Chelsea是天真活潑,剛大學畢業進入職場設計部的畢業生.在校成績相當優異,作品也相當完整,唯獨有一個小問題,剛進職場的她,還沒有辦法應付每天成堆的工作,每當被工作壓得喘不過去來,她總是會將極度不滿的情緒寫在臉上,「每個業務都來找我,我到底是有幾隻手啊!」

Chelsea遇到問題總是靠著不停的怒吼來宣洩,根本不能解決問題!但她也注意到,坐在對面的學姐,總是不疾不徐地回應跑來追進度的PM與業務們,明明大家手上的工作一樣多,為什麼學姐總是這麼從容,難道剛畢業沒多久的畢業生就真的比較弱嗎?

 

想不通的Chelsea,找了學姊請教.學姊一聽, 噗哧一笑說道:「很簡單的,妳只要會畫 一條直線 + 一條橫線 ,就解決所有的問題了.妳也可以跟我一樣每天準時下班,而且主管也不會找妳麻煩」到底是什麼樣的直線跟橫線有這樣的魔力,可以讓學姐翹腳髯嘴鬚呢

C. Northcote Parkinson

學姊,妳這不是在逗我吧,就這兩條線,小學生都會畫,這能解決什麼問題啊?學姊笑道「如果再加上這些字呢?」學姊在直線的兩端寫下了(重要性高)(重要性低),在橫線的兩頭寫下了(急迫性高),(急迫性低) .然後學姊又隨手塗鴉了四個物品說道:「這樣妳懂了嗎?」

 

重要的事如火箭升空,規劃的時間很久,成功就在短短的十秒倒數中!

timeplan

身為剛從學校高分結業的畢業生,Chelsea眉頭一皺,立刻發現這案情不單純啊!學姐這不是重要性/急迫性矩陣嗎,我知道這很經典,用的人也非常多,但也沒見到哪個人用了有什麼突破性的變化阿!也沒聽說這是解決問題的神器啊!學姊再度笑道:「真的嗎?如果加上這些呢!學姐寫下了幾組數字,並在象限的不同區域寫了一些工作」

 

重要的事優先做,緊急的事穩穩做!

time management

 

學姊畫了幾個箭頭符號寫了幾個百分比,然後開始說明了真正的關鍵!

A是公司重要的客戶,而手上的案子又很趕、文案明天就要完成,妳應該花多少時間處理呢?Chelsea想了想回答道:「又重要又急的案子當然花最多資源處理阿」學姊回答:「錯!既然是臨時又趕的案子就絕對不會是重要性最高的

 

真正重要的案子都是很早就開始規劃,並且有很清楚明確的截止點!所以往後當遇到愈緊急的案子,只要投入所有時間的25%來處理就好.另外公司網站的年度改版雖然離完成時間還有三個多月,看似一點都不急,但由於這個是老闆特別關切的專案,這次的改版預期能夠帶來10倍的訪客流量,提升8%的成交率,是絕對不能夠失敗的.所以你應該投入不低於50%的時間在處理看似不緊急卻非常重要的事情,這樣妳懂了嗎??

 

畢業生Chelsea恍然大悟,原來自己的關注重點都被緊急填滿了,每天被業務追著跑的工作都不是對公司最重要,在這些工作上投入過多,就表示會壓縮在真正重要的事務上所能投入的相對時間!

學姊,難怪你總能在職場上游刃有餘的處理每件事情,並獲得主管的信任,原來是因為最急迫的事情往往沒那麼重要,而重要的事我們就投入的過少,難怪成績都不好看!

 

 

你(妳)是否也曾被狗急跳牆的業務追著滿街跑,而在重要案子的表現上卻得不到主管的讚賞,原因不是妳不努力,不夠好,而是妳將時間投資在投報比很低的工作上了,這樣是解決不了問題的!從今天起就利用這兩條線做個聰明的上班族吧!在自己的工作清單上利用這兩條線分類,專注在做重要的事情上,我相信,不用過多久,妳就會發現工作的越來越得心應手了!!

 

ryan teacher

心智就像肌肉,唯有不斷的壓力破壞,提供充足的養分,才能成長茁壯!

作者:管理Muscle    Ryan/鄭喬挺

 

 

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