寫電子郵件時,不僅看不見對方的臉,就連聲音都聽不見。況且我們書寫的時間和對方閱讀的時間還有一段落差。

雖然書信也有相同的性質,但是電子郵件寫起來遠比書信簡便,而且只要按一下按鍵就可以傳送出去了。

正因為如此,使我們經常忘記與對方的「 關聯 」,陷入了自我的世界裡。收到一封有如日記一般的電子郵件,

「 結果到底是想說什麼 ? 想要我做什麼呢 ? 」 這種討厭的事,你應該也遇過吧 !

忘記了與對方的關聯,這和精神感應的效果恰恰相反 。

因此務必記住,寫郵件時要比講電話時更清晰地想像出對方的模樣。

以此條件為大前提,接下來再來談談幾項寫電子郵件時的獨特重點。

 

 

◆ 首先從形式開始

先從形式開始談吧電子郵件的形式,可以說是因人而異有的電子郵件一看到主旨就馬上能瞭解其內容,但也有些並非如此。

至於信件開頭,有的是 「 感謝您平常的關照。敝姓石井。」 這類從報上自己姓名開始的傳統型郵件,

也有一些是如 「 田中先生,這次 …… 」 之類以對方姓名當開場白的歐美風格電子郵件。

有些人連換行的時候也會注意右邊是否對齊,但也有些人不太注重外觀形式比較在意內容,會在文章適合斷句的地方換行。

有些人會頻繁地使用表情符號或驚嘆號,

也有些人完全不使用這些符號有長篇大論的電子郵件,

也有簡潔又公式化的電子郵件這裡重點只有一個!

無論是什麼人寫的電子郵件,都不要從其郵件的形式來分析一個人。不要想太多,

覺得「 信裡沒有表情文字,這人想在我們之間保持一點距離 」

「 因為內容很簡潔,他大概忙到連回信都覺得麻煩吧 」 等等。

只要模仿對方電子郵件的形式就可以了 。

寫電子郵件的時候,「 完全仿照對方的電子郵件風格來寫即可 」。

無論喜不喜歡這種電子郵件的形式,或是你的觀感是什麼,都無所謂。最重要的是對方如何感受。

前文曾經提及,模仿對方的舉止也就是 「 映現 」 -- 如果被對方察覺反而會造成反效果。

不過,就算有人會去注意電子郵件的內容,注意到郵件形式的人卻不多。

即使十分大膽地模仿,對方大概也不會覺得 「 這是在模仿我的電子郵件嗎 ? 」

所以請務必試看看。只要寫電子郵件時刻意與對方使用相同形式,

相信對方回覆的頻率會愈來愈高,回信的時間也會愈來愈快。

◆ 稱呼對方的名字

前文曾經提及,電子郵件在溝通上容易失去與對方的關聯。

為了維持雙方的關聯,接下來要介紹幾點訣竅。

首先,比起一般在溝通時,寫電子郵件時要更頻繁地重複對方的名字。

「 提到 …… 這件事,石井先生,這件事真的……」「 下個月石井先生有什麼樣的計畫的 …… 」 呢 ? 就像這樣。

當看到自己的姓名散見於字裡行間時,比較容易專注於信件內容。

藉著這點就能維持彼此的關聯。

冷讀者在進行讀取時,也會刻意頻繁地將對方的名字掛在嘴邊藉此來強化精神感應。

請回顧並檢視一下你到目前為止寫過的電子郵件。如果你很少稱呼對方的名字,

或甚至完全沒有稱呼對方的名字,對方在閱讀你的電子郵件時,可能會產生 「 這與我無關 」 的疏離感。

◆ 靈活運用心情詞彙

除了名字之外,還有一個維持關聯的重點 。
那就是比往常更頻繁地使用 「 心情詞彙 」 所謂的心情詞彙,是指表現出你的心情的單字或辭句。

「 雀躍不已 」 、 「 肝腸寸斷 」 、 「 捏了一把冷汗 」 等,這類字句就是心情詞彙。

多用一些心情詞彙有什麼意義嗎 ?

舉例來說,當我們讀到 「 藍色的天空 」 這樣的形容,我們就能在腦海中想像那副情景。

不過若要理解 「 清爽的天空 」 這種字句時,光靠腦海裡的理論是行不通的。

如果不是發自內心,藉由身體去感覺 「 清爽 」 此一心情,就無法瞭解這個字。

也就是說,盡可能在電子郵件裡頻繁使用心情詞彙,即可以將閱讀電子郵件的對象的 「 心情 」 拉進來

這雖然只是一個小細節,卻也是相當重要的一點

就算你是一位在面對面談話時喜歡冷靜客觀地遣辭用句的人,

在寫電子郵件的時候,也請刻意多用表現心情的詞彙 。

 

文章整理者:黃柏睿Robert

以上文章摘至:

暗黑冷讀術1 411x584

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