作為一名專案經理,很多工作實際做起來要比想像中的難得多,有些時候你會發現,很多工作的難度都被低估了。你一旦發現專案不能如期完成,要做的第一件事肯定是查明原因。如果不了解導致專案不能如期完成的原因就盲目的採取補救措施,這些措施是很難真正奏效的。

那麽,在知道了導致專案不能如期完成的原因之後,應該怎樣做呢?是不是應該立即通知客戶,將專案延期呢?當然不。首先,專案經理和專案小組的成員應該努力採取補救措施,使專案能夠重新回到預計的時間軌道上來。

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1、加班 

所有人都討厭加班。但是,為了保證專案能夠如期完成,加班是一項很合理的措施。如果大家能夠延長工作時間,就能夠在預定的工期內完成更多的工作。如果專案已經接近尾聲,那麽為了確保能夠如期完成專案,加班可能是一個最好的辦法。如果專案才剛剛進入初期階段,可能還能夠找到更為有效的辦法。有一點不能忽視,那就是如果要讓員工加班工作的話,加班費是必須要付出的。

2、重新分配資源

專案經理首先必須清楚的了解哪些工作對於專案的成功來說是最最重要的。因為,如果專案不能如期完成的話,肯定是在關鍵環節上出了問題。了解了這個問題之後,就可以考慮重新分配資源來解決問題了。有的工作並不重要,那麽就可以延期進行,把節省下來的資源運用到最最需要的地方。但是必須要謹慎小心,因為有些工作的延期可能會使整個專案發生變化。 

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3、反覆檢查專案工期安排

任何專案都必須按照一定的順序完成。例如,如果你要蓋一所房子,就必須要先打地基。如果專案工期安排不合理,很可能會導致專案不能如期完成。

4、確定可以縮短工期的工作

有一些專案的工期是無法縮短的。例如,你要安排小組成員去參加為期五天的課程,派一個人去參加要用五天的時間,派十個人去參加也是要用五天的時間。所以,可以考慮一下在所有的工作當中有哪些工作的工期是可以縮短的,有哪些工作的工期是不能縮短的。可以採取不同的方法來完成同樣的工作以達到縮短工期的目的。例如,如果把一份合約傳遞到客戶那裡本來需要三天的時間,通過多付郵資,連夜傳遞的方法可以把時間縮短為一天。

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5、交換資源 

剛才曾提到,當你發現專案可能不能如期完成的時候,要做的第一件事就是查找原因。可能有的資源並沒有像你計劃的一樣得到了充分的利用。有的時候,可以通過在小組內交換資源的辦法,讓員工交換工作任務。也有的時候,也可以選擇新的員工來代替現有的員工。

 

無論如何,專案經理都是需要進行專案時間管理以正確把握專案的進度,從而避免延誤工期的情況出現的。原則定了,採用何種方法就要具體事例具體分析了。 

 

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

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