專 案 管 理 輕 鬆 學

管理管理，要怎麼管才能管出高手的高度？

游老師的專欄又來啦!!

這次要和學員們來聊聊關於「管理」的議題。

不管是哪個行業，管理都是一件很重要的事情。

你會發現善於管理的人，常常可以準時下班不說，還能讓工作做得有聲有色，彷彿一切都在掌握之中，生活也過得多采多姿。

那不善於管理的人呢？可能常常加班加得焦頭爛額，工作還做不好，覺得自己付出了很多，卻沒有收穫。

所以游老師想和大家談談關於「管理」，到底高手和一般人的「管理」差別在哪裡？用的都是同一套方法，為什麼有不同的成果？

希望可以帶給大家一些啟發，讓大家的工作績效可以更好，生活和工作可以更平衡。

一、時間管理

打開行事曆，今天下午有個會議，明天早上 9:00 要和客戶見面，明天下午安排了進修研習，後天開始我要連休三天，和工作有關訊息的都不回喔──

時間管理是指我們將時間分配給不同的任務或活動。

但有學員會說：「老師，我也安排了工作。」確實看到他的行事曆上，很細膩地寫下他每天的行程，但是啊——

在進修時突然接到公司的緊急任務，結果一邊上課一邊處理公務，你們認為效果如何呢？

想當然，心思都放在處理公務上，但又著急著想把老師上課的內容記住。

如果老是夾在兩件事情中，辦事效率不如以往，內容又無法全部吸收，常常落得兩頭空的下場喔。

如何做好時間管理

光是安排「行程」其實是不夠的，不是在某些時刻mark上事項，就是好的時間管理。

最好的時間管理，就是在特定的時間做特定的事情，避免其他不相關的事情干擾。

但很多人並沒有做到，他只做到在這個時間壓上了該做的事情，卻任由不相干的事情來打擾。

這，也是一般人的迷思。

在時間管理中，有四個重要的因素影響我們的決定——

1.習慣性

指的是我們養成的習慣。

比方早上生理時鐘幾點叫我們起床，起床後的流程依序是喝水、刷牙、洗臉、出門；中午幾點吃飯、晚上幾點後固定運動多久等。

這些不需要思考，自然而然進行的，就稱為習慣性。

2.強迫性

指的是在某個階段被指定要做某件事，不作不行。

比方學生要在學校規定的時間前到校、公司規定每個月何時幾點要開早會或是規定參加培訓。

這類的時間安排不是「我」主動想參加，而是被外力規範，因此一有外力干擾，就會讓人分心。

3.自覺性

自覺性跟強迫性剛好相反。

是指自己在衡量事物時，按照自我價值觀，願意把時間花在覺得重要的事上，將其優先完成，或是在執行時，自主地投入更多的精力。

這個部分，也跟工作管理或是專案管理有關，在衡量過事情輕重時，會將事情標上優先順序。

4.系統性

最後一個，也是最重要的，就是系統性。

系統性指的是在評估過自己的狀態和一天（或一週）的時間安排，把某個時段特別空出來做某些事。

在這段時間，和外界斷絕任何聯繫或干擾的可能性，全心全意的完成某件事，就屬於系統性的範疇。

那要如何做好「時間管理」呢？

強迫性的時間是外力決定，但我們可以掌握習慣、自覺和系統性，習慣養成好，可以幫助我們在許多時候做到最好的安排。

好比養成整理歸檔的習慣，就不需要額外花時間精力尋找檔案；有自覺的判斷事情的先後順序，工作優先、團隊優先、個人最後，做出合理的安排；系統性的將時間畫分並專注完成，高效輸出。這，也與接下來的工作管理有關。

二、工作管理

工作管理是指有效地組織和管理工作任務，可分為深度工作和浮淺工作。

深度工作

是指需要專注和集中注意力的任務。

游老師提到：「深度工作是指在沒有干擾的狀態下專注進行的職業活動，在深度工作中，你的個人認知會達到極限，而這段時間你的努力可以創造新的價值，並且技能得以提升，並且這樣的成果是難以複製的。」

 例如作家撰寫文章時，會刻意將所有的通訊、社交軟體關閉，集中精神寫作；工程師編寫程式時，常處於「生人勿近」的狀態，為什麼？因為思路被打斷一切都要重來啦！更可能突如其來的靈光一閃就會被打亂，是完全不能接受的！

這個時候，專注集中精神於某事，就是「深度工作」的範疇。

浮淺工作

則包括開會、處理電子郵件等瑣碎任務，可以在固定的時間段內進行。

游老師說：「大部分人最大的問題，就是常常會陷入『浮淺工作』中難以自拔，浮淺工作指的是在受干擾狀態下的非專注工作，這種工作狀態通常不會創造太多價值，總是把自己搞得很忙，每天都有一堆事要做，但攤開來仔細看後發現，都在做一堆生產力極低取代性極高的工作，時間都被浮淺工作佔滿了，能用來進行深度工作的時間自然就被壓縮，甚至是沒有造成時間的稀缺。」

要如何跳脫「浮淺工作」的循環呢？

游老說這一點也不難，首先要先將每天的時間優先規劃給「深度工作」，在這段時間內將所有可能的干擾都關閉，也先與同事、主管進行溝通，相信他們知道這段時間你會完成重要的任務，一定不會刻意干擾你，再來，就是要徹底執行。最後，才把時間安排給「浮淺工作」。

 例如 Amy 熟悉自己一天的行程和專注力，在開過早會後的10點到12點，是她專注度最高的時候，就安排「深度工作」；下午1點到2點，精神還沒進入最佳狀態，可以優先處理「浮淺工作」，確認進度、和同事、其他部門溝通；接著3點到4點是最佳狀態，安排第二輪「深度工作」。

至於收發mail或是和其他客戶的溝通，則會安排在剛進辦公室時的半小時，以及下午的4點，或是其餘的零碎時間完成。

合理安排工作管理有助於提高生產力。

（更多的工作管理可以參照１５０％工作績效管理術）

三、專案管理

專案管理則是涉及將工作與具體的專案相結合。

首先我們要知道，什麼是專案？

游老師說：0、1、2，就是專案管理。

0，是指臨時性，從來沒做過的任務

1，是指一次性

2，則是指在過程中，要不斷地進行優化和改善的

只要具備以上三種特質，就是專案管理。

而且專案管理有明確的截止日期，我們需要在截止日期前完成。

以個人來說，在幾歲錢賺到人生第一桶金，有迫切性即明確的deadline，便可稱之為專案管理。

以團隊來說，在 deadline 前務必完成，否則會影響其他人員的進度、或是資金調度，造成他人困擾的，就屬於專案管理的一部分。

專案管理的目的就是確保任務按時完成並達到預期目標。

四、計畫管理

計畫管理更加宏觀，通常由一組項目構成，而不僅僅是單個項目。

計畫管理通常由計畫主持人負責，涉及到管理人力資源和預算等方面，需要在有限的資源和預算下，需要完成多個小專案以實現整體目標。

計畫管理的重點是如何優先分配資源，並在出現問題時進行調整和重新分配。

結論

綜上所述，時間管理、工作管理、專案管理和計畫管理都是在不同層次和範圍上管理和組織工作的方法，它們相互關聯並協同工作，你發現了嗎？

只要掌握「管理技能」的人，就可以提高個人和團隊的效率和成果。

看完這篇文章，大家也可以想想看，自己是如何管理一天的時間及工作呢？

希望這篇分享能對你有些幫助，讓你對自己的時間管理有更多的想法，不妨就從現在開始行動吧！

希望早日聽到你的好消息，歡迎和游老師分享你的收穫。