最近,約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息,是不是PMP證照沒有用?還是沒有去考PMP所以做不好專案管理?經過適度訪談及了解,有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」,給專案經理們或專案組織當成執行專案的參考… Part3

 

 

[別做的太好]

有一句英文歌的歌詞是這麼寫的「…too good is too be true」,意思是「好的很不切實際」,若把客戶大致分成消極型與積極型兩種,針對前者,若你做的太好或太快,會給客戶帶來一些壓力,例如客戶會想…

1.做這麼快,到時候做完了,還得要繼續接其它專案,事情會太多!

2.做這麼好,面子掛不住,買方應該要主導一切的,讓他們事情做不完好了!

我們先不管這是正面的態度還是負面的,把自己腳步調整的和客戶一樣很重要,別讓他覺得和你格格不入

反之,針對積極的客戶,這些都不用考慮太多了,盡管把最好的端出來~(但前提是…你要能分辨他們到底是真積極還是假積極。)

[別把PMP當聖經]

實戰經驗勝過一切,縱使你擁有再多的證照,並不代表真正的實力,就好像全世界這麼多的MBA,他們都在學校求知,也通過考試,都取得了畢業證書(也算是一種認證),但並非每一位都能成企業關鍵的領導人,這不是僧多粥少的問題,在IBM曾經有過小學沒畢業的副總經理!目前約翰感覺PMP證書最有用的時機,是在投標時拿來當成廠商必備資格的佐證文件,致於組織是否執行或客戶要求與否,建議PM們處之泰然,約翰並非在說反話,請務必正面思考,否則你的挫折感會很重,PM本來就應該具有強大的適應能力,若組織有心做好專案,你就端出真本事;反之,則融入團體!(用換工作來實現你的PM夢肯定是下下策~)

[授權]

授權(Delegation)是一件在Leader&Member之間十分難以拿捏的決策,大部分的企業主管把PM的工作內容定義成能與客戶協調好,把需求帶回來,控制好時程即為專案管理,事實上PM有一個更貼切的全名,即為People Management,因此若您在人力銀行網站上看到100名PM職缺, 其實真正須要執行專案管理的工作職缺只有10%不到.企業如何做授權,就得先思考一下Authorization與Delegation的差別,Authorization具有批准的意味;而Delegation則具有委任的意思!例如:在實務上,若PM想為專案找一位具有某項技術背景的人,而且人格特質屬於積極型的成員,這PM向上司報告了之後,實際上找人的動作由主管來做,這樣只做到批准這個PM找人的請求;若實質上由PM親自找人,則會產生以下的效果…

1.該PM具有被信任感,他會覺得自己在做一件大事.

2.成員都是自己找的,這個專案就像他的小孩,怎麼能夠做不好,高使命感.

3.在面試階段時,頻率相同才會在一起,成員彼此具備強烈歸屬感.

4.對於PM的主管而言,又何嘗不是在培養一個能夠交付重任的新生代.

上述案例,相信各位已經可以體會授權的真正含意其實是「託責」的關係,很可惜的,大部分的企業選擇前者Authorization(批准)

P.S. 「找人」只是約翰舉得例子,專案過程中的大

小活動都可以授權,例如:餐敘、教育訓練、成員的上下班時間……等

[組織]

恐龍級的專案組織無助於一個流暢的專案,如同政府機關的簽呈十八相送,從最基層到中階主管一直到高級長官,大家都要參與,決策的過程變得十分複雜冗長,可知競爭力正以等比級數的速度下降中?!

[Leader vs. Management]

主管(Management)具備的是權力,但領袖(Leader)靠的是魅力,專案經理人應把自己當成Leader般,與大家生活在一起,除了每個月公式化的慶生會之外,你了解 Team Member 的家庭狀況嗎?他們願意跟你傾訴嗎?收買人心從真誠(Honest)出發~

[後記]

說了這麼多,其實還有一些PM的地下戀情及秘辛,一直很掙扎要不要寫在此處?例如…你的專案都照正常運作,該交付的東西也都如期交付,Team Member也很團結,但客戶就是有意見,這時候就得試水溫… 太露骨了,約翰下回再跟大家分享……

藉由以上說明,可能有人會問約翰,要注意的事情這麼多,加上PMP的流程及文件又這麼繁複,待一個專案結束後大家都掛了!這麼說好了,人體內各部器官的運作比起專案管理要複雜許多, 你每天都感覺到自己在呼吸嗎?(除非你特別注意)當這些動作都成為習慣後,你要做的工作只剩下吃飯跟如廁而已!專案管理的過程有許多工具可以使用,千萬別照著PMP書上的公式土法煉鋼地去計算Schedule Performance Index或Cost Performance Index......等數據哦!

上述所有的努力都盡了,才考慮最下下策的「離職」,別忘了發揮小丑精神哦~

作者:程哲明 John

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