「專案管理中有80%都是在做溝通。」

這句話我常在課程中提到,但這句話背後代表什麼的涵意究竟是什麼?專案經理的「溝通」有什麼特別之處呢?

事實上,專案經理在專案中所做的溝通管理,並不只是單純的「溝通技巧」、或是很擅長跟人協調而已,而是需要用更全面、有規劃的角度來看「溝通」這件事。

 

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為什麼需要計畫與管理「溝通」這件事呢?

可以稍微想像一下,在公司或組織中,專案經理通常是位於中間位置,對下有成員要管理,對上有主管、老闆或是董事要報告

與同級其他部門或團隊則要協調,甚至對外有時也會與客戶或使用者有接觸。

而面對這麼多不同的人員,每個的立場角色皆不相同,也不需要同樣的資訊、時機。

 

這些,都需要依據PM的專業去判斷

若是沒有妥善處理,甚至會影響到整個專案的成敗!

那麼,該怎麼做才能有規劃的進行溝通呢?其實核心概念很單純,那就是要掌握「3對」!

 

1.誰是「對的人」

對的人,就是要懂得區分需要溝通的對象──特別是專案中的利害關係人。

例如某個人對專案的影響力、權力是大是小等等,以便決定後續要以何種策略來與他互動。

同時,若能懂得善用利害關係登錄表等工具,將有助於辨別與整理相關人員關係,以擬定管理策略。

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2. 何時是「對的時間」

當確認了各個利害關係者後,便可以開始規劃溝通,並製作「溝通管理計畫書」。

必須要有明確的藍圖,知道面對不同對象時,該以怎麼樣的頻率交流、互動,或是預先考量當專案有所變動,該報告至哪一位上層等。

例如:面對團隊成員,就需要較為密集的進度確認;而向高層管理者的進度報告,或許每週或每月一次就足夠了。

 

3. 懂得判斷「對的資訊」

有了溝通對象的類別,也知道了合適的時機,那怎麼樣才能給出好資料呢?

並不是每個與專案相關的人,都需要知道執行過程中的大小事,如果不論大小事都向總經理報告,那只是冗長的流水帳,既不精煉資訊也不明確。

一個專業的PM,在準備相關資料時便會懂得運用各種表格,如給主管或客戶看的里程碑進度報告、一頁紙專案報告,或是利用甘特圖、工時燃燼圖等等,來管理專案執行。

資料依照依照形式又可分為正式/非正式、書面/口頭等分別,可應對在不同場合與時機。

 

好比說書面的正式資料如專案計畫,就適合用在需要被正式紀錄的文件與事項,

而以口頭呈現的正是資料就有簡報、演講等,通常用在定期會議或一些對外溝通或發布資訊的場合。

 

 

結論

這三點綜合起來,就是該如何「在對的時間,將對的資訊傳達給對的人。」

這樣一句話,乍看之下並不難理解,然而要能做得好並不是這麼的容易,

而這也正是辨別是否為優秀的專案經理人的重要指標!

 

 

 

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作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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