一、先從管理好自己的時間出發

時間管理是專案經理的一項基本技能,如果你連自己的時間都管理不好的話,那如何能管理好整個團隊呢?如果你能花費一點時間來進行時間管理,那你已經距離專案成功不遠了。對於專案時間管理,首先,專案經理每天都需要問自己:怎樣才能推動整個專案前進呢?每天都需要做好第二天的工作計劃明確工作重點,每周要明確本周需要推進完成的事項,並明確優先事項。其次,需要思考如何才能確保專案持續而無阻礙的執行。

二、整理活動清單

在專案實施中,要將所有的任務活動列成一個明確的任務清單,並且讓專案團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。將專案工作分解為更小、更易管理的活動或任務,這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。

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三、善於使用80/20原則

80/20法則認為:原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。80/20關係提供了一個較好的基準。一個典型的模式表明,80%的產出源自20%的投入;80%的結論源自20%的起因;80%的收獲源自20%的努力。80/20原則可以提醒你將20%的精力放在重要的事務上。

在整個專案工作中僅有20%的工作是最重要的,這些工作會成就80%的工作成果,專案經理需要能夠識別這些關鍵事務和因素並將主要精力放在這些工作上面。

四、活動和任務排序並建立里程碑

在產品描述、活動、任務清單的基礎上,要找出專案活動之間的依賴關係和工作順序。任務間的依賴關係就決定了,有些任務先做了,其他任務才能開始;而即便沒有依賴關係,那些關鍵的任務都需要優先去實現,尤其當專案執行的時間有了限制,可以保證你最後交付的80%的不完美的但絕對具有可用性的系統,而不是100%的完全不具有可用性的系統。另外,設立專案里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是專案中關鍵的事件及關鍵的目標時間,是專案成功的重要因素。里程碑事件是確保完成專案需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發專案中可以將需求的最終確認、評審等關鍵任務作為專案的里程碑。

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五、避免事無巨細、面面俱到

在一些軟體開發的專案中,一定要避免每天處理一些細節性的事務。專案經理沒有必要處理一些與程式相關的事務,把這些留給開發人員去做吧。既然你被授予了專案管理的職責,並且已經為專案選定了合適的人選,那就讓他們去做自己最擅長的事情,而你只需要帶領整個團隊邁向正確的目標,關注戰略和專案全局,把控專案整體的計劃和進度就好。

六、專案的計劃和進度表

專案的計劃和進度意味著明確定義專案活動的開始和結束日期,這是一個需要團隊評估和確認的過程。專案計劃和進度表的確定和更新,應根據專案網狀圖、估算的活動工期、資源需求、專案執行的工作日歷、進度限制、風險管理計劃、專案活動特徵等進行統一的考慮。進度限制即根據活動排序考慮如何定義活動之間的進度關係。一般有兩種形式:一種是加強日期形式,以活動之間前後關係限制活動的進度,如一項活動不早於某活動的開始或不晚於某活動的結束;另一種是關鍵事件或主要里程碑形式,以定義為里程碑的事件作為要求的時間進度的決定性因素,制定相應時間計劃。

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七、關鍵路徑法和時間壓縮

關鍵路徑法(CPM)是時間管理中很實用的一種方法,其工作原理是:為每個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最遲開始和結束日期、按照活動的關係形成順序的網狀邏輯圖,找出必須的最長的路徑,即為關鍵路徑。時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化,結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計劃進行調整,直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止,得到最佳時間進度計劃。

八、借助時間管理工具,善假於物

目前專案管理軟體正被廣泛地應用於專案管理工作中,以其清晰的表達方式,在專案時間管理上表現出極大的便捷性、靈活性和高效性。在管理軟體中輸入專案活動列表、估算的活動工期、活動之間的依賴關係、參與活動的人力資源、成本等,專案管理軟體便可以自動進行數學計算、平衡資源分配、成本計算,並可迅速地解決進度交叉問題。

 

 

文章來源:中國專案管理者聯盟

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