專案工具應用與思維

專案工具是非常重要的一環,但擁有了好的專案工具也必須建立起好的管理思維,才能夠有效的整合與應用。

到底專案進度是超前還是落後、成本是充足還是透支…

為了有效的管控專案進度,專案經理需要隨時掌握專案的現況,以主管的角度來看了解目前現階段的專案完成百分比不如掌握專案的時間及成本是否如期,因此,專案進度是超前還是落後?成本是充足還是透支?絕對是高階主管關心專案狀況重要的一環。

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現在的專案進度是…

為了有效的管控專案,專案經理通常會要求團隊成員回報任務進度,然而,我們怎麼去定義任務的完成百分比呢?由於任務性質不同,定義任務完成百分比的方式也就不一樣,就好比,寫了100行程式碼,請問這樣的進度代表多少?10%?20% ?還是80%?有些任務其實只有開始跟完成,也就是0%或100%!中間的過程其實很難定義完成百分比的!

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你知道軟體廠商是如何規劃出報價的嗎?

你知道軟體廠商在進行客製化開發,報價是如何計算的嗎?如果沒有標準化,最常用的計算方式便是先列出客戶所有需要開發的功能,接著一一計算,每個功能需要花費多少工時量,最後,再根據每單位小時多少費用,藉由總工時量*單位費用,便可以產出報價單了!

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專案怎麼估算總成本

想像一下,當你想要來場出國自助遊,你會計算需要準備多少錢呢?

首先,一定會花費的包含了:機+酒,當然了,也需要準備一些吃飯、交通、以及購物的預算,最後,為了安全起見,再帶一張信用卡好了!沒錯,大體上出國自助一般都會這樣的方式預估需要準備的金錢。

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待執行工作報表

有些任務我們能難定義任務完成百分比,例如:開發某項功能目前已撰寫了100行程式碼,你覺得這項任務的完成百分比是多少呢?很難定義是吧!所以在敏捷專案Agile 中,我們僅用『已完成』以及『未完成』來看任務的完成百分比。

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人力資源用量報表解決什麼問題

『人力資源用量表』通常會用在兩個階段,第一個階段是在專案啟動階段,專案經理先盤點專案需要哪些資源,接著完成一份『人力資源用量表清單』

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從一條線到兩條線

『追蹤甘特圖』與『甘特圖』最大的差別在於,『追蹤甘特圖』至少兩條長條圖,其中一條長條圖表示:專案原來預計的總工期、原來預計何時開始與何時結束,另外一條長條圖則為:任務真正開始的時間,實際上做了多少時間,還需要做多久才能完成,以及根據開始時間而推出最後該任務何時結束。

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以工時量來計算完成百分比

隨時掌握專案進度,並即時修正是專案經理必要的工作,藉此,像是軟體開發產界,專案進度該如何追蹤呢?在回答這個問題前,我們先考大家一個問題:『你覺得,撰寫程式10行厲害,讓還是100行厲害呢?』其實答案是…

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『甘特圖』(Gantt Chart)

是1917年亨利·甘特所想出來的,其實就是一條長條圖,所以甘特圖也稱(Bar Chart),橫軸表示時間,縱軸表示任務,線條表示活動計劃開始至完成的時間,下圖為利用MS Project所產出的甘特圖,長條圖顯示的為每個任務計劃的工作長度。

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什麼是『里程碑』?

 

你可以想像就像在切一塊長形的大蛋糕,由於一開始不知道有多少貴賓會吃,最簡單的方式便是先切幾大段,每一大段再根據來的貴賓進行細部切割,每一大段就像里程碑一樣的概念。

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一般人對於專案管理,總覺得高不可攀,然而在我們的身邊卻時常會有專案需要進行,從:撰寫一份報告、舉行產品活動,甚至生活中的搬家、結婚…有太多太多的專案在你我的身邊!只是你會用怎麼方式來管理專案?用頭腦?心情?還是用一個系統化的方式來運作。

 

 

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小蔡是在家工作者,他出來自行創業也已經一年多了, 他習慣用E-Mail與客戶來往,這天跟以往一樣工作著, 在郵件的標題敲著『XXX 公司某某案件議價單V5版』, 並小心翼翼的,從電腦中眾多相似的檔案,夾帶了檔案。

 

 

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工具在專案管理的角色,就好比是醫生的手術刀,有了工具的協助的確可以讓專案管理的導入更加順暢。然而,工具導入可成為專案管理的助力,但也可能成為阻力。

 

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時常演講與輔導客戶的我,時常遇到許多客戶都會說, 他們會用專案管理軟體像是Microsoft Project, 但很興趣的是,幾乎都只是畫一個唬人而錯誤的甘特圖。

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最近時常被人問我有關專案管理工具軟體的問題,其中像是: 有需要用Microsoft Project 來管理專案嗎? 投資這些專案管理軟體何時可以回收呢? 我也想了很久到底要如何用比較簡單的方式來回答,我想到一個比較好的例子:

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