風險可能存在於專案執行的任何一個階段,PM的工作就是要在風險發生時進行適當的應變處理,這使我們想到一個風險應變的極端處理方式 - 關鍵報告。在這部電影裡,司法單位靠著預知系統在發生謀殺案前逮捕嫌犯,也就是當嫌犯根本還未犯案前就被抓起來了。試想,這樣的處理方式在專案管理中恰當嗎?

 

 

電影中的犯罪防治系統是以三個變異人的特殊預言能力作為預測基礎,相當於專案中用來辨識風險的工具,只不過風險的影響有好有壞,假設辨識風險過程中所掌握的資訊有限,便不容易進行後續的定性、定量分析,就如同劇中男主角被指控的殺人罪,其實背後有更多的巧合及陰謀,如果沒有抽絲剝繭找出風險之間的關聯,很可能就會錯判情勢,並做出不恰當的反應。

如何有效辨識風險?其實或多或少和經驗有關,我們可以藉由過去類似的個案來找出潛在風險,也可以透過流程分析方法找出生產過程可能的漏洞。這些被辨識出來的可能風險,還需要進行風險/衝擊的定性分析,也就是逐一將這些風險可能造成的影響進行評估,在這階段我們可以歸納出哪些風險對專案有較大的負面影響,哪些則可能有正面的效應。如果還需要更精準的預測,則要進行定量分析,把每一個影響程度、範圍做量化的評比,定量分析若做得好,對於應變準備金的估算也有很大幫助。

然而,並非所有的風險都必須做出回應,有些風險雖然影響大,但發生機率極低或屬於無法避免的災害,例如一個規模僅數十萬的軟體專案,是否必要投入資源解決大地震造成的斷電影響? 又或者如電影帶給我們的啟發,當我們所能掌握的資訊有限,或風險發生的原因錯綜複雜時,急於在風險徵兆剛出現時便出手制止,可能不是一個很好的處理方式,此時最應該做的是密集地監控風險,待局勢明朗後再伺機作出更好的決策反應。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

作者:Victor

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