大家或許曾經聽過一句話:計劃比不上變化,變化比不上一通電話!正因專案有許多不確定因素,因此,在實際運作上專案進度或成本發生變化是再所難免的。然而,好的專案經理會把原先的規劃儲存為基準,也就是將原先每個階段計劃需要完成的進度百分比與花費情形紀錄下來,並隨著實際運作與計劃相比較,如果有差異則加以修正與改進,以便讓專案可以如期完成!

透過Microsoft Project我們可以很容易的把規劃好的專案儲存為比較基準,並可以隨時檢查專案執行時是否有照著進度來運作,到底怎麼做呢?很簡單:

 

儲存比較基準計劃

1.首先,我們先說明如何把規劃好的專案儲存為一個基準,方法很簡單:由功能區中選擇[專案]接著選擇[設定比較基準]

2.在設定比較基準的對話方塊中,Project 提供了11組可供我們選擇,預設以?比較基準?為主,其他像是比較基準1、比較基準2,一般做為版本控管之用

 

檢視與比較基準資料

一旦我們設定完比較基準後,接著,專案可能在執行的過程中不斷的修改,為了有效的掌握原先的計劃與目前實際的狀況,我們可以依照下列的操作方式達到:

1.由功能區[甘特圖工具]中的[格式]中選擇[比較基準]

2.接著選擇第一組比較基準(也可以根據您自己設定的比較基準編號加以改變)

3.選擇完畢後便會看到兩者的差異,其中,每個任務長條圖中的灰色線代表原先的計劃,藍色線則代表現在的狀況

4.我們也可以在欄位中新增一個名稱為[工期差異]的欄位,如此一來,專案經理便可以更有效的掌握計劃與現況的情形了!

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