微軟的專案管理軟體Microsoft Project(簡稱MS Project),在課程中,有些學員對其五花八門的方案不知從何下手,又是雲端版本,又是內部部署版本,每個版本下還有多款方案,哪種最適合公司呢?

來詢問的學員很多,今天就在這邊一次性為大家解答各個版本的主要差別,以及導入不同版本需要注意的配套措施,

相信不管是剛要導入方案的學員,或者導入之後發現跟原來想的不一樣的學員,都可以從這篇文章中得到解答。

 

有保密需求的專案,請選擇『內部部署版』

提到內部部署方案時,一定要介紹「Project Server」,若購買專案軟體時同時導入Project Server,它會成為專屬於公司的伺服器用以儲存專案資料。

相對的,若不導入Project Server,專案資料則會儲存於微軟公司內部,對於資料具有機密性,不願意有任何外流的現象的公司,

會推薦選擇「Project專業版」並同時導入Project Server。

需要注意的是

在所有的版本中,只有「Project專業版」具有將資料上傳到Project Server的功能,至於其他方案無,無論是雲端版三種方案或者內部部署版本中的「Project 標準版」,都無法使用Project Server,因此若有嚴格的資安需求,必須選擇內部部署版本中的專業版,而非無法使用Project Server的標準版。

 

Project Server

 

▲MS Project專業版搭配Project Server較能發揮優勢

 

由於Project Server導入費用略高

加上必須有專業的IT人員去維護才能發揮其效果,因此或許有人會只想導入Project專業版但不導入Project Server,這邊不建議這樣做。

由於Project專業版最具特色的功能必須與Project Server合併發揮使用,只導入Project專業版而沒導入Project Server,等於買了滷肉飯又請老闆不加滷肉,完全捨棄了該軟體的優勢,最後出來的效果跟Project標準版其實差不了多少。

 

經濟實惠且可即時共享資訊的『雲端版』

Project Server所需費用較高且需要專員維護,因此若是沒有長期維護的資源,而且另有需求,例如:專案團隊人數不多、重視即時更新進度的公司,可以考慮MS Project的雲端版。

與內部部署版本相比,雲端版顧名思義可以在雲端操作,介面更靈活,當專案有臨時更動時,團隊成員可很快地同步收到更新資訊。

 

雲端版有三個方案

Project oline

同一間公司可以同時購買不同方案供不同人員使用。目前比較多公司考慮方案1與3,要選購前,首先須了解團隊各管理階層需求。

 

團隊簡易階層分級與專案軟體要求

 

project form 

各級團隊成員的專案需求

executive project

 

voice of customer

 

team members

 

「主管」以及「團隊成員」需要比較直覺性的操作

對這兩類團隊成員來說,豐富的功能有時候反而會成為效率的阻礙,因此推薦「雲端版方案1」,只要連網,就可以隨時隨地在雲端操作,也可以即時接收專案進度。

 

 Project online

 雲端版介面(左)與電腦板介面(右)差異。同為專案排程,電腦版執行細節與功能更豐富。

 

iso project

▲主管層級以瀏覽器掌握專案概況為例

對於PM的角色而言,需要的功能就複雜許多

由於需要進入細節調控,因此會推薦給專案經理使用方案3。

 

買入高檔跑車,不代表可以馬上花式過彎

導入專案管理軟體的首要迷思,是誤以為導入軟體即等於導入專案管理,只要導入軟體,專案執行效率飛升,其實不然。

MS Project是根據專案管理的思維發展出來的軟體,因此若要使軟體效率最大化,需要先了解專業的專案管理思維。

 

購買專案系統,不懂於導入專案管理

這麼說有些抽象,先用買車的例子當作參考:若習慣駕駛房車己久,忽然要駕駛剛購入的高級跑車,怎麼說都很難馬上開得順吧!

需要先了解跑車的運作,習慣跑車開起來的感覺,才能用它暢遊各地,專案管理軟體的道理也是如此!

先學習正確的專案管理思維,了解如何有效率的管理專案,搭配功能強大的軟體才能使工作事半功倍。

期許各位可以活用MS Project專案管理軟體,在大小專案都能輕鬆遨遊!

 

 

更多參考文章

我明明會使用MS Project,為什麼卻畫不出要徑?

如何將專案與Project Server 整合

簡介Microsoft Project Online

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

 

Project Club 責任編輯:賴于歆

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