是否曾聽很多Trello玩家分享過?當他們第一次登入Trello時,面對過於空蕩蕩的版面,卻不知如何開始下手。這樣的心聲,不知您也曾否遭遇過呢?別擔心,相信您不會是僅有的那一個,因為我們大多時候已經習慣系統提供給我們明顯固定的操作路徑,所以當面對像Trello如此彈性的工具時,難免便會顯得不知所措。


這一回,我們就要帶大家瞭解,如何快速Trello上手免緊張。首先,我們必須先認識Trello的層級組成。我們知道,它除了是提供個人單獨使用的工具之外,若能搭配團隊協同工作,更可以大大地發揮其價值效益;因此,在一個註冊的帳號空間內,我們建議可以先選擇建立不同的團隊或組別,分別依照其成員的組成不同,再把不同成員帳號一起加進來。例如像是我們常在同時間會跨團隊有不同專案正在運行,那麼我們就可以依團隊不同,先打造各團隊的工作空間。

 

 

在一個團體群組內,可允許包含多個討論版(Board),而在使用習慣上,我們通常建議,可依專案工作別,來開啟各個討論版。例如就我們這個部門或團隊,所經手處理的各專案,依照這些專案,逐一為它們各自開啟討論版,如此便可以清楚區隔各專案的工作事項,方便掌握各專案的進度時程。於是,經過上述步驟後,就如同我們下圖所見,金融事業團隊曾經手提款系統串接案、網路銀行開發案,又或流通百貨部門處理過報表系統擴增案、收銀系統維護案,而個人自己無論公私項目,則可在My Boards區塊進行,如此我們便已完成初步清晰明瞭的工作架構了。

 

 

而在每一個討論版內,提供一串串的清單列(List),它是設計協助讓我們為每一個工作項目(Work Item),作歸類整理專用。但曾接觸過很多Trello的新玩家,在剛開始如何去訂定分類清單列,著實讓他們最是傷透腦筋。在這裡我們可以提供幾種常用的模式建議:

  1. 1.按時間軸分類

將清單列以未完成、進行中、已完成、待處理…等狀態分類,按工作項目的處理狀態分列呈現。

優點:因清單列分類即已有時間先後順序的關係存在,因此對於整體專案的進度狀況能較清楚掌握。

 

  1. 2.按工作性質分類

例如以軟體開發為例,將工作項目按階段分類為訪談階段、開發階段、測試階段、上線階段,再各自包含如最初訪談階段會有需求蒐集、初模製作;測試階段需歷經單元測試、整合測試;到了上線階段則須環境建置、資料轉移……等工作項目。

優點:將各工作項目按不同類型分類,能較有助於工作拆解;對於專案各階段或各組合區塊,可有效地拆分指派。

 

3.按成員分類

即以團隊成員為清單列的分類依據,如張三、李四、王五、待指派等條目。

優點:若有工作包點數機制,則方便加總統計;另外每個成員對團隊的貢獻透明清楚,對於激勵團隊士氣有正面助益。

 

 

於最初的工作環境建置,確為最麻煩但卻也是最重要的環節,只要我們能夠依專案的需求、在團隊的共識之下,共同打造出每一個討論版,如此之後對我們在專案運行上的管理工作便能展現發揮其助益。現在,我們已經完成架構的建立,接下來,筆者下一次再帶大家針對工作項目(Work Item)有更多的認識吧!

作者:詹仁傑 Jeff

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