雖然身為專案領導者,但你仍需要向某個人或某些人〈更多情況下是某些人〉負責,他們可能是你所在的組織機構中比你級別更高的經理、非執行董事、選舉出的成員等。領導就意味著你要接受他們的需要和要求,但同時並不受他們的支配而放棄了你自己的判斷和專業知識。

一、探討相互的期望

一開始先談一談每個人想從你作為專案領導參與專案工作中得到什麽,然後再去理解相應的目的以及在他們看來這些目的如何能夠適應所在組織機構更宏觀的任務和策略。用這種方法來形成專案的目標,然後是指標。在這裡你要問的第一個也是最重要的問題是在時間、成本和品質之間誰是最優先考慮的。他們不可能將這三方面都放在首要位置,所以你需要知道他們對各自的重視程度。這將成為你的行動指南,指導著你做出接下來的每一個決定。如果你的主管或者客戶在這種基礎性的事務上存在分歧,你可以將他們都請來舉行一個會議,來解決他們之間的問題。

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二、巧妙安排時間

與上級的良好溝通意味著你要小心謹慎地利用上級的時間,不然他們很快就會學會避你不見。盡量安排好會議的進度,明確表示什麽時候需要做出決定。最重要的是,別搞突然襲擊,提前通知你的上級將要討論的內容,這樣他們就能有所準備,而不會感到出其不意。

三、試著了解他們 

你也許會這樣想:鑒於時間緊迫,我應該避免將額外的時間花在跟上級們建立關系上。對某些人來說這的確不錯—開門見山、直奔主題正是他們的風格。然而,對大多數人來說,花個把分鐘寒暄一下是進入正題之前很重要的一個引子。與上級之間的融洽關係同樣能幫助你了解他們的風格、偏好和個人優勢,所有這些資訊都將幫助你調整自己的方式以適應他們,並從與他們的交流中得到最大的收獲。

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四、構建你的論據 

可以用一個叫做“FARB”的簡單四步法來構建你的論據。 

 “FARB”的簡單四步法:

事實(fact) 一開始先給出簡要歸納的事實和證據。 

分析( analysis) 然後就事實和證據做出分析,指出它們代表什麽意思。 

建議(recommendation)明確表明你的建議。 

好處(benefit) 說明採取你的建議的好處。 

要注意,對於那些享有決策權的人,你可能想要省去“好處”甚至“建議”部分不說,讓“事實”和“分析”來說服他們得出自己的結論。如果他們是那種控制欲比較強的人,那麽他們肯定不喜歡別人告訴他該做什麽。如果他們採納了你的建議但之後出了問題,他們就會把你當做替罪羊而不會為他們自己的決定承擔責任。 

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五、只打該打的仗,知道何時讓步 

當你處在領導者的位置時,就會不由自主地覺得你一直都是對的。事實上,更重要的往往是選擇什麽時候堅持己見什麽時候讓步,因為有些事情並沒重要到需要你據理力爭。你應該知道的是什麽時候全盤放棄,什麽時候做出妥協,什麽時候為了你的觀點得到承認拼盡全力。 

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文章來源:中國專案管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4 

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