專 案 管 理 輕 鬆 學

在談及如何利用Excel 製作風險管理之前，我們先簡單的定義什麼是風險？

風險代表不確定，以專案管理角度來看，風險是一個數字的概念，也就是介於 0 跟 1 之間。

已經發生的，我們稱之為『議題』、『事件』或是『問題』，可能發生也可能不會發生，我們便稱之『風險』！

當你啟動一個新的專案計劃，為了能夠讓專案發起人、高階主管、客戶或是團隊成員們清楚掌握專案脈絡，我們最常用的專案管理手法便是先繪出一份專案里程碑，根據專案管理聖經PMBOK描述，專案里程碑可用於：

提到專案管理，一般人第一個想到的代表圖大概是『甘特圖』了！的確！

如果我們在專案報告上加上一個甘特圖，這份報告，給主管或是客戶的感覺的確相當專業，這也是為什麼許多專案報告一定會附帶一份甘特圖！

提到專案管理工具，許多人想到第一套專案工具軟體可能是Microsoft Project

然而，許多人總會覺得這套工具軟體上手上有些困難

加上手邊的專案也不一定如實進行，或許應該說，因為工作被不斷臨時插單

所以…計畫比不上變化，變化比不上一通電話！

總而言之，面對不斷變更，敏捷專案管理手法反而更加適用！

而在敏捷管理手法中，同樣也有一套十分適合用於好用的專案工具，那便是Trello ！

這次要跟大家分享的一套Excel 範本可用來針對多個專案進行進度報告的管理範本哦！

如果你需要在一張報表中同時向主管呈現每個專案目前的進度狀況，或許這個Excel 範本是一個不錯又簡單好用的選擇

提到專案管理工具，各位第一個想到的軟體是哪一套呢？

很多人想到的便是 MS Excel ! 沒錯！Excel 的確是一套很方便而且很多人會的工具軟體，

接下來，要跟各位分享直接透過Excel 『規劃任務排程』並可直接『掌握預計與實際任務狀況』的實用範本！

很多人在提交專案進度報告時，最常用的便是專案甘特圖，實際上，如果你面對的是高階主管，或者你需要提一個計劃案，此時，專案里程碑報告在呈現專案資訊上將更為實用。

我喜歡用Trello 來管理我手邊所有需要進行的待辦工作，甚至突發的創意與想法，我會把每一個想法、工作都視為一張卡片，並且放到Trello 的清單中進行管理。

Dropbox Power-Up可讓你將檔案和資料夾附加到卡片上，卡片上的文件內容也會即時更新。

我們在前幾期曾經跟大家分享，如果善用Microsoft Excel 來進行專案管理，特別是拿來繪製專案管理中所謂的“甘特圖”!

在前二期中我們分享了如何在儲存格中填滿顏色以代表該任務所需的開始與完成時間，並提及如何再用另外一個顏色來表示，像是在下圖中，我們利用灰色代表每個任務所需的工期，並用藍色代表目前的進度狀況。

依然記得在前幾次的介紹文章，我們曾經提到，可以將看版軟體應用在生活中的許多實例狀況中，尤其當團隊協同合作，而團隊成員又不在同一時間地點工作時，若是透過看版軟體的導入輔助，則可達到事半功倍的效果；另外如遇到像是非定期定量的非週期性工作或短時間暴增的工作，這時候利用看版軟體來進行工作管理，即可使狀況變得更為清晰明瞭許多。

許多人習慣性的拿Microsoft Excel 來進行專案管理，特別是拿來繪製專案管理中所謂的“甘特圖”!(PS:根據美國專案管理知識體系指南PMBOK定義，其實應該是繪製“長條圖”)

再次來到我們介紹看版軟體應用的時候了，這一回我們又要利用看版軟體工具做什麼樣的發揮，來解決我們身邊遇到的問題呢？還記得從前一個打工經歷，恰巧是筆者遇到的狀況可以跟大家作分享。

相信在前幾回，筆者已經陸續介紹了不少好用的專案管理的線上輔助工具，各套工具皆有其長處，青菜蘿蔔自然都有人喜好。各式各樣的工具更是不斷推陳出新，當然，好用的工具永遠不嫌多，而這次筆者又要向大家介紹，最近自身剛接觸到且也甚為喜歡，但其已在市面上好一段時間，並亦頗獲好評的工具－「Todolist」。

最近筆者無論在公私事上，都有許多專案或待辦事項清單需要處理。於是近來又開始習慣一想到相關事項，就動手將其記錄下來，但除了以往利用列表清單登載外，筆者近來更是喜歡利用心智圖去做展延的動作。

一開始為了便利性，單純先從手機App搜尋找起，後來意外發現到這套工具，因其具備許多不錯的功能，令我愈是愛不釋手，後來在電腦上的工作展開作業也逐漸倚重它，今天要跟各位介紹的這項工具就是「Mindmeister」。

想必很多讀者應該都會跟我一樣，當我們在專案運行的過程中，難免會面臨不少會議。在會議進行中，藉由大家齊聚一堂地討論；但有時候若非涉及太多人，又或只是臨時性的些許項目需待解決，特地開會似乎又太過於大費周章了。所以通常這時候，我們許多人無論遠近就常會依賴網路通訊了吧！今天特別要跟各位讀者介紹的，是一套電子白板工具－「Conceptboard」，藉由他的幫助，讓我們在簡單的線上會議，除了傳統文字通訊或視訊會議外，還能有更多的發揮應用。

相信聽到看板管理工具，大多數人第一反應都會聯想到Trello吧！但其實市面上還是不乏許多類似的相關工具，今天筆者就要跟各位介紹，另一套同樣是看板管理工具的「Any.Do」。因應目前使用者的使用狀況，這套工具也提供了行動裝置App、網頁版、單機桌面型等多種支援模式供我們挑選，大幅提升了使用上的便利性。

是否曾聽很多Trello玩家分享過？當他們第一次登入Trello時，面對過於空蕩蕩的版面，卻不知如何開始下手。這樣的心聲，不知您也曾否遭遇過呢？別擔心，相信您不會是僅有的那一個，因為我們大多時候已經習慣系統提供給我們明顯固定的操作路徑，所以當面對像Trello如此彈性的工具時，難免便會顯得不知所措。

這一回，我們就要帶大家瞭解，如何快速Trello上手免緊張。首先，我們必須先認識Trello的層級組成。我們知道，它除了是提供個人單獨使用的工具之外，若能搭配團隊協同工作，更可以大大地發揮其價值效益；因此，在一個註冊的帳號空間內，我們建議可以先選擇建立不同的團隊或組別，分別依照其成員的組成不同，再把不同成員帳號一起加進來。例如像是我們常在同時間會跨團隊有不同專案正在運行，那麼我們就可以依團隊不同，先打造各團隊的工作空間。

在一個團體群組內，可允許包含多個討論版(Board)，而在使用習慣上，我們通常建議，可依專案工作別，來開啟各個討論版。例如就我們這個部門或團隊，所經手處理的各專案，依照這些專案，逐一為它們各自開啟討論版，如此便可以清楚區隔各專案的工作事項，方便掌握各專案的進度時程。於是，經過上述步驟後，就如同我們下圖所見，金融事業團隊曾經手提款系統串接案、網路銀行開發案，又或流通百貨部門處理過報表系統擴增案、收銀系統維護案，而個人自己無論公私項目，則可在My Boards區塊進行，如此我們便已完成初步清晰明瞭的工作架構了。

而在每一個討論版內，提供一串串的清單列(List)，它是設計協助讓我們為每一個工作項目(Work Item)，作歸類整理專用。但曾接觸過很多Trello的新玩家，在剛開始如何去訂定分類清單列，著實讓他們最是傷透腦筋。在這裡我們可以提供幾種常用的模式建議：

1. 1.按時間軸分類

將清單列以未完成、進行中、已完成、待處理…等狀態分類，按工作項目的處理狀態分列呈現。

優點：因清單列分類即已有時間先後順序的關係存在，因此對於整體專案的進度狀況能較清楚掌握。

1. 2.按工作性質分類

例如以軟體開發為例，將工作項目按階段分類為訪談階段、開發階段、測試階段、上線階段，再各自包含如最初訪談階段會有需求蒐集、初模製作；測試階段需歷經單元測試、整合測試；到了上線階段則須環境建置、資料轉移……等工作項目。

優點：將各工作項目按不同類型分類，能較有助於工作拆解；對於專案各階段或各組合區塊，可有效地拆分指派。

3.按成員分類

即以團隊成員為清單列的分類依據，如張三、李四、王五、待指派等條目。

優點：若有工作包點數機制，則方便加總統計；另外每個成員對團隊的貢獻透明清楚，對於激勵團隊士氣有正面助益。

於最初的工作環境建置，確為最麻煩但卻也是最重要的環節，只要我們能夠依專案的需求、在團隊的共識之下，共同打造出每一個討論版，如此之後對我們在專案運行上的管理工作便能展現發揮其助益。現在，我們已經完成架構的建立，接下來，筆者下一次再帶大家針對工作項目(Work Item)有更多的認識吧！

作者：詹仁傑 Jeff

各位讀者，是否依然記得上一回，我們跟各位介紹如何利用Trello，巧妙地與日常生活中的旅遊規劃作結合？在這一次的文章中，我們一樣打算不談公事，就讓我們跳脫辦公室會遭遇到的專案範例，來看看還有哪些有趣又有用範例吧！

許多讀者絕大部分都聽過專案管理工具、看板管理等工具，但相信無論針對有無使用經驗的讀者而言，其中有好些人都會直覺認為，這是工作上才會接觸到的東西，所以第一印象往往不甚想要多認識它，亦或保有一定的距離感。可是其實我們也都知道，專案的概念是充斥在生活中、無所不在的，既然如此，這一回筆者就打算，用比較貼近日常生活的案例，套用到我們的Trello看板軟體，讓大家重新用過往熟悉愉快的經驗，輕鬆地重新認識專案管理工具。

先前筆者為各位讀者針對Trello介紹一系列的擴充支援軟體，讓我們在Trello上的操作應用，能更加廣泛多元而得心應手。這一回筆者一樣要介紹可以幫Trello加分的小工具，但是卻非額外的擴充系統，而是平時隱藏在Trello中的小地方。今天要幫助大家把它們找出來，不知道細心的您，在使用時曾否發現過它們的蹤跡呢？

這一次我們要介紹的主題，筆者將延續上回所提到，在Google的Chrome瀏覽器中所提供「應用程式商店」裡面，可以找到不少實用的好工具，當然也包括今天要跟各位介紹的這套軟體－「Plus for Trello」。