針對企業中的各階層人員,每個角色對於專案管理的需求也有所不同的,例如:公司中的決策主管或是部門經理,他們或許無需親自規劃或執行專案,然而,在專案製作過程中隨時掌握專案現況,並適當的在重要的時機中做出正確的決策便顯得格外重要;相同的,身為專案經理,也需要管理與指導專案的執行,因此,如何有效的規劃專案,進而控管甚至發佈專案績效報告給高階主管們,對專案經理而言便顯得格外重要。

 

而針對專案團隊成員,小組們需要定期的回報工作狀況、發佈與管控專案成果,並在運作過程中將發生的問題在最短時間內讓專案經理知道,這便是他最關心的部份。

正因如此,Microsoft EPM企業專案管理解決方案,便是讓大多數的利害關係人只需透過瀏覽器便可以隨時掌握或回報專案現況,更可以將專案的過程與成果保存為企業內部的組織流程資產。

微軟所提供的企業專案管理解決方案,包含從:組合管理中企劃案的建立到選取成為正式的專案,接著,再由專案的啟動、規劃、執行、監控到結束(IPECC)將專案管理流程的各階段透過工具有效的進行管控。

首先,在專案的建立與選取階段,Microsoft EPM 提供了組合管理(Project Portfolio management PPM)的解決方案,該解決方案可以有效的幫助企劃人員以組織性方式的定義專案企劃書,如下圖所示,企劃人員可以在估計階段將專案資訊,如:提案成本、風險、專案工期、回收期、內部報酬率、淨現值等等資訊填寫在提案中,以便讓高階的決策人員做為選取時重要的參考依據。

接著,藉由內建的驅動因素庫(Driver),高階決策人員可以自行定義自己對每個影響因子的重要性,如下圖所示:根據「層別分析法」,分析出每個影響因子的重要性。

有了這些資訊後,各提案便可以藉由[產品組合分析]進行比對,並在成本或資源或其他條件的限制因素下找出最值得進行的專案。下圖中有6個企劃案,分別設定了所需的提案成本,由於該企業設定成本限制為3百萬,此時經過Microsoft EPM的產品組合分析後,找出在有限預算下經濟效率最高的專案。

另外,還可以分析各專案對資源的需求,如下圖所示:在專案需求中列出了各別專案對資源的需求,同樣的,設定了資源限制後重新調配各專案的優先順序。

在專案的規劃階段.當專案決定啟動時,Microsoft EPM解決方案提供了企業範本的功能,專案經理不僅可以快速套用之前做過類似的專案範本,專案經理在每次的規劃與執行後都可以再儲存回Project平台,並累積成為企業的組織流程資產。

此外,整合雲端專案管理的環境,因此,專案經理或團隊成員只需透過瀏覽器便可以直接在線上編輯專案,讓多人以協同合作的方式完成專案的規劃。

在資源管理的部份,由於Microsoft EPM集中控管所有企業的管理以及資源,因此,無論是高階主管或是專案經理都可以在網頁中掌握各別資源在多專案的運作情形,如下圖所示,選擇資源後再選擇日期範疇,掌握每個資源每個月的工時分派情形。

或是分析各資源在每個專案任務的完成百分比以及進度狀況。

最後,在專案的管理階段,專案經理可以藉由瀏覽器隨時隨地掌握專案運作狀況,同時藉由各種檢視功能,分析原先規劃與實際的差異,並讓相關專案成員們可以即早進行矯正措施。

作者:游振昌顧問MVP,PMP,MCTS,NLP,NGH

 

 

 

 

 

 

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