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在專案實施中,要將所有活動列成一個明確的活動清單,並且讓團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。

隨著專案活動分解的深入和細化,工作分解結構(WBS)可能會需要修改,這也會影響專案的其他部分。

例如成本估算

在更詳盡的考慮了活動後,成本可能會有所增加,因此完成活動定義後,要更新專案工作分解結構上的內容。

 

將專案工作分解為更小

更容易管理的工作包,又稱為活動或任務,這些小的活動應該是能夠保障完成交付產品的可實施的詳細任務。

活動清單應該採用文件的形式,以便於專案其他過程的使用和管理。

time management1

 

一、排序

在建立產品描述、活動清單的基礎上,要找出專案活動之間的依賴關係和特殊領域的依賴關系、工作順序

設立專案里程碑是排序工作中很重要的一部分。

里程碑是專案中關鍵的事件及關鍵的目標時間,是專案成功的重要因素

里程碑是確保完成專案需求的活動序列中不可或缺的一部分。

例如:在開發專案中可以將需求的『最終確認、產品移交等關鍵任務』做為專案的里程碑。

 

在進行專案活動關係的定義時

一般採用

1優先圖示法

2箭線圖法

3條件圖示法

4網路模板

最終形成一套專案網路圖。其中比較常用的方法是優先圖示法,也稱為單代號網路圖法。

 

二、工期估算

專案工期估算是根據專案範圍、資源狀況計劃列出專案活動所需要的工期。

估算的工期應該現實、有效並能保證質量。

所以在估算工期時要充分考慮:

活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素,以及環境因素對專案工期的影響。

在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。

專案工期估算完成後,可以得到量化的工期估算數據,將其文件化,同時完善並更新活動清單。

一般說來,工期估算可採取以下幾種方式:

  1. 專家評審形式。由有經驗、有能力的人員進行分析和評估。

  2. 模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎,計算評估工期。

  3. 定量型的基礎工期。當產品可以用定量標準計算工期時,則採用計量單位為基礎數據整體估算。

  4. 保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗餘時間以應付專案風險。隨著專案進展,冗餘時間可以逐步減少。

 

三、安排進度表

schedule image

 

專案的進度計劃意味著明確定義專案活動的開始和結束日期,這是一個反覆確認的過程。

進度表的確定應根據專案網路圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、

專案執行的工作日歷、進度限制、最早和最晚時間、風險管理計劃、活動特徵等統一考慮。

 

進度限制即根據活動排序,來考慮如何定義活動之間的進度關係,一般有兩種形式:

第一種是加強日期形式

以活動之間前後關係限制活動的進度,如一項活動不早於某活動的開始或不晚於某活動的結束

 

第二種是關鍵事件或主要里程碑形式

以定義為里程碑的事件作為要求的時間進度的決定性因素,制定相應時間計劃。

在制定專案進度表時,先以數學分析的方法計算每一個活動『最早開始和結束時間』與『最晚開始和結束日期』得出時間進度網路圖,

再通過資源因素、活動時間和冗餘因素調整活動時間,最終形成最佳活動進度表。

 

工作要徑法(CPM)是時間管理中很實用的一種方法

其工作原理是:為每一個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最晚開始和結束日期、按照活動的關係形成順序的網路邏輯圖,找出必須的最長的路徑,即為工作要徑。時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化,結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計劃進行調整,

直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止,得到最佳時間進度計劃。

 

四、巧用工具來幫忙

目前專案管理流程軟體正被廣泛地應用於專案管理工作中,尤其是它清晰的表達方式,

在專案時間管理上更顯得方便、靈活、高效。

在專案管理軟件中可輸入:

活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關係、參與活動的人力資源、成本,

 

專案管理軟件可以自動進行:

數學計算、平衡資源分配、成本計算,並可迅速地解決進度交叉問題,也可以列印顯示出進度表。

專案管理軟體除了具備專案進度制定功能外,還具有比較強的:

『專案執行記錄、跟蹤專案計劃、實際完成情況記錄的能力』,並能即時給出實際和潛在的影響分析

 

五、進度控制

進度控制主要是監督進度的執行狀況,及時發現和糾正偏差、錯誤。

在控制中要考慮專案進度變更對其他部分的影響因素、影響專案進度變化的因素、進度表變更時應採取的實際措施。

lista control

 

 

 

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文章節錄:中國項目管理資源網

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