沒錯!我們需要一套專案管理軟體

這是許多企業會遇到的情景,在公司的一間會議室中,傳出吵雜的叫罵聲,總經理坐在會議室的中間,正苦惱著聽著各個部門的主管們的說詞…

原來這是一場專案檢討會議,各部門主管正火力全開的抱怨,專案之所以延誤,都是因為其他部門造成的…就在大家滔滔不絕的解釋問題的原因時,此時,突然有一位主管說:

『我們何不導入一套『專案管理資訊系統』,這麼一來,便可以清楚的釐清責任歸屬,主管彼此間也可以很容易的掌握專案狀況!』

最終,大家有了一個共識:『專案之所以做不好,其原因就在於沒有一套專業級專案管理軟體來監控,所以,一旦有了之後,便可以掌握責任歸屬,這麼一來,便不會發生任務畫分不清,而相互踢皮球的問題了!』

 meeting

 

沒錯!專業的公司,就要用專業級!

在大家的掌聲以及總經理的認同下,接下來,這項任務便交由資訊部門,等著被挨著踢的IT單位來負責…

對資訊部來說,軟體除了功能要強,更需要考量擴充性與安全性,因為這樣,IT主管認為:

“公司是一家『高、大、上』的企業,因此,軟體一定要夠專業,同時,為了讓主管們隨時掌握現況,當然也要連結互聯網,最後,由於公司的專案都十分機密,因此,基於安全考量,也要做到僅供企業內部才能連結的私有雲,這麼一來,有需要考慮架構一套專有的伺服器…”

在IT主管縝密的考量下,並聆聽各部門主管的意見後,最終,他們選擇了一套『高、大、上』的“專業級”專案管理軟體來做為公司專案管理資訊系統,當然,軟體價格也十分『高、大、上』,最終,在總經理的信心喊話,並告訴大家 :“我們有絕對的決心要好好的導入專案管理”,同意了這次的專案管理軟體的採購案…

總算,IT單位完成了交辦的工作事項,接下來,工作便交由採購部門的主管來負責…

對採購部門來說,最大的目標便是:“幫公司省下最多的成本,以最低的預算獲得最高的價值”,因此,找更多廠商來競標,並進行議價協商絕對是必要的。另外,如果可以做到『買菜送蔥,買軟體送課程』當然更好…

只是對供應商來說,賠錢的生意沒人做,因此,買菜送三星蔥,不可能!買軟體送顧問輔導?想太多…

 project

 

底層心聲:為什麼都是我們來做?

折騰了一段時間,總算順利的購買並建置好專案管理系統,接下來,當然就交由各部門的使用單位了,然而,才使用沒多久,大家卻開始抱怨:明明『科技始終來至於人性』,為什麼這套號稱“專業級”的專案管理軟體,連畫一個簡單的甘特圖都比Excel 還難用…不僅如此,工作都已經做不完了,導入專案管理系統之後,還要求填寫更多表單、做更多的事,大家都已經十分忙碌了,怎哪有更多的時間來處理這些…

低層的聲音的確也讓高階們注意到了,由於企業還是應該先以帶為公司利潤的工作為主,至於導入專案管理這件事…先擱著吧…

 

tool

當默默不問時,專案就已經結案了!

企業導入專案管理這件事,到這裡,總算到一個尾聲,一段時間後,或許在下一個會議室中,又再上演一場互相踢皮球的劇情,參與演出者或許會有相同的人,或是更多新人加入,然後,能夠確認的是:由於不是花自己的錢,“消化預算”這個劇情,還是有可能再度上演…

 

為什麼老是消化預算?

我們來探討為什麼會發生這樣的狀況,讓我們分析每個人的需求:

總經理:『我要一套可以隨時掌握公司現況的專案管理系統』

專案跨部門主管:『其實許多專案問題,都是別部門的錯,我要一套可以清楚指出責任歸屬,並列出哪些是別部門應該處理的專案管理系統』

資訊部門:『我得買一套各部門主管都認同,我的選擇是正確的專案管理系統』

採購部門:『我得用最低的價值,購買到軟體,以便展現我們部門的績效』

使用單位:『有一套軟體,應該要能夠告訴主管們,我們工作量太重了,所以要加薪』

從以上人們的心聲中,不難發覺,從高層到底層,彼此間的需求似乎並不一致,有些甚至是對立,因為這樣,最終便有可能發生專案運作不斷飄移,甚至消化預算的問題了!

 

我告訴你願景,你告訴我,想怎麼做去達成

最後,我跟大家分享一套管理手法,也期待這個思維可以協助一些企業避免發生消化預算的問題,這套專案管理手法稱之OKR(Objectives and Key Results)又稱目標與關鍵成果法。

1999年Intel 公司發明了這種方法,後來由Google投資人John Doerr 約翰·杜爾帶到Google公司。由於OKR在Google 成功實施,OKR也被其它知名IT企業借鑒,包括Facebook、LinkedIn等。

這套手法簡單的說便是:『我告訴你願景,你告訴我,想怎麼做去達成!

okr

OKR 主要的目的是為了更有效率的完成目標,並依據專案進展來進行考核。

由於OKR 關注的是目標,因此,當我們關注“目標”時,越能協助我們聚焦『我要做的事情是什麼』。實際上,如果每位企業員工清晰了解公司的發展目標,知道前進的方向在哪裡,並這個過程中明確自己的位置,這麼一來,彼此間的目標也更加一致,期待這樣的思維對各位帶來幫助。

額外一提,文章的故事,純屬虛構,如有雷同純屬巧合哦!

 

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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