“麥肯錫的問題分析與解決技巧"一書中提到,問題(Problem)之所以會發生,主要是因為現狀與理想(或是期望)不相符合所致。有了問題,不是先追究責任,而是要先問為什麼會發生,通常只要能問對問題(Question),找到正確原因,解決方案(Solution)自然而然就出來了。例如:頭很痛,不是吃止痛藥就可以;而是要找到真正引發頭痛的肇因,再針對根本原因治療。

 

 

 

問題是需要被解決的,可能是已經喪失了原有功能,要恢復原狀;或是,原有功能還在,但想要擁有更好的結果。還有一種是預防性質的防止潛在問題出現,避免原有功能發生問題。 無論是哪一類型的問題,都是需要被解決;而這也是專案存在的理由,用來解決這些問題。

 

國際專案管理學會(PMI)所出版的"專案管理知識體系指南(PMBOK)"中,將這些問題(Problem)稱為商業需要(Business Need)。因為有了商業需要,專案才存在。PMBOK中所列舉的商業需要還包括有:市場需求、組織需要、客戶請求、科技進步、法律要求、生態影響、社會需要。

 

問題有了,接下來就該問,為什麼會發生這些問題?要解決什麼樣的問題?盡可能地去釐清真正底層的議題(Issues),以避免只治標,沒治到本。PMBOK對於為什麼會發生這些問題,比較沒有太多著墨;它專注在要解決什麼樣的問題上。PMBOK相關的二個流程,一是辨識專案利害關係人,一是蒐集需求。分別在找出所有與這些議題相關的人與單位,以及蒐集每一位利害關係人的期望,也就是需求(Requirement)。

 

如果沒有針對正確的議題去解決,問題會一直存在。就像是老吃止咳劑,咳嗽還是好不了,這是一樣的道理。因此,蒐集到正確需求的重要性,是不言可喻。近年來,PMI對專案需求的重視度,也越來越高。除了頒發商業分析專業認證(PMI-PBA)執照之外,2015年還出版了一本實踐指南"Business Analysis for Practitioners",書中對需求更細分為七種,如下圖:

 

 

 

  • 商業需求:最高階(high-level)、粗略的概念,說明為什麼專案啟動最原始的起因,可能是要解決早已存在的問題,或是看到那些商業機會。
  • 利害關係人需求:蒐集專案相關的所有利害關係人或團體的期望,準備制定出專案要處理的範圍。
  • 解決方案需求:最終專案會完成的產品或服務的說明,及PMBOK所說的產品需求(Product Requirement),又分為功能性需求與非功能性需求。功能性指的是產品特性,如:有保溫兼磨咖啡豆功能的咖啡機、線上購票網站;非功能性說的是環境上的要求,如:可耐高溫攝氏100度、可接受五百人同時上線。
  • 移轉需求:從現狀移轉到未來狀態的過度需求,如:是否要教育訓練?是否有資料轉換的需求?是否需要招聘人員?
  • 另外還有二個非商業分析主流的專案需求及品質需求,它們是屬於專案工作上的要求。

     

    專案不會憑空出現,也不會放任毫無商業意義的專案持續存在,每一個專案都一定有其特定的商業需要。因此,如何能夠正確、快速地發覺專案興起的目的,並且確實、完整地制定徹底解決根本議題的方案,是專案能成功的第一步,而且是最重要的一步

     

    作者:Wayne

    網址:https://waynechung88.wordpress.com/

     

     

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