待執行工作報表

有些任務我們能難定義任務完成百分比,例如:開發某項功能目前已撰寫了100行程式碼,你覺得這項任務的完成百分比是多少呢?很難定義是吧!所以在敏捷專案Agile 中,我們僅用『已完成』以及『未完成』來看任務的完成百分比。

『待執行工作報表』就是比較圖表中計劃、完成和剩餘的任務量,並以燃燼圖的方式來呈現目前完成任務的狀況。

如下圖所示,藍色為『比較基準剩餘任務』即原先預估專案所需的任務數量,橘色為根據時間預估剩餘的任務數量,灰色則代表實際剩餘的任務數量。

180905

 

(上圖為利用 MS Project 自動產生的報表,可透過『企業專案經理菁英班』課程學習而來)

透過『待執行工作報表』,專案經理除了可用來檢視還有多少任務需要運作外,更可檢視團隊在運作過程中追加了多少任務。

例如上圖中,原本專案預估有14項任務需要進行,但實際開始運作時,專案不斷的追加任務,以現階段來看,專案變更為29項任務需要進行,目前剩餘22項任務,也就是說目前完成了7項任務。

如果需要還可以進一步檢視任務何時被追加,以及因為任務追加,將導致專案推遲在何時才能完工。

例如:該報表中顯示原本12/4即可完成,然而由於任務不斷追加,最終將延誤明年的6/4才能完工,足足多了半年的時間。

在PMP的管理理論中,我們會用『工作包』來看專案任務,並以工作包的基準產生範疇基準,簡單的說,就是將專案所有需要做的任務事項根據時間軸累計成一份圖表,以圖的方式來說明:假設該專案分為5個階段,每個階段為一周,各需要進行的任務如下圖。

 

 180905 2

根據時間,將需要進行的任務數量累計,所產出的圖表便是『範疇基準』

MS Project 的待執行工作報表與範疇基準圖表的差異只在於一個是向下減少Burn Down,另外一個則是向上累加Burn Up!

 

180905 3

『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度,如果該任務已延誤,則會用灰色的色塊來呈現,同時,長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。

另外,由於每個資源可能同時運作一個以上的任務,因此,資源用量過度時,MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現,以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決,同時,右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。

Excel也可以做人力資源用量表哦

如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』,其作法也很像甘特圖,只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務,此時,便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。

下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』,其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行,並顯示每個任務的進度完成百分比,藉此,當專案經理需要跨部門借用人力資源時,便可以知道該資源何時有時間可以使用。

 

結論

● 專案團隊可根據『待執行工作報表』,掌握目前還有多少任務需要進行以及完成了多少任務。

●『待執行工作報表』可清楚的掌握因任務追加,可能推遲的完工時間。

●『待執行工作報表』也可用於掌握何時追加了多少任務工作。

 

 

延伸課程

專案經理養成班

PM banner 307x150

MS Project 專家菁英班

ms project banner

相關文章:

● 專案經理必懂的十大報表-專案里程碑進度表篇(一)

● 專案經理必懂的十大報表-專案甘特圖表篇(二)

● 專案經理必懂的十大報表-工時燃燼圖(三)

● 專案經理必懂的十大報表-追蹤甘特圖表(四)

● 專案經理必懂的十大報表-人力資源用量表人力資源用量表(五)

● 專案經理必懂的十大報表-待執行工作報表(六)

● 專案經理必懂的十大報表-工程支出累計曲線-S曲線(七)

● 專案經理必懂的十大報表-剩餘工時量表(八)

● 專案經理必懂的十大報表-實獲值分析報表EVM(九)

● 專案經理必懂的十大報表-成本與進度績效指標圖表成本與進度績效指標圖表(十)

 

 

 

 

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

comments

登入

會員消息

最新消息 (站長有話跟你說)

線上直播專區

■追蹤PM編『互動圖文』讓你無痛學習

■註冊為新會員可以獲得專案點數10點

■不要用手機下載範本!

■記得每天登入有一點,

■怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

■忘記密碼嗎?快點來信

■找文章請善用『搜尋』功能

■點我闖關搶點數~

■點我去範本軍火庫