想必很多讀者應該都會跟我一樣,當我們在專案運行的過程中,難免會面臨不少會議。在會議進行中,藉由大家齊聚一堂地討論;但有時候若非涉及太多人,又或只是臨時性的些許項目需待解決,特地開會似乎又太過於大費周章了。所以通常這時候,我們許多人無論遠近就常會依賴網路通訊了吧!今天特別要跟各位讀者介紹的,是一套電子白板工具-「Conceptboard」,藉由他的幫助,讓我們在簡單的線上會議,除了傳統文字通訊或視訊會議外,還能有更多的發揮應用。

這套線上電子白板,一樣無須其他繁瑣安裝,開啟瀏覽器之後,便直接登入帳密即可使用。當然近來的工具亦多有提供FB、Google等帳號快速註冊。進入其中之後,一開始我們可以先建立團隊,並邀請團隊成員加入,在一個團隊中,可依一次次的會議,分別創建一個又一個不同的Board,而在每個Board中,當然也能夠依會議內容不同,篩選調整與會成員組成及其權限,在環境設定上可說是快速簡便又周全。


Conceptboard

 

當所有成員線上到齊後,除了傳統聊天室般的文字對話外,其也能支援視訊會議,當然還有我們須倚重的便是其廣大無邊的白板。Conceptboard提供些許不同元件項目,可讓我們在白板上張貼應用以傳遞訊息或備註。其中包含像是Note元件,可於白板上直接貼上Note,就如同實際生活的使用便利貼一樣;另外亦可透過Comment元件,作為附註我們的意見想法貼於其上外,一則則Comment亦可視為一個個的待辦工作項目,供我們備註是否已經完成,而且我們還可以透過成員附註的方式,執行工作指派的動作;除此之外,我們更可以將所需文件,直接上傳載入在白板上,之後都可以與此Board一併留存紀錄。當每次會議過後,這些Board資料除了儲存在個人空間外,也可以選擇將其依PDF或圖片的格式儲存。

自從發現使用線上白板的相關工具後,對於團隊中的一些小型討論事項或遠距會議,除供我們直接溝通外,還可利用如同是實體的白板工具,讓我們在資訊傳遞上更加順手方便,減少了許多時候,因為礙於相關資料無法即時呈現,造成有雙方溝通上落差的窘境產生,下回開會的時候,建議您也可以一起來試試看喔!https://app.conceptboard.com

作者:詹仁傑 Jeff

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