以工時量來計算完成百分比

隨時掌握專案進度,並即時修正是專案經理必要的工作,藉此,像是軟體開發產界,專案進度該如何追蹤呢?在回答這個問題前,我們先考大家一個問題:『你覺得,撰寫程式10行厲害,讓還是100行厲害呢?』其實答案是…

『做出什麼成果才重要!』

也因為這樣,有些產業,如:軟體開發,在還沒有成果產出前,我們很難判定目前的完成百分比,此時,使用『工時燃燼圖』或稱『燃燼圖』(Burndown Chart),來掌握進度便是一個不錯的方法!

工時燃燼圖是一個工時用量來預估進度的手法,換言之,在專案啟動前,我們需要先掌握整個專案一共需要花費多少時間來完成,這裡的時間指的是『資源工時』。

以軟體開發為例:開發單位的接洽窗口(通常為業務,或是敏捷專案中的產品經理PO)會先了解客戶需要哪些功能,接著,列出一份需求功能總表,接著,開發人員預估開發這些功能需要投入多少工時量,總工時量預估出來後,開發單位的業務或產品經理,便會根據工時量估算出整個專案所需的報價。

下圖為簡單的利用Excel 所列出該專案有哪些任務需要運作,以及每個任務預估的工時量。

180810 1

估算出工時量後,如果以累計的方式累加工,則可以繪製出一條向上成長的折線圖

180810 2

什麼是燃燼圖

雖然,大多數的商用圖表都是往上,如:公司累計總金額或是總成本,然而,工時燃燼圖卻是以往下的方式代表已經完成多少工時量、還剩下多少工時量。

下圖中,藍色代表預計工時基準線,橘色則代表實際進度,是不是看起來便一目瞭然,很清楚吧!

180810 3

此外,如果圖表中再加上長條圖,更能掌握團隊的工作產能,敏捷專案手法稱之為速率圖(Velocity Chart)

180810 4

整個工時燃燼圖報表如下圖所示:

報表最左邊為每單位時間,如:一周、二周或是一個月(迖代),團隊成員根據任務回報完成數量,右邊則顯示工時完成的圖表。

180810 5

(以上為『敏捷團隊專案工作管理術』所提供的範本)

以下為另外一份由Excel 所製作的工時燃燼圖,團隊成員可在右邊的周期中輸入每個任務花費的工時量,圖表便會自動產出燃燼圖。

180810 6

(以上為『敏捷團隊專案工作管理術』所提供的範本)

值得一提的是:工時燃燼圖除了可用來掌握專案進度外,也可用來掌握專案是否已超出成本,下圖中,我們可以注意到該圖表(Excel 區域圖)已低於0,代表實際工作時,花費的時間超過原先預估的工時量,因此,呈現負值,以成本的角度來看,代表專案已經〝賠錢〞了!

180810 7

除了以Excel 來繪製工時燃燼圖,MS Project 同樣提供了類似的功能,下圖為透過MS Project所產出的工時燃燼圖,其中一條為預估的累計工時(比較基準剩餘累計工時),另外兩條則為實際的累計工時。

180810 8

(以上報表為透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)

MS Project 與Excel 相比,最大的優勢在於,報表並非人工一一建立而成,而是直接將任務分派資源後,便會自動產生的報表,然而,如果想要真正發揮MS Project這套專案工具的功效,學習絕對是必要的!

結論

● 工時燃燼圖是一個不錯的專案進度追蹤報表

● 當任務過程很難預估百分比時,可使用工時燃燼圖的手法來掌握進度

● 工時燃燼圖是根據資源回報工時完成量,推估專案還需要多少時間便可完成

● 使用工時燃燼圖,團隊需要先預估總工時量,接著,以固定周期的方式回報完成工時量

 

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

comments
標籤:

登入

會員消息

簡報醫生診療室課程會員有福了!

超吸睛履歷範本上線 40點喔!

resumeB

🔵官網會員使用說明書 

🔵忘記密碼嗎??快點跟小幫手說

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵每天登入就有一點!!!

🔵FB註冊的朋友 帳號是你的FB姓名唷

🔵搶點數!

🔵範本軍火庫