你一天能做多少事情?你一定像我一樣,希望一天能擁有更多時間來使用。
如果你能有效地管理你的時間,那麼你將會有更多的時間可以利用。以下所說的時間管理的技巧,可以幫助你保持專注並增加效率。

1. 使用待辦事項列表

使用待辦事項列表可以防止你忘記你原本預計要做的事情。它可以幫助你掌控工作內容,並有效地利用你的辦公時間,因為你不必再花時間思考你今天要優先處理什麼事情。你可以知道哪些是比較重要或是必須在短期內完成的事情,你就能先著手完成這些事項。在處理待辦事項時,如果你想稍微輕鬆、休息一下的話,你可以在這些待辦事項中安排個比較不需要花費太多力氣去處理的事情;或是直接安排個消遣、娛樂來好好休息一下,這也是個能幫助你盡快完成處理的動力。

2. 不要太過頻繁的檢查你的電子郵件

要你別太過頻繁地確認電子郵件可能會有點困難,但這麼做才能真正地節省你的時間。如果你的小組會常常確認電子郵件的話,那麼你可以建立個一致地工作環境:讓他們一天內只能夠登錄信箱確認郵件兩次,並讓他們將剩餘的時間用在處理專案。因為當收到一則新的訊息時,會很容易分心;所以減少郵件確認的時間可以讓你更有效率的完成事情。

3. 將你的檔案、資料儲存到你的雲端硬碟

將檔案儲存到雲端硬碟可以節省許多時間,因為你不必再花時間去找文件存在哪裡,你可以將檔案文件分類,這樣當你需要那份文件時,你能夠很快地找到。我們都浪費許多時間在查找檔案,只要記住這項技巧就能幫助你在工作上獲得許多時間。這也可以運用在你的個人資料處理上,如果你常常遺失資料在你個人的電腦或平板上的話,那麼將資料儲存在雲端硬碟上的話或許會是個不錯的選擇!

4. 使用範本

網路上和一些光碟內,都會提供文檔的範本,無論你是要做Word、PPT都會有類似的模組可以讓你套用,這可以幫助你減少時間去設計和拉表格,讓你更快的將報告完成,你只需要編輯或加入一些數據資料即可,這樣是否比較方便且有效率呢?

5. 使用自動回覆功能

使用自動回覆功能,讓你的組員知道你沒有辦法快速回復郵件,並在回覆裡面附上其他可以解決這問題的人的聯絡資料,或是當你沒有辦法利用郵件來聯絡,只能使用電話時就要附上你的電話號碼。使用這個功能的話,可以使你的組員不用一直等待某個人的回應;他們可以很快地知道這個人暫時沒空,並且知道還有誰可以幫忙處理。這可以讓組員們能更快的回到工作中,也可以讓你不會收到許多詢問事情的郵件。

6. 即時的合作平台

讓你的小組成員們不要使用電子郵件,減少等待回覆的時間,其實使用合作平台功能,可以更快的幫助你即時合作。只要對方也坐在電腦前,你就可以及時地得到回應、開設討論或是聊天,不必再等待電子郵件的回覆。
最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

 

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