最近跟一位朋友聊天,他跟我分享他最近接案的遭遇,卻也讓我思考一件非常矛盾的問題,運作專案?一定需要專案經理嗎?

我的朋友G君接到一個A公司的案子,原本案子很單純,只不過是執行專案中的一個任務事項罷了!不過在執行過程中,卻意外發生一些小插曲…,簡單的結論是『企業文化因素』。

 

公司中,如果劃清專案的分工與權責,那需要專案經理嗎?

其實A公司是一家很重視分工與制度的公司,公司規模不算大,但制度卻十分嚴謹,公司規定每個人的工作執掌及所需做的事,同時要求每人每天都需要繳交工作日記,以掌握每個人的工作狀況。總而言之,不屬於他們該做的事情,他們就不應該觸碰,從管理的角度來看,聽起來似乎很有規範。

G君其實並不熟悉A公司的企業文化,但他認為, A公司的B君當初找他運作專案,因此,專案運作過程或是遇到問題就應該回報給B君,然後,由於A公司的分工制度,G君的工作會因為執行階段的不同,遇到問題或是需要支援時需要對應的窗口也不一樣,也因為發生跟錯人詢問事情、交與東西,造成A公司的不愉快,甚至覺得G君擾亂公司制度與流程,G君也因為這樣感到十分莫名其妙與懊惱!

拍拍G君的肩膀,我心想,如果這個專案中有一個『很清楚』的責任分派表,讓G君清楚的掌握當專案遇到哪一種問題,相對應需要溝通的視窗是誰,這樣或是G君就清楚知道該怎麼做了!只是,我試著換位思考,如果溝通需要這麼麻煩,當G君真的發生問題或是對專案有些正面建議時,他會想要反應嗎?如果不會,這對專案運作上是一件好事嗎?

 專案經理

 

你其實就是專案經理!只是職稱不是專案經理...

我在專案管理的學習過程中,學到『專案經理』的這個角色,雖然我們都認為專案經理很重要,然而,在實際運作專案時,每個專案都有專案經理嗎?

其實專案經理的角色便是一位『從頭到尾,參與並貫穿全部專案過程的人』,他也是專案的『溝通樞紐中心』,由他統一為窗口,負責跟專案中所有人進行溝通協調,並統合所有的資訊,因此,PMP考試會一定會考專案經理有80% 都在『溝通』!

 

我個人覺得專案執行中或許不一定有一位專案經理的角色,但更需要的是一位『協調者』(Co-Ordinator)的角色,這個角色需要深受成員的認同與信任、總結團隊的意見、綜合團隊的感受、協助團隊確立目標、釐清問題,並協助合理地安排團隊分工與職責。

如果你手邊運作的專案,沒有專案經理,但所有工作公司都交由你來協調與溝通,其實你就是一位專案經理的角色。

專案需要的是『能力』而非『職稱』!

運作專案,不一定需要具備專案經理『職稱』的人,但需要一位從頭到尾貫穿專案,具備溝通協調『能力』的人!

 

 

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 作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

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