專 案 管 理 輕 鬆 學

有了專案管理知識後，是不是就真能讓專案更有效率達成任務呢?理論上是的，但實際上專案的執行除了專案本身的時程控管外，還常常必須應付公司緊急交辦的事項，可能是其他專案，也可能是瑣碎的雜事。個別專案可以仰賴專案經理掌控，但在稍具規模的組織裡，每個專案間的資源如何調配?人力是否足夠或工作量是否超載?哪個專案工作較急迫?就不是單一專案經理有權限處理的，因此，PMO(Project Management Office，專案管理辦公室)這個團隊便應運而生。

前一陣子我去一家公司進行專案管理培訓時，聽別人述說一個十分有趣的案例故事，這個實務案例的背後延伸出專案團隊成員們沒有使用正確的管理手法與專案工具，最終不僅讓專案時程出現嚴重的落後，甚至專案運作到一半便已經註定失敗，到底是什麼狀況？且讓我一一述說：(基於隱私考慮，該公司的真實資料已重新撰寫過)

以下文中提供五個技巧，讓你有效地管理專案的問題。

老闆不是神，專案經理也絕對不是，既然如此，也就不用強求自己同時掌管許多專案還能事必躬親。適當的委任與授權，不但能讓團隊其他成員有機會學習，也能舒緩自己的工作量，可謂一舉數得。

在溝通管理中，所謂溝通是必須經過雙向的互動，確認彼此理解對方想表達的意思。這指的是在客觀條件下，彼此理性、有邏輯的溝通，但在現實情況，我們很難跳脫情緒掌控，所以才會讓互動的過程中出現雜訊。雜訊如何影響溝通結果? 我們用目前最熱的新聞議題來做說明，但開始之前，必須請大家先摒棄對這個事件的任何成見，僅以理性的態度進行學術探討。

為了有效練習最近學到的知識，並且藉題抒發一些工作壓力，打算定期來個專案管理知識分享。首先分享的是管理利害關係人的期望....何謂利害關係人? 顧名思義就是和專案有利害關係的人，其中又包含對專案成敗影響極大的sponsor，很多專案無法順利執行，常是因為sponsor沒有明確佈達專案經理與其權責，導致專案經理有責無權，日後在各部門穿梭調度資源的時候，處處碰壁。而sponsor眼中，資源的取得並不困難(老闆開口誰不聽話!?)，因此他們無法理解專案經理所處的困境，自然會認定是下屬的無能。

升上管理職後，許多人一定會感覺文書作業變多了，週報、月報、季報、年報，填不完的表單、簽不完的文件，尤其技術出身的主管往往很難適應這樣的轉變，所花的過渡期就會拉長。因此，有人會疑問...專案管理不是號稱80%的時間在溝通嗎?為什麼反而Paper Work的時間佔了大部分? 又是理論和現實的差異嗎?

要如何讓人感覺你很專業呢？我們以下有三個小技巧，讓您瞬間變成"專業人士"

電影『楚門的世界』主要是描述30年前奧姆尼康電視製作公司收養了一名嬰兒，他們打造一座巨大攝影棚(被命名為海景的小城)，從小紀錄楚門的生活，刻意培養他使其成為全球最受歡迎的紀實性肥皂劇『楚門的世界』中的主角。楚門是這座小城裡的一家保險公司的經紀人，看上去似乎過著與常人完全相同的生活，但他卻不知道生活中的每一秒鐘都有上千部攝像機在對著他，每時每刻全世界都在注視著他，更不知道身邊包括妻子和朋友在內的所有人都是『楚門的世界』的演員....

在魔戒遠征專案中，曾經出現幾次重大的專案外包工作，首先是甘道夫於聖盔谷之戰尋求伊歐墨之援助，伊歐墨原為驃騎國將軍，因國王希優頓受邪惡巫師控制而被逐出國境，於是，當甘道夫前往尋求協助時，我們可以想見正直且忠心的伊歐墨勢必很快就允諾，這也是在外包案中PM們最樂於見到的情況。

一個人手上絕對不會只有一個專案在進行，因此如何在對的時間做對的事情就顯得十分重要，個人如此，一整個專案的運籌帷幄更是如此。專案規劃期間，常需要針對時間與資源進行反覆的安排調整，但不比大型專案有人力調度或資金的限制，小專案若太著重事先的時程規劃及資源分配，很容易會變成多此一舉的嘴砲，或成為純粹滿足sponsor的paper work。

專案名稱 : 魔戒遠征軍

專案目的 : 將魔戒投入末日火山中銷毀

專案限制 :
1. 必須小組進行，避免打草驚蛇
2. 魔戒僅能交由較不受其控制心智的佛羅多保管
3. 戒靈已出動搶奪魔戒，時間有限

恭喜！你已經完成了你負責的專案一大段落，現在就等著把你的專案交接給下一位管理者，讓他們負責繼續前進，關閉專案主要的工作在於行政工作，大多都是文件和專案資料的傳遞。

PMBOK第五版所談到的10個知識領域當中，其中有一個叫人力資源管理，這是最難的一章。所謂難，不在難懂，而在難做好。

專案需要專案團隊來執行，沒有人，再好的流程、工具、方法，都不可能將專案完成。PMBOK中提到人力資源管理有4個流程：

專案精理需要談判技巧，這是很顯而易見的，因為專案經理往往位階低，且無實權!這ㄧ點，通常也是太工程師個性的人，所做不來的。心裡深處總覺得，談判就是要求人，身段就是放不下來。
其實人生無處不談判，談判並無誰高誰低的問題，談判，就僅僅只是談判。談判，可以讓你的工作更容易，這個軟技巧，絕對是專案管理必備的技能之ㄧ。

台灣已經有超過1萬人通過PMI協會的專案管理專業認證，取得PMP資格。至於讀過PMI協會所出版的專案管理標準PMBOK的人，想必更是超過3萬人。進入求職網，搜尋專案經理職務，隨隨便便也有數百個需求等在那裏。職務說明中，不外乎：

談到學習這件事情，其實幾乎每個月都會有人問我： 
「我要怎麼學習？」 
「我該學些什麼？」 
「我的程度夠了嗎？」  

專案，既然是暫時性的，當然，專案團隊通常也會是臨時性的組織。意思是說，這群人是因為這個專案，而聚集在一起；專案結束後，這群人就會分道揚鑣，各歸其巢。譬如：房屋裝潢專案，設計師、土木師傅、水電師傅、泥作師傅、清潔人員在工頭的指揮下，各施其職，各取所需。房屋裝潢完成，各自解散，專案團隊隨即解散，不復存在。

專案延誤似乎已是常態，不只是現在，而是自古以來，大多時候都是這樣! 小專案小延誤，大專案大延誤，只有不做專案才不會延誤!

可是，我們不可能不做專案，那該怎辦？有人說，那就不要先規劃，沒有預定計畫，就沒有延不延誤問題。正確，且聰明；但，這要等你當老闆時再說吧!身為員工，被要求做計畫是必然。

前陣子跟同事吃飯，席間他問了我一個問題：「什麼樣的人才稱得上一個好主管？」
我沒有直接回答他這個問題，我反問他：「你覺得呢？」

PMP這個資格，全球已有超過50萬人通過認證考試，台灣也有超過1萬人。然而，還是有很多人不認為有此必要，最常聽到的應該是：拿到PMP又怎樣，也沒有比較會帶專案呀！專案照樣失敗，看不出PMP到底有什麼幫助！有些人還會舉出其他的認證說：拿到微軟MOS認證資格，表示他Office一定比別人強；拿到CFP(Certified Financial Planner)，代表他的財務知識一定比別人強。為什麼PMP完全看不出它的用途呢？

上禮拜在公司內部分享兩堂關於簡報技巧的課程，課程中有同事問到：「到底怎麼做自我介紹？」，這個問題幾乎是很多人都會有的疑問，而這個問題不管你是面試、交朋友、報告等你都要面對自我介紹這一道關卡，但到底怎麼樣做自我介紹才是對的呢？講這件事情前我一樣先依我的習慣，先探討「為什麼要自我介紹」開始？