在執行專案時，總是會遇到需要向外購買物品、系統、服務或技能的時候，這時候就需要進行採購。但為什麼「採購」專案經理也需要懂？不是都有專門的採購人員負責嗎？也許會有人有這樣的疑問。
採購之所以重要、需要妥善管理，是因「採購」能影響專案的成本開銷、成果品質等，
如採購方式不對、流程不順暢、制度不健全等等，都會造成效益的重大損失，進一步說，會直接影響整個專案的成敗！
因此本次就來和大家介紹「採購管理」的基本概念，以免各位未來遇到採購相關事項時，兩眼一抹黑、完全不清楚。
什麼時候需要採購？
在正式介紹採購管理前，我們先來談談最根本的問題──
是不是真的需要使用採購的方式，才能滿足需求，還是只是下意識的想要「用錢買到」來解決？
採購這個方式有幾個優點，例如：
不用為了某項物品或系統，而需要另外開發研究技術、建立產線、聘雇人員等等，可以節省時間和各種成本；包括後續的維護、保養等等，也可以一併委外處理。
日常生活中常見的例子如：
公司大樓的電梯，這是員工每日必須使用、公司運作重要的一部份，也與人身安全直接相關；
但不會有公司因此就建立電梯廠房、聘雇製造與養護人員，大多直接外包給電梯廠商，比較有效率之外，也大幅節省成本。
然而另一方面，若需要採購、外包的項目屬於公司重要、核心部分，或發生市場上選擇不多、市場被壟斷等情況，就可能會陷入受制於外包廠商的窘境！
因此，假如公司有足夠的餘裕，像是資金、技術、產線與產能等，又或是牽涉到的產品、服務和重要的智慧財產權，在決定進行採購之前，可以先行考慮自行研發、製造的可能，以免命脈掌握在他人手中。
開始擬定採購計畫
如果已經決定要外包採購了，首先要做的就是擬定相關計畫。
計畫的重點在於：需要先清楚知道實際的需求在哪裡，從產品規格、數量、預算等等，
到是不是需要後續維護、有沒有提供操作的訓練、是否要轉移部份技術以利後續自行維護、這是單次採購、還是固定的長期需求？
訂定出清楚、明確的需求
除了能更知道該找怎麼樣的廠商之外，也能將各個廠商限定在同一個級距上，才好去互相比較、對照。
若沒有確切了解專案的需求、訂出上下限，就開始執行採購，不只可能採購到不合用的東西或服務，
甚至可能發生花了大錢買到超乎需要太多、太好的產品！
舉個誇張的例子：
舉辦產品說明會常會有請參與者填寫問券、留下資料的環節，現場通常也會準備筆來讓人填寫；
但因為沒有事先設定好明確的規格，最後採買了單支要價百元的紀念筆，雖然質感上佳，但大可不必！
訂定好需求和計畫後，接下來便是實際進行採購了，
我們將在下次的文章中，跟大家介紹如何執行採購、管理採購的細節！
延伸文章
延伸課程
作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯：詹家瑄
