“下周二有個重要的會議,您可以獨自將專案簡報介紹完美嗎?”龐大的責任跟著壓力壓在心頭,或許您覺得大家對您的專案內容有高度的興趣,但是在他們面前做講述簡報,您還是會很緊張的。

“您有能力花十分鐘在座談會中精彩的說明您的專案嗎?” 您必須獨自一人面對台前多位聽眾。您該如何將專案說明的生動有趣,吸引眾人目光呢?

完美的介紹簡報,似乎聽起來有點壓力,但是就像是每一場會議都需要做事前的準備,介紹簡報也是如此,以下分享七個技巧告訴您如何做好專案簡報。

 

技巧一:充分利用行事曆

您不能期待聽眾都會出席,您必須讓他們知道,這裡有份重要的專案說明,需要他們的出席參與,讓他們將此事記錄在行事曆。通常大家都會預先安排未來的行程或是會議,所以您要盡快確認好會議時間,假如您邀請的人尚未回覆是否會出席,您必須再一次的跟他們的本人或是助理做確認。

如果您被邀請到別人會議上談論您的專案,請確保此項目已經記錄在行事曆,也預先安排一些時間來做些規劃。

技巧二:替您的投影片選擇最佳格式

您打算如何介紹您的簡報?未來有一場重要會議,希望您做一個正式的專案介紹。聽起來似乎很美好,但是要從何下手呢?要使用幻燈片或掛圖?要不要做小卡來提示自己比較好?您也許也該考慮一下用什麼樣的投影片格式,選擇一個好的投影片格式會讓您的演講在開場時令人為之一亮

技巧三:放大字型

無論您是用幻燈片還是掛圖,請將字型放大。即使離投影布幕很近的會議室,也會因為字型過小而看不清楚內容,這代表您的資訊無法確實的傳遞給聽眾。假如聽眾不知不覺開始滑起自己的手機,請不要怪他們,因為那是您的問題。

用一個很趣味的方式來確認您的字型大小是否合宜吧,將幻燈片投影在地板上,如果以站立姿勢清楚的看到字型,就代表字體大小合宜。如果需要彎腰閱讀它們,那就請您將字型放大吧!

技巧四:準備一些有趣的故事吧!

您一定有這種經驗,坐在會議桌前,聽著前面的簡報,試著提醒自己千萬不要打瞌睡,可惜的是,睡魔一直席捲而來。

專案簡報有時令人感覺乏味,假如新產品本身其實並不無趣,那就是介紹人太令人乏味了,千萬不要讓自己變成那一種人。可以用一種有意思的方法來保持觀眾的注意力,想想看什麼東西聽者會感到新鮮,試著用有趣的故事來說服聽眾。

這是個有趣的點子,想想看您的演講的始末,可以加些什麼樣特別的話題。也許可以從客戶的角度來講產品的生命週期,專注說明新產品可以帶來的龐大收益而不是枯燥的開發過程,如果您不確定自己是不是具有強烈的舞台魅力,請跟自己最親近的朋友或是家人演練一下吧,假如他們在不知道您的簡報內容的情況下,能夠專注聽您講述每一句話,沒有被瞌睡蟲入侵,那代表您成功了。

技巧五:練習、練習、練習、不間斷的練習

介紹簡報是一種技能。練習、練習、再練習。在您做大型專案簡報介紹之前,先自願製作一小型的報告,例如在團隊會議上做解說。您要讓自己處在一個從容不迫的環境裡。可以在家裡或是在空無一人的會議廳反覆的練習,讓自己熟習何時需要更換投影片,練習使用投影機,想像自己可以不慌不忙的轉換,讓演說不知不覺成為您的第二本能。

這樣的方式可能會覺得浪費寶貴的時間,但它會使報告時更加優美及專業,也讓您的觀眾對您印象深刻。

技巧六:準備一個備份計劃

投影機突然當機,會議室中的電話突然故障,筆在關鍵時刻沒有墨水了。計劃好的一切突然都出現問題。您的聽眾全部都是大忙人,他們並不想坐在那裡看著您修理一切故障停擺的事物。您必須在這些意外結束前,繼續進行您的報告,所以您必須隨時要有一個備份計劃,例如:把您的投影片內容影印成紙本的講義,以防突發狀況發生,導致不可挽回的慘劇。

技巧七:收集回饋意見

當您的簡報結束時,您可以當下請求在場聽眾給予一些回饋,或是過一兩天也可以。這樣做,有助於讓您明白哪裡需要做改進,並使您的下一場簡報更精彩。

請觀眾對您的演講方式及簡報內容做些回饋。說不定您會發現其實您的簡報內容十分不錯,但由於沒清楚且自信的向大家介紹,使得人們覺得演講的內容乏味無趣。總之,透過回饋將可會幫助您提高您的簡報技能。

上台說明專案簡報,並不是每天都會發生,但是您總是會碰到一兩場,甚至要面對面與台下更多合作對象及顧客進行簡報。

請千萬不要驚慌,演講報告的技巧是可以學習及練習的,您也會發現許多更好的做法!一旦您克服了困難,您會對演講更加的有自信,發現說明簡報對您來說不是一件難事。

如果您想進一步提昇專案管理的簡報能力,歡迎參加ProjectClub 所舉辦的[實務專案管理專家營],課程並提供[視覺溝通寶典]光碟,內含7大類高達300個美工素材,您可以輕易的在簡報中套用各類專業範本、去背專業相片以及3D圖庫等等,讓您在簡報中成為眾人的焦點。

 

 

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