專 案 管 理 輕 鬆 學

上個月為了起一個案子，請部門內的PM擬了一份專案執行計畫(Project Execution Plan, PEP)，這份執行計劃裡頭會載明了專案的基本資訊、如何執行專案、如何管理專案等相關細節，大致上會包含以下的內容： 

我們心裡都明白，這個世界有聰明的人也有不是那麼聰明的人，還在念書時，我觀察我那些同學們，有些非常聰明，可以自己看書學習，有些老師教過後自己再看個書就會，有些同學老師教不會，去補習班上課後反而會了，也有些同學是老師怎麼教都教不會，同學教他後就會了，但有些同學似乎怎麼樣都教不會，我自己大概觀察了一下，這幾類同學的比例如下：

工作清單對管理專案或是要處理許多事情的人來說是一個很不錯的工具，工作清單是管理專案的核心和許多計畫表的基礎；事實上，許多專案經理不能沒有它!雖然工作清單的概念並不難了解，卻很有可能會出錯，以下是需要注意的相關事項。

顯然這不是一兩個朋友碰到的狀況，而是很多現在從事網路/社群行銷的朋友都會碰到的狀況，當你的老闆不清楚怎麼衡量你的成效時，只好要求你用PV、Visits、粉絲數等可以靠作假弄出來的數據當成你的工作成果，雖然身為專業的行銷人員，你會跟你的老闆說：「這些是垃圾，我們應該更重視質量。」，但老闆往往跟你說：「對我來說，有人氣才有財氣，你連人氣都沒有，我怎麼有辦法相信你實際的品質。」，怎麼辦？這時候很多行銷人員往往只能啞口無言了，因為說句白的，指標該重視質量這件事情，你也是從網路上聽大家說的，但對於什麼叫質量？什麼叫對組織有意義的指標？你可能也時常沒搞清楚。

「Jimmy，你覺得管理是什麼？」，你冷不防的問了我這個問題。
「你這問題很大，我不確定怎麼回答你，不如你先告訴我你為什麼問這個問題吧。」

「要殺一個程式設計師不需要刀，改三次規格就好。」
「你帶領過沒做過任何變更的專案嗎？」，當我詢問這個問題時，台下大概只有5%的人舉手，我再問「若專案的時間不短於3個月的話呢？」，舉手的人紛紛放下了，專案的變更其實時常在發生，只要具有一定規模的專案，一定會發生各種大大小小的變更，小的變更可能只要做些工作項目的順序調整，大的變更可能會影響到範疇的放大(或所小)、交付的時間提前(或延後)與專案成本的增加(或減少)。

在一家稍具規模的公司中，使用KPI來協助衡量績效幾乎是必然的，我先前寫過一篇跟KPI有關的文章，在我心裡我覺得KPI是很好的工具，但我時常聽到別人說「KPI沒有用」，這樣的言論我一年大概要聽個10來次吧，這一篇我先來提提我對於「KPI無用論」這個看法的觀點。

發表演說是身為專案經理人主要的工作之一，可以利用在會議室裡的大型投影幕或者是透過遠程的方式發表簡報，這是最有效的方式將資訊傳達給每一個人。

今天要談的是我們每個人在職場工作時，不可或缺的三種人：Coach、Master跟Mentor。 

如何知道您的專案是否運作順暢？有人說：只要搞定好利害關係人，那麼您的專案就一定可以做得不錯，所以我們想盡辦法滿足他們就可以了？

然而，專案管理是一個運籌帷幄的能力，為了更好的處理這些狀況，在此我們提供五種方法用於協助您更好的量測與掌控專案運作的狀況。

緊接著談情緒智商(EQ)的第一個構面-自我情緒的管理，要管好自己的情緒，首先我們要先了解情緒從何而來？以下我簡單的幫各種職務的人列了一些可能的原因，但其實，每個人面對工作，面對生活時的狀況都不同，所以情緒的來源也會不同，要做好自我情緒管理，首先你就要仔細的想想那些事情會造成自己的情緒波動。 

你有沒有這樣的經驗？你花了很多的時間在準備一個大專案，到後面才發現，你的專案團隊成員卻從來沒跟上這個進度，有可能你一開始就知道，但是你卻睜一隻眼閉一隻眼，團隊成員們會堅持自己一定可以完成，而沒有照著你精心編制的里程碑行走，到最後才發現這一切都來不及啦！

上週在跟老闆討論研發人員的價值時，我們探討到了一個問題：研發人員總是覺得自己應該值更高的價格。

對於在公開場合裡演講這件事情，你有什麼感覺呢？如果你跟絕大多數的人一樣，不喜歡這件事，那麼你要做的事情就是盡量減少討厭它的感覺，不然當你在一大群人的面前發表演說時你會感到更加厭惡。試試以下5個建議，也許你會開始享受這種體驗。

一直以來人們都害怕公開演講，不少的人是絕對的厭惡。對一些人來說，公開在一群人面前說話就好比是患有懼高症的人害怕飛行與高度般的令人懼怕。但是公開在人群面前說話是身為專案經理人必須要克服的恐懼，因為這是這個工作最基本的例行公事。

前一陣子在公司內幫100位左右的新人上了情緒智商與壓力管理的課程，過程中整理了不少資料，我想我就透過幾篇文章做個分享，該堂課的時間約3小時，所以我想我拆成6-10篇文章來說明應該還OK，主要是以下幾個主題：

有些時候為了確保專案能「準時」交付給客戶，也為了避免時程估的太緊，專案經理常常會幫自己的專案留一些buffer，這在專案管理中就是所謂的浮時，當一個專案可以花60個人天完成，專案經理可能會幫自己保留5-10%的buffer來避免專案因為風險、錯估所造成的延遲，buffer的運用可以讓專案的交期更加精確。

估算時間是專案規劃的一個關鍵要素，以下提供估算時間的十大方法供你參考。

還記得之前有個朋友曾經待過國安局，見面聊到時，因為我們都很好奇國安局究竟在做些什麼，所以大家的聊天的焦點都集中在這個人身上，其實大家問的問題不外乎都是「哇，好酷喔，那你平常負責些什麼樣的工作？」、「你需要幫忙擋子彈嗎？」、「你們會像FBI一樣初特勤任務嗎？」，諸如此類說營養又不是那麼有營養的問題，哈哈，不過想當然耳，我這麼朋友基於職業道德，他倒是沒有講太多關於他工作的細節，但大家對他在國安局工作這件事情印象深刻。

在專案管理中，有個很重要的工作叫利害關係人管理，所謂的利害關係人，就是指跟本專案有直接或者間接相關的人員，

這幾年來自己做的簡報以及聽別人簡報的次數也有上千份了，當我聽別人的簡報時我會試著把自己放空，把自己當成簡報者的目標群眾去聽聽這個人的簡報，很多簡報者都忽略了簡報不只是簡報，那是一場「你跟與會者的交流」，既然是交流，就一定要有互動，要說的讓對方有感覺，但很遺憾的很多簡報者都是自顧自的說自己想說的東西，匆忙的將自己的投影片講完，然後台下鴉雀無聲，沒有提出任何問題，簡報者還開開心心的以為自己簡報的太過完美，所以沒有人有問題，但其實，這個簡報可以糟糕透頂了，因為沒有人對這場簡報有共鳴，大家都沒進入狀況，這跟你想像的落差很大，這是為什麼？

『下周二有個重要的會議，你可以獨自將專案簡報介紹完美嗎？』

『你有能力花十分鐘在座談會中精彩的說明你的專案嗎？』

『必須獨自一人面對台前多位聽眾，你該如何將專案說明的生動有趣，吸引眾人目光？』