每個成功的專案背後,一定有個合作無間的團隊。如果你身在中小公司,那專案團隊就是讓整間公司保有向心力的黏著劑;如果你身在大企業,那更需要團結的團隊去完成目標;如果你是團隊領導者,你找來的成員將會決定事業的成敗。

曾助湖人隊拿下 5 個總冠軍的前 NBA 教練菲爾.傑克森(Phil Jackson)說過:

「團隊的力量來自每一位成員;每位成員的力量來自團隊。」

這看似像雞生蛋、蛋生雞的難題,但同時也展現出了團隊、成員與工作表現之間,密不可分又相互影響的關係。

因此,如何建立團隊的高度凝聚力,就成了十分重要的事。有許多公司選擇聘請活動公司來舉辦「團體活動」,試圖凝聚大家的共識與認同感,例如安排員工進行戶外冒險體驗、運動對抗賽或志工活動等,美其名曰是增進團隊感情與向心力,但往往形式意義大於實質意義,或許能暫時地讓團隊成員更親近,但容易隨著時間而沖淡,最後只是徒然浪費金錢和時間。

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如何確保團隊成員團結一心?

長期鑽研團隊凝聚、著有《高影響力團隊工具》(High-Impact Tools for Teams)一書的史提凡諾.馬斯楚齊亞科莫(Stefano Mastrogiacomo)設計過許多視覺化的團隊協作工具,他相信,以視覺化的方式可以更好地幫助團隊處理問題,例如協調利害關係人、明確角色定位與管理團隊風險等等。

其中一項工具就是

「團隊凝聚圖」(Team Alignment Map)

The Team Aligment Map

▲Project Club平台特別設計製作,想下載這個簡報檔,可點這裡

 

史提凡諾設計的團隊凝聚圖十分簡單明瞭,將團隊需要協調的事項分成:

4大類別-共同目標、共同協議、共通資源、共通風險,共9個步驟:

1. 寫下團隊任務

定義專案目標,可以讓成功之路更加明確。

 

2. 設定大家都同意的時間限制

例如畫押重要里程碑的時間點。

 

3. 訂定團隊的共同目標

可以試著用提問的方式,如:我們要一起完成哪些事?

 

4. 為團隊成員協調工作量

制定所有成員都同意的共同協議,取得共識。例如:誰要負責做什麼?

 

5. 記錄需要哪些資源才能成功

在沒有預算或資金的情況下,團隊根本無法運作。因此提問「我們需要哪些資源?」並確認團隊擁有的共通資源相當重要。

 

6. 寫下可能面臨的最大風險

寫下「哪些因素會阻擋我們取得成功?」等團隊共通風險。

 

7. 討論如何透過訂定新目標與協議,來處理最大的風險

團隊需要方向與策略,否則很難堅持下去。承接上一步,針對風險最大的問題來討論,有助於幫助制定團隊的核心方向

 

8. 討論如何處理資源的限制

團隊必須有辦法接觸到資源才能成功。限制資源有好處,但是沒有資源也就不可能運作。其中要如何取捨規劃,團隊成員最好能盡早建立共識。

 

9. 訂定期限、並且落實

一旦制定好,所有團隊成員都有責任遵守與維護,並且這些共識將會成為「團隊基本規則」。

 

 

延伸課程

敏捷團隊專案實作工作坊

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gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

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