:開發某項功能目前已撰寫了100行程式碼,你覺得這項任務的完成百分比是多少呢?很難定義是吧!所以在敏捷專案Agile 中,我們僅用『已完成』以及『未完成』來看任務的完成百分比。

『待執行工作報表』就是比較圖表中計劃、完成和剩餘的任務量,並以燃燼圖的方式來呈現目前完成任務的狀況。

如下圖所示,藍色為『比較基準剩餘任務』即原先預估專案所需的任務數量,橘色為根據時間預估剩餘的任務數量,灰色則代表實際剩餘的任務數量。

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(上圖為利用 MS Project 自動產生的報表,可透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)

透過『待執行工作報表』,專案經理除了可用來檢視還有多少任務需要運作外,更可檢視團隊在運作過程中追加了多少任務。

例如上圖中,原本專案預估有14項任務需要進行,但實際開始運作時,專案不斷的追加任務,以現階段來看,專案變更為29項任務需要進行,目前剩餘22項任務,也就是說目前完成了7項任務。

如果需要還可以進一步檢視任務何時被追加,以及因為任務追加,將導致專案推遲在何時才能完工。

例如:該報表中顯示原本12/4即可完成,然而由於任務不斷追加,最終將延誤明年的6/4才能完工,足足多了半年的時間。

在PMP的管理理論中,我們會用『工作包』來看專案任務,並以工作包的基準產生範疇基準,簡單的說,就是將專案所有需要做的任務事項根據時間軸累計成一份圖表,以圖的方式來說明:假設該專案分為5個階段,每個階段為一周,各需要進行的任務如下圖。

 

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根據時間,將需要進行的任務數量累計,所產出的圖表便是『範疇基準』

MS Project 的待執行工作報表與範疇基準圖表的差異只在於一個是向下減少Burn Down,另外一個則是向上累加Burn Up!

 

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『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度,如果該任務已延誤,則會用灰色的色塊來呈現,同時,長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。

另外,由於每個資源可能同時運作一個以上的任務,因此,資源用量過度時,MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現,以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決,同時,右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。

Excel也可以做人力資源用量表哦

如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』,其作法也很像甘特圖,只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務,此時,便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。

下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』,其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行,並顯示每個任務的進度完成百分比,藉此,當專案經理需要跨部門借用人力資源時,便可以知道該資源何時有時間可以使用。

 

結論

● 專案團隊可根據『待執行工作報表』,掌握目前還有多少任務需要進行以及完成了多少任務。

●『待執行工作報表』可清楚的掌握因任務追加,可能推遲的完工時間。

●『待執行工作報表』也可用於掌握何時追加了多少任務工作。

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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