預算超支是專案經理的噩夢。以下的預算管理策略將使你的專案預算得到控制,同時也能讓你的利益相關方更高興。預算超支是專案成敗的試金石。很少有公司擁有無限的預算,所以專案的利益相關者首先要確定他們的專案是否取得了巨大的成功或巨大的失敗是最重要的。這個事實推動了專案負責人和他們的團隊每天要面對的壓力。因此,有效的預算管理是重視職業發展的專案經理的重點領域。在你的專案被成本超支壓垮前,遵照下列的五個策略來控制你的專案預算。

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一、了解利益相關者的真正需求

利益相關者在專案中所說的需求往往不像一開始時那麽簡單。這可能導致雙方的目標和期望不明確。如果專案經理、贊助商、團隊成員和供應商對利益相關者的真正願望沒有牢固的把握,那麽這幾乎不可能確定專案的需求。確保投入盡可能多的時間來更深入地了解利益相關方的期望。最終,包括預算在內的一切都是由利益相關者的期望、可交付成果和其它要求定義的。因此,高效管理專案預算的第一步是確保專案需求都準確地得到所有利益相關者的認可、記錄和確認,並將其傳達給所有相關方。這一關鍵步驟應在預算設定之前完成。很多專案都基於需求而被發起,但基於需求執行,自動將專案置於預算超支的風險之下,這讓所有人失望。

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二、意外的預算

估算成本的時候要現實,確保從所有適用的利益相關者獲得投入,更重要的是建立突發事件,這一步是至關重要的。你需要考慮到不在你控制範圍內的事物,例如可能會影響供應量、資源、勞動力、融資、產品/服務短缺、匯率等的外部環境因素。今天的價格或匯率可能不會貫穿到專案的後期階段。確保供應商履行承諾並準備好備用計劃。獲得其他利益相關方的資訊資源並審查供應商有助於訂定可滿足需求的現實的預算,即便有意外的情況影響成本。很多專案經理因成本不斷上漲而措手不及,供應商無法履行規定的義務或其它問題。為意外而計劃,你就不會受到意外打擊。

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三、訂定相關的關鍵績效指標(KPI)

在沒有建立關鍵績效指標(Key Performance Indicator,KPI)的情況下,你無法有效地管理專案預算。關鍵績效指標可幫你確認專案花費了多少,專案的實際預算在多大程度上與計劃的預算有差異。這裡有一些常用的已知和常用的專案的關鍵績效指標,它們對於有效的專案預算管理至關重要:

1.實際成本(AC)也稱為實際工作成本(ACWP),顯示了迄今為止在專案上花了多少錢。

2.成本偏差(CV)表示估算的專案成本是否高於或低於設定的基準。

3.掙得值(earned value,EV),又稱已完成工作量的預算成本(Budgeted Cost of Work Performed,BCWP)顯示了在特定時間內執行的專案活動的核準預算。

4.計劃價值(Planned Value,PV),又稱計劃工作量的預算成本(Budgeted Cost of Work scheduled,BCWS),是截止到報告日期的計劃/安排的專案活動的估算成本。

5.投資回報率(Return on investment,ROI)顯示了專案的盈利能力以及利益是否超過成本。

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四、重新討論、評估、重新預測

一個沒有預算管理和重新預測的專案將導致失敗。頻繁的預算監督對於防止預算的過度失控來說非常重要。10%的預算超支比50%的超支更容易糾正,如果你不關注你的預算和重新預測,那麽在你知道之前,10%的超支可能會變成50%的預算超支。通過頻繁的預算審查來維持專案的機會遠遠大於你預測一次並忘記的可能性。正如專案的預算需要不斷重新調整以使其步入正軌一樣,專案的資源使用也是如此,因為參與專案工作的人員是造成其成本的原因。專案經理應該每周審查目前參與專案工作的人數和專案的未來資源需求。這樣做將確保你充分利用你所擁有的資源,並為專案的其餘部分準備好正確的資源。定期重新審視資源預測將有助於保持專案預算的正常進行。

範圍蔓延(Scope creep)是專案超支的主要原因之一。由於計劃外的工作進入你的專案,可收費的時數和專案預算可能會失去控制。專案經理必須通過為專案的初始要求中不涵蓋的工作創建變更單,仔細管理範圍。變更單授權專案的額外資金,以支付額外工作費用,從而使專案與新預算保持一致。

五、讓每個人都知情並負責

保持預算的重要部分是確保所有團隊成員也了解當前的預算狀況。讓專案團隊了解專案預算預測,一個知情的團隊才是擁有其專案所有權授權團隊。通過讓團隊了解預算狀況,他們將更能確實了解他們的專案費用。專案預算必須是專案活生生的部分,專案經理必須定期與團隊和利益相關者進行審查。專案經理在專案的整個生命周期中仔細觀看預算將使利益相關者和管理人員感到高興,從而體驗更大的專案和事業成就感。

 

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

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