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保羅·瓦茲拉威克提出了五個有關溝通和成功溝通的真理。這五個真理與專案管理息息相關,而且是提高和實行社交能力的重要基礎。

一、人不可能不溝通

我們所有的作為或不作為都可以被理解為一種溝通。打個比方,你路過走廊時沒注意到你的同事,你自己沒有意識到,而對方或認為你是故意不打招呼,或認為你忽略了他的存在,甚至將你的行為解讀成一種冒犯。溝通中傳達出何種資訊取決於資訊接收方,而非資訊發送方。

舉例:在一次監控會議中,一個專案組成員一言未發。專案經理便設想他是在分配到的工作中遇到了問題,所以才這麽安靜。專案經理誤解了這個員工的沈默:其實他只是不大舒服,但為了不錯過會上的任何內容,他堅持出席會議,只不過沒有對別人解釋。

five rules 1

二、每則資訊都有特定的含義

這反映了溝通者之間的關係,且不同的關係對應了不同的含義。兩個人之間的關係〈敵人或朋友〉會在兩者的真實溝通中展現出來。“你的預測又一次跑偏了”聽到這句話,你可能斷定說話者之間的關係比較緊張。因此,如果對話者間的關係是一定的,我們就能從其對話中挖掘到更多的含義,也就能更有效地解決問題。

舉例:如果在上述第一個例子中,專案經理和員工之間的關係是和睦而又穩定的,那專案經理就不會盲目下結論,而會詢問他的員工:“你今天很安靜啊,有什麽煩心的事情嗎?”這樣可以避免做出錯誤的假設,誤會也就解決了。

five rules 2

三、掌控溝通雙方對溝通步驟的節奏

關係的本質取決於溝通雙方對溝通步驟的節奏掌控,這則定律回答了“由誰發起”之類的問題以及不同的因果關係。什麽是因?而什麽又是果?

舉例:專案經理在會議上抱怨他的員工對工作缺乏承諾。這使得他的團隊成員變得更加沈默寡言,於是專案經理越抱怨,他的成員們就越沈默。如果是他的團隊成員沈默在先,招致了專案經理的抱怨,同樣也會出現上述的循環,但引起這一情形的原因是不同的。

四、人際溝通包括清晰模式和模糊模式

清晰模式是指明晰的“是”或“否”,“其一”“或者”。而模糊模式的交流就不能那麽確切了:“有點”“或許”“稍微”。

舉例:一位專案經理說道:“我覺得身體不適,就不參加今天的討論了。”這是一種清晰形式的表達。“我不知道,我感覺不大舒服,可能不會說太多,也可能先走,不過應該還是可以參加會議的。”這樣的話就是典型的模棱兩可的表述,其他團隊成員不能確定他是否會參加會議。

five rules 3  

五、人際溝通的過程是對稱的或互補的

這取決於溝通雙方的關係地位是平等的,還是有差異的。 當溝通雙方或同事之間將對方視作與自己平等時,他們的溝通就是平等的。而當上司和等級較低的下屬溝通時,差異就會顯現出來。專案經理是一個專案團隊的成員,但也是特殊的一分子,因為他對外要代表這個專案,對內要領導整個團隊。問題是如何在溝通中體現這一個平等與差異的關係。

舉例:一個專案組的成員說:“我感到身體不適,就不參加今天的討論了。”對此,專案經理選擇與其平等溝通,並對他說:“反正你能來最好,不過依我看,即便你不來參加今天的討論我們也可以把事情辦妥,你看這樣可以嗎?”

five rules 4

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4

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