腦力激盪在專案規畫階段是取得創意點子的好方法,利用集體智慧不設限發想,再收斂整合而成。通常腦力激盪會使用大量便利貼,強調隨想隨寫,避免有些好點子因為提案人不好意思發言而被埋沒。不過要舉辦一場成功的腦力激盪會議並不容易,尤其團隊成員來自四面八方,彼此認知不同,若範疇定義不夠明確,或主持人不擅引導,很可能造成以下兩種極端的狀況,成員參與度不足,創意有限,或是過度天馬行空,失去焦點。

 

 

腦力激盪失敗的原因有很多,過程中如何引導也是一門學問,今天想探討的是範疇對於腦力激盪的影響。在專案管理思維中,一個專案的起頭,也就是為何而戰的目的是很重要的,它相當於整體的核心價值,因此,當sponsor透過各種形式發布了專案章程後,PM必須和sponsor進行驗證或論述,取得共識,進而才能向下拆解成明確的範疇定義。

 

範疇之於專案,是一個明確的目標與方向,PM透過監控管理的技巧確保專案始終保持在對的方向,一旦範疇無法固定,就會造成資源投入在錯誤的地方,久而久之就產生連帶的負面效應。相同地,腦力激盪原是希望集結眾人智慧,產生較好的Idea來解決某些問題,但每個人思考的切入點與邏輯不同,如果沒有一個適當的範疇來規範,很有可能會讓創意發散到難以想像的地方。

 

什麼叫做適當的範疇?基於腦力激盪的初衷,本該是不設限與會者的想像空間,但若考量到效率與時間,就得讓這些得來不易的腦袋集中火力在對的地方。腦力激盪的主持人必須明確了解欲解決的問題是什麼?資源有多少?以及參與者的特色? 如果會議的目的是討論如何炒出一道創意料理,那麼我們可能要事先了解的是,創意料理是給誰吃的? 材料從哪裡取得? 不同的對象有不同的料理方式,例如老人家適合軟質的食材,年輕人重視口感刺激,而食材自行購買或有特殊通路,也會讓菜色出現變化,如果這些先天的限制條件能夠事先定義清楚,就可以免去團隊花太多不必要的時間,討論一道和資源成本不符的料理。

 

當然,從最大的範疇開始往回收斂,也是一種運作的方式,例如創意料理的食材無法從國外取得,是否有可替代的當地特產? 沒有產地農作可配合,再把範疇縮限到可掌控的市場範圍。但這樣的壞處是,每一個討論方案都必須花非常長的時間才能夠完成,在實務上幾乎是不可能的任務。

 

除了範疇限制外,時間的掌控也是要留意的,雖然腦力激盪貴在集結不同的腦袋來發想,但討論的過程很容易隨著議題的延伸而超出範圍,適時提醒團隊時間的限制,可以讓大家意識到將專注力拉回特定話題。最後,是參與成員的篩選及成員數量的限制,讓成員間擁有較高的關聯性(例如都是專案的利害關係人),有利於快速進入主題討論,減少重新對焦的時間浪費,但太過集中同一種角色(例如與會者皆是企劃人員),則無法找到不同的切入角度,會失去激盪的意義。

 

作者:Victor

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