協同合作管理軟體

依然記得在前幾次的介紹文章,我們曾經提到,可以將看版軟體應用在生活中的許多實例狀況中,尤其當團隊協同合作,而團隊成員又不在同一時間地點工作時,若是透過看版軟體的導入輔助,則可達到事半功倍的效果;另外如遇到像是非定期定量的非週期性工作或短時間暴增的工作,這時候利用看版軟體來進行工作管理,即可使狀況變得更為清晰明瞭許多。

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再次來到我們介紹看版軟體應用的時候了,這一回我們又要利用看版軟體工具做什麼樣的發揮,來解決我們身邊遇到的問題呢?還記得從前一個打工經歷,恰巧是筆者遇到的狀況可以跟大家作分享。

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相信在前幾回,筆者已經陸續介紹了不少好用的專案管理的線上輔助工具,各套工具皆有其長處,青菜蘿蔔自然都有人喜好。各式各樣的工具更是不斷推陳出新,當然,好用的工具永遠不嫌多,而這次筆者又要向大家介紹,最近自身剛接觸到且也甚為喜歡,但其已在市面上好一段時間,並亦頗獲好評的工具-「Todolist」。

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最近筆者無論在公私事上,都有許多專案或待辦事項清單需要處理。於是近來又開始習慣一想到相關事項,就動手將其記錄下來,但除了以往利用列表清單登載外,筆者近來更是喜歡利用心智圖去做展延的動作。

一開始為了便利性,單純先從手機App搜尋找起,後來意外發現到這套工具,因其具備許多不錯的功能,令我愈是愛不釋手,後來在電腦上的工作展開作業也逐漸倚重它,今天要跟各位介紹的這項工具就是「Mindmeister」。

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想必很多讀者應該都會跟我一樣,當我們在專案運行的過程中,難免會面臨不少會議。在會議進行中,藉由大家齊聚一堂地討論;但有時候若非涉及太多人,又或只是臨時性的些許項目需待解決,特地開會似乎又太過於大費周章了。所以通常這時候,我們許多人無論遠近就常會依賴網路通訊了吧!今天特別要跟各位讀者介紹的,是一套電子白板工具-「Conceptboard」,藉由他的幫助,讓我們在簡單的線上會議,除了傳統文字通訊或視訊會議外,還能有更多的發揮應用。

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相信聽到看板管理工具,大多數人第一反應都會聯想到Trello吧!但其實市面上還是不乏許多類似的相關工具,今天筆者就要跟各位介紹,另一套同樣是看板管理工具的「Any.Do」。因應目前使用者的使用狀況,這套工具也提供了行動裝置App、網頁版、單機桌面型等多種支援模式供我們挑選,大幅提升了使用上的便利性。

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是否曾聽很多Trello玩家分享過?當他們第一次登入Trello時,面對過於空蕩蕩的版面,卻不知如何開始下手。這樣的心聲,不知您也曾否遭遇過呢?別擔心,相信您不會是僅有的那一個,因為我們大多時候已經習慣系統提供給我們明顯固定的操作路徑,所以當面對像Trello如此彈性的工具時,難免便會顯得不知所措。


這一回,我們就要帶大家瞭解,如何快速Trello上手免緊張。首先,我們必須先認識Trello的層級組成。我們知道,它除了是提供個人單獨使用的工具之外,若能搭配團隊協同工作,更可以大大地發揮其價值效益;因此,在一個註冊的帳號空間內,我們建議可以先選擇建立不同的團隊或組別,分別依照其成員的組成不同,再把不同成員帳號一起加進來。例如像是我們常在同時間會跨團隊有不同專案正在運行,那麼我們就可以依團隊不同,先打造各團隊的工作空間。

 

 

在一個團體群組內,可允許包含多個討論版(Board),而在使用習慣上,我們通常建議,可依專案工作別,來開啟各個討論版。例如就我們這個部門或團隊,所經手處理的各專案,依照這些專案,逐一為它們各自開啟討論版,如此便可以清楚區隔各專案的工作事項,方便掌握各專案的進度時程。於是,經過上述步驟後,就如同我們下圖所見,金融事業團隊曾經手提款系統串接案、網路銀行開發案,又或流通百貨部門處理過報表系統擴增案、收銀系統維護案,而個人自己無論公私項目,則可在My Boards區塊進行,如此我們便已完成初步清晰明瞭的工作架構了。

 

 

而在每一個討論版內,提供一串串的清單列(List),它是設計協助讓我們為每一個工作項目(Work Item),作歸類整理專用。但曾接觸過很多Trello的新玩家,在剛開始如何去訂定分類清單列,著實讓他們最是傷透腦筋。在這裡我們可以提供幾種常用的模式建議:

  1. 1.按時間軸分類

將清單列以未完成、進行中、已完成、待處理…等狀態分類,按工作項目的處理狀態分列呈現。

優點:因清單列分類即已有時間先後順序的關係存在,因此對於整體專案的進度狀況能較清楚掌握。

 

  1. 2.按工作性質分類

例如以軟體開發為例,將工作項目按階段分類為訪談階段、開發階段、測試階段、上線階段,再各自包含如最初訪談階段會有需求蒐集、初模製作;測試階段需歷經單元測試、整合測試;到了上線階段則須環境建置、資料轉移……等工作項目。

優點:將各工作項目按不同類型分類,能較有助於工作拆解;對於專案各階段或各組合區塊,可有效地拆分指派。

 

3.按成員分類

即以團隊成員為清單列的分類依據,如張三、李四、王五、待指派等條目。

優點:若有工作包點數機制,則方便加總統計;另外每個成員對團隊的貢獻透明清楚,對於激勵團隊士氣有正面助益。

 

 

於最初的工作環境建置,確為最麻煩但卻也是最重要的環節,只要我們能夠依專案的需求、在團隊的共識之下,共同打造出每一個討論版,如此之後對我們在專案運行上的管理工作便能展現發揮其助益。現在,我們已經完成架構的建立,接下來,筆者下一次再帶大家針對工作項目(Work Item)有更多的認識吧!

作者:詹仁傑 Jeff

各位讀者,是否依然記得上一回,我們跟各位介紹如何利用Trello,巧妙地與日常生活中的旅遊規劃作結合?在這一次的文章中,我們一樣打算不談公事,就讓我們跳脫辦公室會遭遇到的專案範例,來看看還有哪些有趣又有用範例吧!

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許多讀者絕大部分都聽過專案管理工具、看板管理等工具,但相信無論針對有無使用經驗的讀者而言,其中有好些人都會直覺認為,這是工作上才會接觸到的東西,所以第一印象往往不甚想要多認識它,亦或保有一定的距離感。可是其實我們也都知道,專案的概念是充斥在生活中、無所不在的,既然如此,這一回筆者就打算,用比較貼近日常生活的案例,套用到我們的Trello看板軟體,讓大家重新用過往熟悉愉快的經驗,輕鬆地重新認識專案管理工具。

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先前筆者為各位讀者針對Trello介紹一系列的擴充支援軟體,讓我們在Trello上的操作應用,能更加廣泛多元而得心應手。這一回筆者一樣要介紹可以幫Trello加分的小工具,但是卻非額外的擴充系統,而是平時隱藏在Trello中的小地方。今天要幫助大家把它們找出來,不知道細心的您,在使用時曾否發現過它們的蹤跡呢?

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這一次我們要介紹的主題,筆者將延續上回所提到,在Google的Chrome瀏覽器中所提供「應用程式商店」裡面,可以找到不少實用的好工具,當然也包括今天要跟各位介紹的這套軟體-「Plus for Trello」。

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