專案怎麼估算總成本

想像一下,當你想要來場出國自助遊,你會計算需要準備多少錢呢?

首先,一定會花費的包含了:機+酒,當然了,也需要準備一些吃飯、交通、以及購物的預算,最後,為了安全起見,再帶一張信用卡好了!沒錯,大體上出國自助一般都會這樣的方式預估需要準備的金錢。

專案管理預估成本的方式就像自助遊一樣,每個專案任務需要盤算需多少人、材料、設備或是服務所需要花費的成本,同時再準備一筆可能因風險而準備的『應變準備金』再加上彈性應用的『管理準備金』,就是整體專案所需要的資金需求(總預算)。

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成本績效基準

 

專案根據核准的預算,用以衡量並監控實際運作狀況,其中核准的完工預算,PMBOK(專案管理知識體系指南)稱之『成本績效基準』,或稱之『成本基準』。

由於專案的總預算是根據時間軸累計繪製出來的,由於這條曲線多呈 S 形狀;因此,通稱這條工程支出累計曲線為『 S 曲線』!

『人力資源用量表』與『甘特圖』最大的差別在於:『人力資源用量表』的第一個欄位為“資源名稱”,而『甘特圖』則為“任務名稱”,兩者的右邊同樣以長條圖的方式來呈現何時開始與何時結束。

下圖為以MS Project 為例,所製作出來的報表,其中上方為『甘特圖』,下方則為『人力資源用量表』,MS Project 的報表名稱為『團隊規劃』。

 

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如何繪製S曲線

由於製造業或營造業或是標案在一開始都會清楚整體的預算有多少,因此,S 曲線在這些行業中需求量很大,有些人會用Excel 繪製,甚至用人工自行繪製(下圖為用人工自行繪製出來的報表)

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如果我們在MS Project 中的各項任務輸入成本資料時,便可以透過MS Project 所提供的現金流量報表自動繪製出S 曲線!

如此一來,專案經理便可以輕易的掌握每個階段所需要花費的成本預算以及累計的成本了!

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 (上圖為利用 MS Project 自動產生的報表,可透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)。

 

結論

● 工程支出累計曲線又稱S曲線,為專案之『成本績效基準』。

●專案經理可S曲線,用以衡量並監控專案實際運作狀況。

 

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三)

● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四)

● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五)

● 專案經理必懂的十大報表-待執行工作報表(六)

● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七)

● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八)

● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九)

● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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