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不論你多麼單純,當你在闡述動機時可能會讓人覺得你對某些事加入了個人的恩怨。所以當你在建議他人意見時,他們可能會對你的建議產生負面的反應。如果人們老是有負面解釋時,這表示他們目前並不欣賞你所提供的回饋意見,以下提供一些想法告訴你為何人們不一定願意接受建設性的意見:

 

有些人是具備防衛性質的 這些人也許在孩子時期,沒有得到足夠的支持,或是他們的家人、老師等等常頻繁的攻擊他們的情緒;也許他們的生活中已被告知沒有甚麼事情是夠好的。 因此,當有人提供他們任何類型的反饋時,他們會立即進入防衛,其目的是為了要自我保護。

他們不確定自己正在做甚麼

某些人可能會提出一些善意的、有建設性的意見,這些意見可能是他們自身的經歷,但或許他們沒有100%的信心相信這些意見是否對於工作上有實質的幫助

也許是因為他們提早被人提拔上來,又或許是因為他們接了一個不適合自己的位置,所以產生了一些想法。不論哪種方式,在一個不確定的狀況下,很難讓其他人100%相信這樣的意見是對的。

對事情有所隱瞞

為何有些人會被同事的建議所激怒,是因為他們對某件事情有所隱瞞。他們可能會反應過度或是塑造假象。當有人問起時,他們就會製造騷動或煙幕轉移他人注意力。

你曾經與有過度反應和私人情緒的人一起共事過嗎?

身為專案經理的你,必須清楚的界定出哪些是好的回饋,並加以表揚。你可以直接定義解決問題後的獎懲辦法。獎懲不需要定的太細,只要有具體的規範即可。

下面提供一些要點,告訴你如何有效的提供建設性的意見:

不要攻擊細節

團隊成員在面對你時有沒有壓力,取決於你是不是會去對他們的工作內容是否吹毛求疵。推而廣之,當你在處理問題時,用很一般的態度與他們溝通這樣會使你們討論更加順利。

聽聽別人的想法與處境

在處理問題時,不要一味的攻擊他們,也同時要去聽聽他們的想法和處境。你會發現即使他們不喜歡,但也會試著去改變看看。但如果你讓他們覺得你在攻擊他們或是找他們麻煩,便可能會有抗爭出現。

排除個人情感

比起和人大吼大叫的,排除個人的情緒可以使你們的談話更為平靜,也能讓你的頭腦冷靜下來,並讓事情更準時的完成。

以下列出一個運作的例子供你參考:

開發團隊告訴你,他們無法承諾在期限內完成軟體的開發工作,理由是他們使用的是新的開發方法,在這同時,你也從未用過這種方法,因此,你必須公平的給他們多一點時間試看看。

然而,你已經答應了客戶會在期限內送達,但你的開發團隊卻告訴你無法在之前答應的期限內完成工作。你現在必須告訴客戶這個壞消息,而不是去攻擊開發團隊或是他們使用的方法,或許你可以問開發團隊:”你可以解釋一下你們是怎麼處理這件事的嗎?你可以展示給我看你們的開發計劃表嗎?”

這個方法在理論上看起來很像是工作,但實際上你會發現並非如此。我們現在應該做的是:如何能讓事情回到正軌且按時交付產品給客戶。

這個方法將你們放再問題的同一邊而非兩個單獨的個體。否則你們會在下次的談話中又將出現”第二次的期限到了,你們又無法按期交貨,到底出了甚麼問題?”

聚焦於如何將工作解決,可以讓意見更具建設性,期待以上我建議可以幫助你在工作職場上更有效的與人進行溝通。

如果你想學習如何更好的與人進行溝通,如何提昇溝通的能力,歡迎參加ProjectClub 所舉辦的[專案經理軟技巧錬金術]。

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