MS SharePoint 學習中心

Microsoft SharePoint 為微軟的提供給企業的網站伺服器,主要提供以下功能:

  • 網站規劃
  • 協同合作
  • 文件管理
  • 企業搜尋
  • 商業智慧
  • 流程管理

本單元所提供的文章主要為針對知識工作者,說明如何善用MS SharePoint 來提供工作的生產力

針對時常外出拜訪客戶的業務代表,公司希望可以有效的追蹤
每個業務人員的拜訪狀況,
也因此,主管會要求業務代表們在出差後一定要填寫客戶拜訪紀錄,
然而,為了方便業務人員工作,主管們准許業務代表們可以在不進公司的狀況,
在家中或是外部環境中以網頁的方式登入到公司的內部網站來填寫這些資料,
無論如此,這項製作[客戶拜訪紀錄表]的重責大任,又落到助理小蘭的身上了!
雖然小蘭已經學會用Microsoft InfoPath,但不同與一般表單的製作,
 

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為了讓公司的管理制度更具體的實施,企業當然會要求員工們在請假、
出差甚至是進行活動時需要填寫一些商務表單,
以便有效的管理與分析員工的工作績效,
例如:最近市場部需要舉辦一場產品活動,在活動中需要有資訊部、業務部
以及其他部門的員工來相互支援,公司便會要求市場部相關同仁
一定要填寫工務申請單。 為了方便員工們快速填寫,
商務表單的運作當然一定以電腦化的方式來進行,更要做到用網頁便可以輕鬆填寫,
只是這項艱鉅的工作,公司希望不要花大錢外包製作,
而是由助理小蘭一個人來負責完成!
 

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如果我們把Microsoft SharePoint Server中的網頁清單想像為一些積木元件,
只要我們有足夠的創意就可以在SharePoint 網站中建構無限的可能,
正因如此,業務助理小蘭被主管要求在SharePoint 網站中產生一個
[客戶來電紀錄系統]供所有電話業務同仁們填寫,
透過SharePoint所提供的自訂清單功能,小蘭可以輕易的完成這項功能,
到底如何辦到?很簡單:
 

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小黃已經成功的利用Microsoft SharePoint Server的[FAST Search]
搜尋功能找到許多別人成功的專案文件,這些資料大大提昇他專案運作的效率,
但在實際運作上,他發覺有不少專案工作需要具備特殊技能的專案團隊成員才能運作,
例如:他需要至少一位懂日文的團隊成員以及一位具備有甲級勞工安全管理員執照的人,
這該怎麼辦,所幸FAST Search搜尋功能可以輕易的將人與人進行連結,
 

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剛剛升為專案經理的小黃最近被公司要求進行一項專案,
由於以往沒有帶過專案的經驗,他正苦於不知如何開始運作,
所幸,很多資深專案經理都懂得把專案的經驗放置在電腦中,
這些貴重的資產如果好好善加利用,一定可以幫助他更有效的規劃與管理專案,
透過Microsoft SharePoint Server 所提供的[FAST Search]搜尋功能,
讓他可以輕易的由資料的搜尋到人員、專業知識、應用程式、資料庫,
也讓他可以在最短時間內收集到他人的專案經驗,到底怎麼做呢?很簡單:

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身為業務主管的麗莎,平常在工作時便會花不少心血在分析銷售數據上,
不僅如此,為了能夠更快更直覺的掌握市場變化,
她懂得善用Excel 的顏色管理來掌握數字的變化,然而,除了這些作法外,
她還希望還能夠以視覺化的方式來呈現報表,例如:她主要負責台灣的業務,
因此,如果可以在台灣地圖上直接顯示各地點目前的銷售數據該有多好,
正因如此,她輕易的利用Microsoft Visio 將銷售資料與地圖結合,
 

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在公司副總的要求下,業務部同仁們都需要學會善用Microsoft Excel
來進行樞紐分析的工作,然而,讓業務主任麗莎感到困惱的是,
他需要的分析報表來至許多分散的資料庫,例如:她想分析每個產品的潛在機會,
但構成這個資料需要由產品檔、客戶檔以及銷售檔共同匯總後才能分析出來,
不僅如此每個資料檔的檔案都很大,全部匯整到Excel 中時常導致她的電腦無法負荷,
所幸透過Microsoft PowerPivot 麗莎可以很快的把分散的資料庫檔案匯整在一起,
同時,超高的效率讓她可以快速匯總上百萬筆資料,檔案大小再也不是問題!
更棒的是,操作的平台就在Excel 之中,熟悉的使用介面也讓麗莎感到十分親切,
但最重要的是,她的主管要求每個員工把分析好的報表發佈到SharePoint 環境中,
麗莎不僅也可以順利完成,同時還能夠以動態超炫的Silverlight效果來展現分析數據,
這可讓她在老板的面前受到偌大的獎賞,到底她是如何做到呢?很簡單: 

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在現今瞬息萬變的環境中,企業如果想要求得生存,唯有更快掌握現況,
並時時修正,才能在這詭譎多變的環境中求得生機!正因如此,身為公司副總的強生,
便時常需要在最短時間內掌握公司的訊息變化,並在最短時間內制定正確的決策,
以往的他,只能由眾多的財務報表中自行抽絲剝繭比對相關數據,
才能由眾多數字中剝離出所需的資訊。
 

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以往如果我們想要讓團隊成員達成共識,投票是最有效的方式,
然而,如果我們以傳統的投票方式來進行不僅耗時又費力,
例如:我們需要先確認所有人都可以配合參加投票的時間,
同時在投票後還得花費一些人力成本來進行統計的工作,
這對十分重視效率的專案經理丹尼爾來說,當然不能接受,
所幸丹尼爾可以輕鬆的在SharePoint網站中建構一個?問卷?的網頁
藉此可以快速收集大家的想法並讓團隊達成共識,更棒的是,
統計的工作都可以交由系統自動完成,如何做到呢?很簡單:

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身為專案經理的丹尼爾清楚的了解有效的廣納團隊成員們的意見
可以讓專案運作得更加順暢,因此,他時常會利用私下相處的機會
與成員們交換彼此的意見,然而,對於駐派到外點的團隊成員,
在溝通上可能便沒辦法這麼直接了,為了可以有效的收集大家的意見,
他希望可以在他的SharePoint網站中建立一個討論看板,
以便可以讓成員們把意見反應給大家,有了Microsoft SharePoint,
他可以很容易的達到這個目的,怎麼做呢?很簡單: 

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