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在專案管理中,經常會有數以百萬計的人在專案完成的最後期限內努力奮鬥著,他們一邊要跟上時代的步伐,同時也要和專案繁忙的節奏保持同步,這是一件非常困難的事情。

當專案完工的最後期限逐步逼近的時候,會讓每個人受到的壓力水準直線上升,很明顯,設置專案的截止日期確實是有一些好處的,這些最後的期限可以確保專案按時完成,能夠讓專案成員有動力去完成任務,同時通過及時完成的專案讓公司業務持續增長和前進,讓組織中的每個人都能從中受益。但如何去成功的管理專案中任務的截止日期呢,按照下面的幾步走其實非常簡單。

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1、準時開始你的一天

在專案中每天早上,專案成員花費時間喝杯咖啡,和朋友聊聊天,然後再開始登陸系統來準備一天的工作。實際上,如果每天能夠早來幾分鐘,提前做好一切準備,那麽你的一天會更有效率,良好的開始是成功的一半,這種準時開始的習慣要持續保持下去。

2、 盡量不要分心

專案中由於分心,通常會錯過最後的期限,這些分心往往出現在你當前的工作中或者不斷的在你的頭腦中盤旋,你要知道如何觸發它們並避免它們出現時很重要的。 比如在工作中聽音樂,會很容易被音樂吸引進去,如果是你一個財務人員,總是會有人不斷的來和你溝通,那麽在完成一項重要工作的時候,盡量關上門減少干擾,這對於你的成功是至關重要的。

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3、強迫自己去工作,即使這樣做很困難

所有的事情都需要時間來完成,有的時候當你知道一個任務至少需要4個小時才能完成的時候,你可能沒有足夠的動力去開始。

但是,如果你能夠主動出擊,通過任務分解來逐步完成每個步驟,它會顯得更加容易,並在不知不覺間就已經完成了這個任務,並開始下一個任務。

4、設置超過你期望的截止日期

大多數專案並沒有按照你想象的那樣按照既定的時間完成,十之八九總會有意外出現,所以在你需要設置專案的截止日期時,要注意這種情況出現,避免在過程中出現意外。你可以做的最好的事情就是使可能需要完成的時間加倍,如果專案需要一個小時完成,則允許兩個小時來完成,專案需要一個星期來做,那麽給自己兩個星期,如果你的時間不夠,那麽給自己最大的可能時間來完成任務,這樣,會有更少的意外出現,你也會按照給定的最後期限完成專案。

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5、列出需要完成的事情

任務列表能夠幫助你保持專注於專案,對於任務列表的設置要從簡單到最難,第二步是按照它們將要完成的順序整理出來,有了這兩張表,你可以開始去做兩個最短的任務來熱身,然後去專註的完成一個更難的任務。

在此期間,可以通過切換不同難度的任務來讓你的頭腦保持刺激,讓你覺得總是不斷的有進步,這樣可以避免你花費大量的時間在一個任務上從而阻塞了其它任務的完成,而這也同樣可以幫助你按時完成所有的任務。

6、不要等到最後一分鐘

你能做的最糟糕的事情之一是就等到最後一分鐘來嘗試和完成一個任務,沒有任何工作能夠在緊急的狀況下好好的完成,而且一旦犯下嚴重的錯誤,就需要去彌補失去的時間。為了避免將自己置於這個尷尬的位置,一旦你接收到分配的任務,就需要馬上開始。

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7、溝通進展

保持彼此的持續溝通對於在到達期限前就能夠成功是至關重要的,專案中每天的會議讓每個人都知道他們當前所在專案的哪個階段和具體進展。通過這些更新將有助於預先發現潛在的或延遲的問題,這樣你就會再有機會來解決這些問題,而不是在最後一分鐘爭先恐後把所有的任務都堆疊在一起,要知道最後一分鐘的爭奪將會導致錯誤率倍增。

8、讓你的身體時刻保持最佳狀態

有的時候能夠準時完成工作的原因往往是由於一頓飯的緣故,這也是讓你時刻保持活力的原因。大多數人往往覺得難以達到專案的截止期限,於是不停的加班加點,忽略了吃飯和休息,最終的結果往往就是不斷的讓你的任務延遲,工作效率低下,而這些往往可以通過正常的休息來避免

設置一個合適的任務截止期限,如果你的任務需要在星期五完成,那麽你就需要把任務狀態設置成為所有人可以見到,這樣可以避免有人占用你的大部分時間。

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對於專案中任務截止日期的管理可能會很緊張,但是善用上面的一些提示可能會幫助你節省時間和金錢並讓所有人都會感到開心。

 

文章來源:專案管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4 5 

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