游振昌老師談專案管理

我們時常拿不同的管理手法做比較,面對要使用哪一種的管理手法的掙扎中時,

或許不是去思考要使用哪個管理手法,而是透過不同的手法來累績經驗並找到現階段最合適的管理方式!

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看到這個主題,大家一定會覺得這麼簡單的問題怎麼可能會不知道呢?

我也這麼認為!然而,為了更加嚴謹的解釋這兩個名詞,

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最近自己發生一些狀況,讓我網路上的一個小故事,分享給大家:有一頭牛,每天都很辛勤的耕田,有一天,牛耕田回來,疲憊不堪地躺在欄裡,狗狗跑來見它,

牛於是告訴狗狗:

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小明在一家公司負責專案協調與溝通的角色,同時也需要協助各專案經理在每次專案會議中將進度整理成一份專案報告,以往,他習慣性的把這周收集到的專案任務進度整理成一份Excel 表格,並寄送給各專案成員及高階主管們,呈現的效果可能就像下列圖表一樣由一堆試算表數字的資料來展現專案資訊。

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在說明什麼是把事做好前?讓我們先來談談『專案管理』這個名詞吧!

你可以想像一下當你接觸到一個不常做的案子,要完成這個案子你需要做許多工作細項,每個工作細項還被要求在特定時間、有限成本與人力資源的條件下完成,你清楚如何把這件事做好嗎?

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米雪兒為一家企業的人資經理,因應市場需要,她時常需要幫公司招募各式各樣的人才,雖然米雪兒已經在這家公司工作一段時間,只是每次需要招募人才時,各部門主管提供給米雪兒的時間總是那麼緊急,主管們的理由很簡單:因應市場高度競爭的壓力,公司需要立即因應並成立相對應的專案,這些專案當然也需要有相對應的人才來運作。

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光雄是一家傳統製造業的研發經理,事事求好的個性以及熱心幫助別人的性格,導致當他看到需要協助或是不合理的情況發生時,他會想要願意伸出手來協助大家做更多的事,但因為這樣,在工作上,他總是顯得特別的忙…

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小偉是一家公司的專案經理,他的工作除了需要協調與溝通專案團隊間的工作事項外,也需要隨時在專案會議上回報目前專案的進度,以往他會用Microsoft Excel 做為報告專案進度的工具軟體,因為這是他與大家都熟悉且常用的軟體。

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話說有一群工作團隊很努力…很努力的工作,有一天他們突然覺得肚子好餓,於是,大家商量想要一起到基隆廟口吃宵夜,大家很高興的坐上車子,接著,開著車從台北往新竹的方向前進,走著、走著…奇怪,怎麼還沒有到目的地,大家心想可能是因為沒去過,所以不熟,沒關係,我們再繼續往台中的方向前進,過了一段時間,還是沒到目的地。

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我們公司是一家推動實務專案管理的顧問公司,同時也是Microsoft 的專案與產品組合管理的合作伙伴(Microsoft Project and Portfolio Silver Partner),顧問的工作多少都會有機會接觸到許多公司,接下來我想分享的小故事是一家想要導入專案管理的公司,我們與他們經過幾次的電話需求訪談後撰寫成一篇文章,希望可以藉此與更多人分享這個故事:

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一般人對於專案管理,總覺得高不可攀,然而在我們的身邊卻時常會有專案需要進行,從:撰寫一份報告、舉行產品活動,甚至生活中的搬家、結婚…有太多太多的專案在你我的身邊!只是你會用怎麼方式來管理專案?用頭腦?心情?還是用一個系統化的方式來運作。

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如果各位上網去查:什麼是“拍胸脯式的專案管理手法”,相信或許你可以猜得出來,根本是作者我在瞎掰!但有趣的是,這種專案管理手法卻大量的存在你我的公司文化中。簡單的說,所謂的“拍胸脯式的專案管理手法”,也就是用“喊的~!”來做專案!我曾經投資過一家工廠,最後人去財空,公司倒閉…哇!到底“拍胸脯式專案管理手法”有何魔力?竟然可以對一家公司造成如此大的影響力!且聽我慢慢道來…

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這不是危言聳聽, 實際上, 我還是一個教專案管理的老師, 但我為何這麼說? 有興趣的朋友們請仔細再閱讀下去…

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當專案開始運作時,我們需要各種報表來追蹤與控管專案,以下為四個最常用且重要的專案報告:

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前一陣子,因受M公司邀約至一家C公司進行PMIS(專案管理資訊系統)的講座。

坦白說那次的經驗不是很好

主要的原因在於來參加的人幾乎都是PMP,但對於專案工具使用的熟悉度,甚至PMBOK所提及的專案管理手法,都還有待加強...

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