很多專案經理涉及到規劃自己的第一個專案的時候,往往會疑惑,究竟是從哪兒開始?如何準確預測一個任務需要多長時間?如何將利益相關者的期望轉化為可交付成果?如果出現問題怎麽辦?實際上,即便是新的專案經理,也可以做的面面俱到,按照下面的6個步驟來進行創建一個完善的專案計劃,就可以讓別人對你有信心。

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第1步:確定並認訓專案的利益相關者

專案經理一定要記住,利益相關者的存在不僅僅是雇你過來管理專案,而是要從專案中獲得成果,這是說的任何受到專案影響的利益相關者,其中包括客戶和最終的用戶。那麽在創建專案計劃的時候就需要確定所有的利益相關者並讓他們知道專案中的利益所在。

專案經理要和專案的發起人以及關鍵利益相關者進行面對面的溝通,討論其對專案的需求和期望,並確定專案範圍、預算和時間表及相關的基線。

然後形成一個範圍的聲明文檔來確定和記錄專案範圍的詳細資訊,這樣可以讓每一個人在一開始都了解專案的目標是一致的,這樣可以減少後面對專案範圍進行變更的機會。這裡需要注意的是:如果想要得到專案中好客戶滿意度,那麽就需要了解客戶的期望,並在實際的專案中達成的要遠超過客戶所期望的利益。

第2步:設置和確定目標的優先級

一旦專案經理獲得了一個專案利益相關者各方面的需求清單,那接下來就是要將這些需求進行優先級的排序,並確定達成這些需求的專案目標。

或者說通過這些目標的達成能夠帶來的好處。把這些寫到專案計劃中去,可以用來和各個利益相關者進行輕鬆的溝通。

儘管我們可能都覺得專案中所有的一切都很重要,但如果遇到問題的時候,根據緊急性和重要性開始,或者通過時間管理優先矩陣來幫助專案經理確定優先級,這種方式不僅僅可以用於計劃中,也可以在專案的日常任務中用得到。

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第3步:定義可交付成果

有的專案的可交付成果是看得見的產品,有的專案的可交付成果可能是看不見的服務,但不管是有形的產品還是無形的服務,都需要和專案的目標對應起來。是不是可交付成果滿足了專案當初設定的目標,或者是不是和當初預期的可交付成果是一致的,尤其需要注意的是,可交付成果並非只有一個,可能有階段性的,也有可能是很多個。可交付成果確定後,接下來就是在專案計劃中確定每個可交付成果的截止日期,也可以在後面的專案進度中確定日期,但不論是那種,可以提前根據專案整體的截止日期進行倒排。這樣一旦工作開始,就可以確保專案團隊按照時間節點來完成關鍵任務,也可以按時跟蹤進度。

第4步:創建專案進度表

專案經理查看每個可交付成果的完成需要定義一系列任務,為完成每個任務,需要確定每個任務需要的時間,需要的資源以及由誰負責完成。

由於專案交付是團隊作業,同時可能還涉及到各個環節或部門,那麽接下來就需要確定各項任務的依賴關係。

哪些任務需要在其他人開始之前完成?哪些任務是關鍵任務不能延誤?人員專案之間以什麽樣的方式進行溝通?通過將可交付成果,依賴關係以及里程碑通過表格或軟件來進行管理,這樣可以更加方便的後續進行進度管理。

專案經理可以讓專案團隊參與一些規劃過程,他們是接收任務的人,那麽對於這些任務如何完成,需要多長時間以及誰是最好的人來處理具體任務都會有重要的見解。汲取他們的知識,這樣也會需要他們同意專案進度,以使工作順利運行,因此,重點在於從一開始就讓他們參與進來。

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第5步:確定問題並完成風險評估

沒有任何一個專案是無風險的,專案經理不能通過祈禱來希望問題以最好的方式自己解決掉。那麽專案經理一定要去了解專案中前期會有什麽問題會影響到你的專案。比如一個關鍵成員能不能馬上到位?如果是跨國專案需要考慮到當地的政治局勢等等。專案經理要考慮到可以採取的措施,以防止某些風險的發生,或者限制其帶來的負面影響,然後通過風險評估來制定風險管理策略,這樣在計劃中描述出來確保自己做好相關的準備。如果有可能,可以在專案計劃表中對某些高風險級別的任務創建一個合適的緩衝區時間來保障發生問題時,有一定的時間來進行問題處理。

第6步:向專案利益相關者提交專案計劃

專案經理需要解釋自己制定的計劃如何解決利益相關者的期望,並提出計劃中的解決方案來解決可能出現的任何衝突,同時確保提供的文件不應該是一個簡單的演示PPT,而應該是一個較為詳細的討論結果。這個時候,專案經理還需要對專案的利益相關者進行角色的劃分,比如哪些人需要查看哪些專案的相關報告,查看的頻率是多少?哪些人在哪個環節有哪些授權? 專案經理一定要清楚的進行專案計劃的表達,有些事情對自己來說是顯而易見的,並不意味著別人一下子就能看的清楚和明白。如果專案經理制定的計劃與利益相關者的原始期望產生了衝突,那麽現在就需要立即進行溝通,告訴他們的期望是不切實際的,如果增加這些期望,需要做些什麽?多少時間、金錢和人力?讓他們決定是否值得投入這些額外的資源。

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當經過專案的六個步驟完成了你的專案計劃,那接下來就是準備專案啟動會議,通過鼓舞人心的話語來激勵團隊,並啟動專案。但需要注意的是,不論一開始專案計劃做的如何完美,具體的細節實施在專案正式交付中肯定會有所偏差的,這個時候,專案經理需要不斷的周期性進行滾動刷新,當然,也可能不同的專案經理採取的管理方法不同,具體的步驟不會完成保持一致。

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

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