據統計,有70%以上的失敗專案,不是因為計劃不周詳,也不是控制不到位,而是因為專案某些資源無法及時、充足利用,這直接與溝通不利有關。專案溝通是確保專案團隊的相關資訊能及時、正確地產生、收集、發布、儲存和最終處理好專案資訊所需的各個過程。在專案管理中,溝通同樣占據非常重要的位置,在專案的實際運行中,溝通占用了大量的時間,通常專案經理花在這方面的時間占據全部工作的75%-90%。不僅可以減少衝突,協調多方關系,構建融洽的團隊氛圍,溝通效率的高低還直接影響專案的成敗,只有專案資訊及時準確得傳遞給相關人,並被相關人正確理解,專案目標才有可能實現。只有良好的溝通,專案經理才能夠獲取到足夠的資訊、第一時間發現專案問題,進而控制好專案的各個方面。要想提升專案的成功率,管理好專案溝通至關重要。如何做好專案的溝通管理呢?小編認為,可以從以下幾個方面入手。

 

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一、制定溝通計劃。

“凡事預則立,不預則廢”,與專案啟動前要制定專案計劃一樣,專案溝通管理也需要預先制定溝通計劃,明確專案關係人資訊交流和溝通的要求,包括與誰溝通、什麽時間溝通、溝通內容以及溝通方式等等。

二、注重溝通效果的反饋。

溝通並不是將資訊傳遞給接收者就大功告成了,若資訊接收者未能很好得理解溝通的資訊,溝通也是失敗的。專案的溝通管理,要能夠注重溝通效果的反饋,確保資訊接收者完完全全“消化”了資訊。

三、溝通渠道要多樣化。

專案運行是非常複雜的一項工程,為確保溝通順暢,必須能夠允許多種不同的溝通渠道,如口頭溝通、書面溝通,書面溝通,有規範化的互動,如一些年度報告、績效考核表等,非規範化的互動,如郵件溝通、論壇等等,滿足到不同人不同情境下的溝通需求。

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四、要主動溝通。

專案溝通中最避諱的便是被動溝通,作為專案成員,要有溝通的自覺性,主動將工作開展情況向上匯報,而不是等到專案經理詢問才匯報。主動溝通,不僅能夠建立團隊成員積極主動的形象,更重要的是能夠盡早發現專案存在的問題,找出解決方案。

一般的專案管理系統,都對專案的溝通進行全面而深入的管理,上線專案管理系統,可以有效地提高溝通效率,提升專案管理效益。然而,這也僅僅是在溝通資訊傳遞過程中進行管控,若溝通資訊在源頭上便是不準確的、不實時的,那麽資訊傳遞得再好,溝通的最終結果也是徒勞無功。

如何通過專案管理系統令專案數據得到真實反映,從而更好地監督專案過程?在專案資訊的實時性和準確性上方面,8thManage PPM直通式處理模式通過實時記錄及審計跟蹤,盡早檢查數據輸入的錯誤,並實時地發出預警。不僅提供自動預警與通知、自動生成與遞交每周進度報告、即時聊天功能、研討論壇、現狀調查等智能機制來有效管理專案溝通,最大程度地確保溝通資訊在源頭上的準確性和實時性,幫助專案減少誤解,提高團隊合作效率以及專案的成功率。

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文章節錄:中國項目管理資源網

圖片來源:1 2 3

 

ProjectClub 專案俱樂部為一群專案經理人組成的平台,網站分享專案運作的各種專案管理手法與實用專案工具,並分享如何提昇職場人的軟技巧與硬實力。

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