曾經收過一位學員很有趣的回饋:「專案管理好像學都學不完!」。
許多高效閱讀法都有提到,接觸一本新書時先瀏覽大綱,梳理書本架構後,可以幫助後續更容易吸收內容。
其實每個專案從規劃階段一直到結案,其中所有工作內容,都有各自所屬的主題。
十大知識領域
就像是企業管理中常講的「產銷人發財」,專案管理可以分為十大知識領域。
所以今天要先帶大家認識專案管理在中的十大知識領域,讓各位對專案管理在談論什麼能有一個清楚的框架。
專案經理就像是萬能的保母,溝通整合、資源與成本運用、風險管理或時程編排等皆需要親身執行。
專案經理工作職責之廣,很容易被人誤以為都在做雜事,但其實他們的工作內容背後都有很深的學問。
美國國際專案管理學會所發行的《專案管理知識體系指南》(PMBOK® Guide, A Guide to the Project Management Body of Knowledge)
將專案管理現場中,這些看似繁瑣又雜多的事情分為十大知識領域。
專案金三角
地基決定了整棟房子的穩固與否,驗收標準嚴格與否也決定了居住者能否住的安心。
管控好專案的三大元素(時間、成本、範疇),
並設立品質驗收標準,才能完成讓人滿意的優質專案。
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時間管理:
專案經理須持續盯好各部門的進度,確保專案預定的時間內順利結案,其中包含時間估計、排程與控制。例如:在下一季度簽進100間合作廠商。 -
成本管理:
謹慎估算專案成本外,也要在過程中嚴格控管預算不能爆掉,讓錢花在刀口上。例如:用20萬元的預算邀請2位網紅直播介紹產品。 -
範疇管理:
清楚劃分專案內所需完成的工作內容,排除不必要的工作,以免拖累進度影響結案時間。例如:校際園遊會中,班級的專案範疇只在賣東西,不需要搭設棚子或舞台。 -
品質管理:
訂立品質政策,應用於各大執行流程中,使專案成果能滿足顧客的期待。例如:開發出的程式能真正解決客戶的需求,並讓他們感到滿意。
影響專案的人事物
我們該如何好好與專案中的利害關係人交涉,以及妥善利用現有資源。處理得妥當能讓專案事半功倍!
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利害關係人管理:
利害關係人指的是所有影響專案的人。良好的互動與適時安撫非常重要!例如:結婚這個專案中,三姑六婆就是利害關係人。 -
資源管理:
進行專案所需要的所有人、機、料都屬於資源。妥善運用資源就如同將對的螺絲鎖進對的孔。例如:安排正確的人才到合適的工作崗位。
專案的催化劑
最後的四個知識領域,則是能讓專案更上一層樓。
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採購管理:
採購不單只談論買賣活動,更包括工作外包。當我們沒有足夠的內部資源,就需向外購買或獲取。例如:行銷部門將線上與線下的行銷專案外包給不同的代理商。 -
溝通管理:
包括對上溝通與對下管理。順暢的溝通管理可以讓專案運行的更加滑順。例如:週會定期向上報告進度,並向下追蹤專案現況。 -
風險管理:
風險包括可能危害專案的負向風險以及促進專案成功的正向風險。因此,我們要做的是提升正向風險(機會),降低負向風險(威脅)。 -
整合管理:
協調、取捨與修正整個專案流程。任何專案齒輪只要稍微變動,就會牽動其他要素一起改變。例如:專案時間縮短,就需要提高人力資源或增加外包採購,成本也會跟著提高。
如果你是專案管理師,不妨可以試著在工作現場一一觀察工作內容是否都有囊括在這十大知識領域。
如果你是專案管理的初學者,也建議可以先好好閱讀完這篇文章,會有助於你後續學習專案管理!
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作者:游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯:錢炯翰