據統計，有70%以上的失敗專案，不是因為計劃不周詳，也不是控制不到位，而是因為專案某些資源無法及時、充足利用，這直接與溝通不利有關。專案溝通是確保專案團隊的相關資訊能及時、正確地產生、收集、發布、儲存和最終處理好專案資訊所需的各個過程。在專案管理中，溝通同樣占據非常重要的位置，在專案的實際運行中，溝通占用了大量的時間，通常專案經理花在這方面的時間占據全部工作的75%-90%。不僅可以減少衝突，協調多方關系，構建融洽的團隊氛圍，溝通效率的高低還直接影響專案的成敗，只有專案資訊及時準確得傳遞給相關人，並被相關人正確理解，專案目標才有可能實現。只有良好的溝通，專案經理才能夠獲取到足夠的資訊、第一時間發現專案問題，進而控制好專案的各個方面。要想提升專案的成功率，管理好專案溝通至關重要。如何做好專案的溝通管理呢？小編認為，可以從以下幾個方面入手。
一、制定溝通計劃。
“凡事預則立，不預則廢”，與專案啟動前要制定專案計劃一樣，專案溝通管理也需要預先制定溝通計劃，明確專案關係人資訊交流和溝通的要求，包括與誰溝通、什麽時間溝通、溝通內容以及溝通方式等等。
二、注重溝通效果的反饋。
溝通並不是將資訊傳遞給接收者就大功告成了，若資訊接收者未能很好得理解溝通的資訊，溝通也是失敗的。專案的溝通管理，要能夠注重溝通效果的反饋，確保資訊接收者完完全全“消化”了資訊。
三、溝通渠道要多樣化。
專案運行是非常複雜的一項工程，為確保溝通順暢，必須能夠允許多種不同的溝通渠道，如口頭溝通、書面溝通，書面溝通，有規範化的互動，如一些年度報告、績效考核表等，非規範化的互動，如郵件溝通、論壇等等，滿足到不同人不同情境下的溝通需求。
四、要主動溝通。
專案溝通中最避諱的便是被動溝通，作為專案成員，要有溝通的自覺性，主動將工作開展情況向上匯報，而不是等到專案經理詢問才匯報。主動溝通，不僅能夠建立團隊成員積極主動的形象，更重要的是能夠盡早發現專案存在的問題，找出解決方案。
一般的專案管理系統，都對專案的溝通進行全面而深入的管理，上線專案管理系統，可以有效地提高溝通效率，提升專案管理效益。然而，這也僅僅是在溝通資訊傳遞過程中進行管控，若溝通資訊在源頭上便是不準確的、不實時的，那麽資訊傳遞得再好，溝通的最終結果也是徒勞無功。
如何通過專案管理系統令專案數據得到真實反映，從而更好地監督專案過程？在專案資訊的實時性和準確性上方面，8thManage PPM直通式處理模式通過實時記錄及審計跟蹤，盡早檢查數據輸入的錯誤，並實時地發出預警。不僅提供自動預警與通知、自動生成與遞交每周進度報告、即時聊天功能、研討論壇、現狀調查等智能機制來有效管理專案溝通，最大程度地確保溝通資訊在源頭上的準確性和實時性，幫助專案減少誤解，提高團隊合作效率以及專案的成功率。
文章節錄：中國項目管理資源網
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