在上一篇文章中，我們提到了當公司或組織有一些物品或技術服務等需求，但內部沒有多餘的產能或足夠的技術時，便需要進行外包與採購。
此外，也提到了如何規劃採購計畫、訂定出要選購的產品或服務，需要有怎樣的規格需求、價格預算等等，如此才能讓合格廠商的標準清楚明確。
接下來，就為大家介紹該如何執行與管理採購！
1. 尋找廠商賣方
我們平時在購物的時候，就會說「貨比三家不吃虧」，這點在專案需要進行採購時也是如此。
一般來說，廠商的來源可能從廣告、網際網路搜尋等方式找到，有時也會遇到對方業務主動來推銷介紹，若當時有留下資訊也可做為備選參考。
另外一方面，若是過往曾有類似物品或領域的採購，這些舊資料中的廠商也是可參考的名單，同時也因為有過往的配合紀錄，就能更清楚該家廠商的服務品質！
2. 提案報價與評估
有了廠商名單後，再來便是從中篩選出合格的名單，看看能不能滿足我方的需求、過往的採購經驗中有沒有不良情形發生等等。
而這些合格的廠商，就是接下來要將需求提供給他們的名單，讓廠商依照我們的要求提供企劃或產品規格，以及報價。
收到各家的企畫書與報價後，放在一起進行比較，若有較為專業的內容或技術需要，可以請專家、顧問協助評估。
這些廠商經過評估審核後，依照列出來的優先順序，就能開始與對方洽談合作以及各項細節，例如有無提供教學、後續維護保修等等。
3. 管理與監控採購
當廠商確定了、也簽約了，採購流程就告一段落了嗎？並不是喔！
在執行合約的過程中，廠商可能因為各種狀況，而未履約──即沒有完全依照合約上的要求執行。
因此專案管理人不能夠因為將需求外包後，便當起「甩手掌櫃」不管不顧，
若是在尾段才發現狀況，可能要付出龐大的成本與時間才能挽救，甚至導致專案失敗。
以「住家裝潢」這個簡單易懂的例子來說明：
一般來說，首先會找一位室內設計師來規劃整體裝潢，但設計師並不是親身實際動手的人，而是會另有一組完整的團隊，
從：木工、空調、水電、油漆等等，不同的專業工程隊分別合作、外包，按照順序一組組進來施工。
而過程中，也需要時不時來確認施工進度、品質、用料等是否都有按照客戶要求進行。
若沒有即時發現問題，很可能會內部的某條管線電路裝配錯誤，而要將已經完工的外觀裝潢全部打掉重來！
4. 採購結束的驗收
接續上面的例子，房屋裝潢好後，也需要先經過驗收才能夠入住：
看看櫥櫃是否有安裝穩固、管線排水是否暢通、施工過程中有沒有造成什麼損壞等等的，
有任何狀況，就需要要求廠商盡速改善、調整
因此，在完成驗收前，整個採購流程都還不能算是結束！
反過來說，若是驗收後才發現問題，很可能產生責任歸屬不清的狀況，
無法確認是因為施工不完善導致的，還是我方使用不當的人為損壞，因此驗收過程需要非常謹慎。
結論
在現代社會中，由於專業的細緻化與多元分工，一項專案可能同時涉及到多項專業，無可避免會遇到需要採購或外包的狀況。
若是懂得善用並管理採購，不但能節省大量的時間與成本，也能讓團隊更有靈活性，是現代企業經營中不可或缺的一環！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
Project Club 責任編輯：詹家瑄
