人力資源用量報表解決什麼問題

『人力資源用量表』通常會用在兩個階段,第一個階段是在專案啟動階段,專案經理先盤點專案需要哪些資源,接著完成一份『人力資源用量表清單』

由於專案還沒啟動,相關專案細節還沒確認,任務負責人便還沒到位,此時,會先用一個通用名稱來表示人力資源,例如:土木工程師、電機工程師、機械工程師等等,同時還會包含需要多少用量,例如:需要多少人月,以及需要的時間點與何時結束等資訊。

以下為利用Excel 所製作出來的『人力資源用量表』

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第三個階段則是在規劃階段,專案經理帶領團隊展開工作任務,每個任務需要的資源便會一一到位,此時,透過『人力資源用量表』可以很清楚的掌握每個任務由哪個人力資源負責。

由於有些任務有相依性,因此,當任務的延後或提前開始時,原先每一個階段的檢查點或稱之里程碑的時間也會隨時變更,因此,『追蹤甘特圖』也應該能夠預估根據實際狀況最終里程碑的完成時間點,如下圖所示:灰色為原定的專案計劃,根據工作之間的關係,預計在4/18完成,然後,實際上,由於任務延後開始,MS Project便會自動推算出以這樣的進度來看,預計在5/2才能完成。

用MS Project來做人力資源用量表

『人力資源用量表』與『甘特圖』最大的差別在於:『人力資源用量表』的第一個欄位為“資源名稱”,而『甘特圖』則為“任務名稱”,兩者的右邊同樣以長條圖的方式來呈現何時開始與何時結束。

下圖為以MS Project 為例,所製作出來的報表,其中上方為『甘特圖』,下方則為『人力資源用量表』,MS Project 的報表名稱為『團隊規劃』。

 

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『甘特圖』報表的長條圖,除了呈現每個任務的時間長度外,還能呈現哪個任務為『關鍵任務』(紅色的長條圖),以及每個任務目前的進度完成百分比。

 

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『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度,如果該任務已延誤,則會用灰色的色塊來呈現,同時,長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。

另外,由於每個資源可能同時運作一個以上的任務,因此,資源用量過度時,MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現,以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決,同時,右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。

Excel也可以做人力資源用量表哦

如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』,其作法也很像甘特圖,只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務,此時,便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。

下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』,其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行,並顯示每個任務的進度完成百分比,藉此,當專案經理需要跨部門借用人力資源時,便可以知道該資源何時有時間可以使用。

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(以上報表透過『超Easy 專案工作管理術』所提供的範本自動產生)

 

結論

● 人力資源用量報表可以掌握專案需要哪些資源、何時需要、何時釋放

● 當報表用於啟動階段時,可以由人力資源中盤算所需的專案成本

● 人力資源用量報表也可以掌握團隊目前有哪些工作正在進行以及完成百分比

● 當專案經理需要跨部門調用資源時,可透過資源用量報表掌握資源的可用時間

 

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

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● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八)

● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九)

● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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