組織中的任何管理活動都是要人去完成的,所以人是管理中最重要的因素。通過分工把組織需要達成的目標和計畫落實到具體的人,再輸入資源、建立制度、輔以文化,是組織形成並正常運行的前提。“群眾與組織的區別來自於分工”,我非常贊同這句話。如何進行分工? 總結如下:

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一、按職能進行分工

之所以形成一個組織,必因其具備了一定的目標。根據要達成的目標,將日常性的、重複性的、慣例性的工作謂之“職能”,交由相對固定的人或部門,是分工的第一種模式。比如建築公司的投標是日常性工作,交由計畫部負責,即是一種職能分工。職能分工的關鍵是範圍全覆蓋,邊界清晰無真空、無重複。  

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二、按任務進行分工  

無論肩負職能的部門,還是管理專案的人,均可分配臨時發生的、突發性的、非慣例的工作。一項任務也是一個短期的專案,有明確的起止時間要求。例如,專案部的臨設建設只會一次,可以交由具有相關性的專案部辦公室作為一項任務來落實。任務分工的關鍵是一個任務只能由一個人負責,其他人只能是配合。

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三、按空間進行分工  

一個專案,特別是長距離、空間不連續的專案,可以根據空間特點分為好幾個個工區。每個工區是相對完善的管理組織,專案部通過工區實施管理活動。例如,某野外作業輸水管線工程,即可按段落分為多個工區,同時作業,項目部居中調度資源、協調各方。按空間分工的關鍵是分人分資源的同時,要分責任,並且要做好監控。

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四、按時間進行分工

某項工作,時間跨度很大,或辦理過程中涉及不同專業的多個環節的時候,可按時間或流程進行分工。例如,負責辦理建設審批手續的人,會在立項、可研、地勘、施設等不同階段,流程和時間都很長,需要不同的人參與到不同的階段。按時間分工的關鍵是一定要有一個總牽頭人、總責任人,他要負責全過程的監督、檢查和協調。無論哪一種分工,我們都是把某一方面的工作交由一個人或一個部門來執行。管理者要確保“分工”得到落實,必須要做好三件事:

  1. 找一個合適的、靠譜的人——你必須知道什麼樣的人能做什麼樣的事;
  2. 把要辦的“事”說清楚,包括時間要求、可提供資源、品質標準、要有什麼成果等;
  3. 是不能只“交”不“檢”,無論多靠譜的人都不能“相信”,必須要過程檢查。因為,播下種子不施肥,結不出你想要的果實

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文章來源:中國專案管理者聯盟

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