游振昌老師談專案管理

微軟的專案管理軟體Microsoft Project(簡稱MS Project),在課程中,有些學員對其五花八門的方案不知從何下手,又是雲端版本,又是內部部署版本,每個版本下還有多款方案,哪種最適合公司呢?

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在上次介紹「品質管理」的文章中,我們提到了在專案執行中要避免「品質超出客戶要求」的「鍍金」狀況。

但,企業與組織努力追求品質表現,難道不是一件好事嗎?

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曾經有一位員工曾到會展中心實習,作為業務助理,負責協助業務主管接洽會場各個進駐廠商。

某天,主管來了電話,通知說要去拿一台相機,匆匆說完便很快掛斷。

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孔子曾經說過:「不在其位,不謀其政。」

這句話講的是:人若擔任什麼職位,就應該負責那個職務範圍內的工作,反過來說,超出職務範圍的事情就不應該去碰觸。

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籃球比賽結束前的關鍵幾秒投進的球,稱為壓哨球 (Buzzer Beat),更戲劇性的中譯詞是「零秒出手」,說明只要秒數還沒達「零」,都還有轉機,但只要零秒時還沒脫手,就永遠失去最後的機會。

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在這個系列中,我們分別與各位介紹跟探討了專案管理中的不同面向,每一篇的主題都十分重要,我們為了清楚地說明各個概念,將他們拆分成不同文章,分開介紹。

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最近剛結束的一場久違的校內演講,這場演講的聽眾嚴格來說不能算是真正的學生,大學高年級的他們,已經有人已經開始為了謀職發愁。

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在職場上,並不是只要苦幹實幹,就會得到好的結果,若是品質不過關,前面的付出也就全都付諸流水。

而對一項專案來說,成果的「品質檢驗、品質管制」也是至關重要,更會決定這項專案是否成功。

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一項專案裡可能囊括不同的專案目標。這些目標屬於階段性任務,也較容易量化驗收。相較於專案目的討論的是「為何要做?」專案目標給專案經理的任務則是「怎麼達成?」。

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上一篇文章中,我們提到了當公司或組織有一些物品或技術服務等需求,但內部沒有多餘的產能或足夠的技術時,便需要進行外包與採購。

此外,也提到了如何規劃採購計畫、訂定出要選購的產品或服務,需要有怎樣的規格需求、價格預算等等,如此才能讓合格廠商的標準清楚明確。

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在執行專案時,總是會遇到需要向外購買物品、系統、服務或技能的時候,這時候就需要進行採購。但為什麼「採購」專案經理也需要懂?不是都有專門的採購人員負責嗎?也許會有人有這樣的疑問。

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成本管理,其實可以濃縮成簡單的一句話:「讓專案在編列的預算內完成,把錢花在刀口上。」

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上一篇文章中,我們介紹了執行專案過程中,可能會面對到各種風險,因此需要懂得如何在事前就先評估以及分析各項風險,確認機率還有影響。

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在「PMP在學什麼?」系列文章中,我們談到了許多專案的規劃與執行面上的內容,包括預算與成本、人員的管控、溝通協調的工作等等。

然而,計劃往往趕不上各種變化,幾乎沒有一個專案在執行的過程中,沒有碰到意外發生。

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