專案管理應用手法

以條列式方式快速的整理,並說明該領域的專案管理知識該如何落實與實現。

作為一名專案經理,很多工作實際做起來要比想像中的難得多,有些時候你會發現,很多工作的難度都被低估了。你一旦發現專案不能如期完成,要做的第一件事肯定是查明原因。如果不了解導致專案不能如期完成的原因就盲目的採取補救措施,這些措施是很難真正奏效的。

那麽,在知道了導致專案不能如期完成的原因之後,應該怎樣做呢?是不是應該立即通知客戶,將專案延期呢?當然不。首先,專案經理和專案小組的成員應該努力採取補救措施,使專案能夠重新回到預計的時間軌道上來。

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一、先從管理好自己的時間出發

時間管理是專案經理的一項基本技能,如果你連自己的時間都管理不好的話,那如何能管理好整個團隊呢?如果你能花費一點時間來進行時間管理,那你已經距離專案成功不遠了。對於專案時間管理,首先,專案經理每天都需要問自己:怎樣才能推動整個專案前進呢?每天都需要做好第二天的工作計劃明確工作重點,每周要明確本周需要推進完成的事項,並明確優先事項。其次,需要思考如何才能確保專案持續而無阻礙的執行。

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隨著開發周期的縮短,團隊成員間持續的軟體交付、共同承擔的角色和職責,使得敏捷軟體開發的效率有所提高。實際上,敏捷專案源於消除廣泛、低效率瀑布式方法:軟體通常會延遲交付,而且並沒有按照設計的那樣滿足用戶的需求。

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欲了解你的管理風格是否為員工所認可,有八種跡象可供參考。

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物聯網浪潮下,大批具有極客精神的創業者進入了智能硬體領域,在其中扮演著越來越重要的角色。然而,很多創業團隊從一開始就遇到了現實問題,他們想知道怎樣才能快速將產品成功推向市場。專家們的建議是,創業者們如果能夠從一開始就組建一支互補型的創業團隊,共同運作專案,並且善於對接各種資源平臺,將大大提升融資機率,推動專案獲得成功。

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在高壓的工作環境中,與全球的客戶和同事相互合作,跨時區進行專案管理,企業高層領導如何保持工作與生活的平衡呢?

對於麥肯錫新加坡分公司總經理Jonathan Auerbach而言,關鍵在於努力工作,同時劃定分界線並持之以恒。

在NUS近期的一次圓桌會議上,Auerbach向MBA學生們講述了如何才能像高層企業管理顧問一樣思考與行事。

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假設你是美國航空航天局(NASA)太空船專案的一名科學家,你負責計劃太空船的下一次升空。NASA所有的資源和供應商都歸你管。每個人都完全服從你的指揮。在這個專案中你實際上不需要親自做什麽,除了一件事:為升空之前所有要完成的步驟做一個計劃,並且執行這個計劃。

聽上去不難,對嗎?你覺得自己必須要考慮多少因素呢?讓我們看看:天氣,在距離地球幾千英里的高空將要和太空船相連的衛星軌道,宇航員的挑選和培訓,飛行期間要進行的實驗,還有,降落的地點,現場的人和設備,把太空船推上太空的火箭。你還需要照顧現場的做報導的媒體工作人員,控制觀眾人群。怎麽樣,這些夠你忙的嗎?

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專案管理引入物流行業是在近五年左右的時間,被物流界所認可卻是在近兩年時間,起初物流公司只是模糊的認識和理解,並沒有完全按照專案管理的理念和流程去管理物流專案,甚至停留在原始的行銷管理或者傳統的管理模式。大部分物流企業組織管理架構中並沒有專案管理的職能和設置。沒有專案部,組織架構的重疊和垂直化(金字塔式)是造成專案管理發展的最大障礙,專案管理要求組織管理架構的扁平化和橫向化,因此又充分體現人性化。

物流的專案管理要求專案經理具備多方面的知識和能力,熟悉專案管理理念和流程,理解專案的精髓,能夠發揚專案管理的優勢(橫向式的扁平化管理能夠充分發揚每一個專案成員的能力,調動每一個專案成員積極性,並能夠充分體現專案管理團隊的團結協作)。

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一、專案的性質:過去和現在

IT 業內早期的專案比較直接,簡單。大部分是把企業內部的運作進行自動化,例如薪資管理系統,庫存管理系統等。這些專案的範圍可以從功能部門的工作內容,和雇員的工作說明,按人工運作流程等方面搜集功能需求,進而建立專案的範圍。

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為了維持團隊的正常運作,或者說良性運作,領導者和員工應共同努力做到以下幾點: 

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專案經理往往需要在一個臨時的、虛擬的團隊架構中,發揮自己的影響力,並達成專案的目標。在專案正式啟動前,需要關注哪些內容呢?

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當前,中國建築工程專案管理的總體水平偏低,存在許多問題:一是專案經理部在企業管理中的地位偏低,沒有用人權或沒有財權,不利於獨立、迅速地做出決策,不利於專案管理中的各種目標控制;作為專案的直接實施者和組織者,雖然有豐富的現場施工經驗,但大多停留在較低的管理水平上,缺乏先進的管理思想和管理方法,直接影響到專案成本。二是新工藝、新材料的應用不夠。一些施工企業為了單純降低材料成本,盲目地將質量好、性能高但造價偏高的材料排斥在外,不但影響了建築產品整體質量,也影響了新施工技術和工藝在工程的應用和發展。

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專案成本控制工作是一項綜合管理工作。在專案實施過程中盡量使專案實際發生的成本控制在專案預算範圍之內的一項專案管理工作。企業內部控制,是指企業為了保證業務活動的有效進行和資產的安全與完整,發現和糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整從而制定和實施的政策、措施及程序。專案成本控制涉及對於各種能夠引起專案成本變化因素的控制(事前控制),專案實施過程的成本控制(事中控制)和專案實際成本變動的控制(事後控制)三個方面。


我們以購買一件重要設備為例,說明對專案成本的三種認知——資金承諾、費用和現金流。假設購置了一臺價值180000元的設備,六個月後交貨。那麽在下訂單時刻即產生了180000元的資金承諾,六個月後供貨商交貨同時寄來發票,收到發票會立即得到會計人員的處理,產生180000元的費用,但是付款(現金流出)通常會依照公司付款政策拖延一段時間(假設下訂單8個月之後才開具支票給供貨商)。

 

1、專案經理思考角度—資金承諾專案管理培訓

  下達採購訂單表示承諾在設備按照規定交付使用的情況,向供貨商支付180000元。就專案經理的點而言,只要向供貨商做出了這種承諾,專案預算中可以使用的資金就減少了相應的數額。在製訂計劃和報告成本的時候,專案經理處理的是資金承諾方面的問題。但是會計系統不是為支持專案成本報告工作需要面設計的,同時也無法確認具體的承諾事宜,採購訂單的價值可能直到收到發票的時候才被記錄在案。這對專案經理的財政控制工作造成了極大的損害,因為他無法在特定時刻了解到精確的預算的耗用狀態,由於缺少一個合適的資訊系統,專案經理就只好自己跟蹤記錄專案的種種資金付款承諾。

2、會計人員思考角度—費用

  從事編製專案財務報表工作需要確定專案的收入和所有專案費用。在會計系統中,用於財務報告工作費用科目是在收到採購發票的時候才記帳的。因而該設備在六個月後才會被列為費用專案。在會計系統,收入是在專案完成的時候才記帳的。這在那些長期的專案中會產生嚴重的問題,因為每個報告期這類專案的費用都會累計上報,但卻看不到任何收益,在專案最後的報告中收入一次性上報,但與之相關的費用卻很少同時顯示出來或者根本沒有顯示。專案在早期的各個報告期內顯示出了明顯的虧損狀態,而在收入的最終上報時時候卻記錄了超出常規的收益。

 

  對於那些運作時間跨越多個年頭的長期專案來說,這可能會造成嚴重的誤導。為了避免這種混淆,大部分長期專案的損益表按照“完工百分比”來計算收益和費用專案。其基本目的是在每一會計期間內平均“攤銷”專案總收益的一定百分比(基本上與專案工作的完成情況相吻合),經將適當水平的成本抵消,從而得出一個比較容易接受的邊際利潤數據。在每一會計年度的期末,需要對記錄的成本數據進行調整,以反映費用的實際發生情況和損益表中所記錄的理論數值之間的差距。

3、財務部門思考角度—現金流

  財務部門負責管理組織的資金,同時還需要為專案的每一筆付款保證足夠數額的現金。閒置的資金會被存放到生息的帳戶或投資於其他地方,以使組織獲得更大的收益。財務部門主要關註的是資金何時用來償付發票,因為他們需要將這些資金閒置的時間跨度最小化。因而,財務部門其實是將專案成本看作現金流。下達採購訂單對財務部門僅僅意味著未來的現金流出,此時不需要他們採取任何行動。一旦付款到期,他們就提供相應的資金,付出款項,而真實的現金流出也被記錄在案。

4、成本的概念不僅僅侷限於專案工作的完成

  過程中所產生的各種費用,組織各職能單位處理成本的方式也會影響到專案的績效、利息支出和盈利能力。專案經理必須完整理解專案成本的概念,並熟悉記錄和報告本數據的會計系統。成本是專案管理工作的一個必要因素,儘管成本會計系統非常複雜,但是專案經理仍然必須對其進行深刻的理解。專案經理還應該認識到專案成本的時間效應,以及承諾、費用和現金流之間的差別。一旦掌握了這些專案理財的概念,專案經理就可以應用這些知識,從各個成本因素著手,通過控制專案工作進度和專案工作的完成時間,對專案和組織的盈利性施加影響。

 

 

 

文章來源:專案管理者聯盟

圖片來源:1 2 3 4

 

 

企業一般都會有採購業務,對於製造型企業,採購更是企業運作中不可或缺的一環。採購除了對企業的成本和利潤有關鍵的影響,而且也對研發、質量、生產等企業運作環節有重要影響,因此採購業務水平高低是企業核心競爭力的體現。但很多中小型企業對採購部門的關注僅僅限於“低價”和“廉潔”兩個方面,沒有認識到採購實際上是專業性非常強的業務部門,可以通過和其它職能部門良好的互動,為企業增添核心價值。採購部門和其它職能部門之間的關係為以下五點:

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面對更加激烈的市場競爭,企業要想贏得競爭優勢,強大的成本管控能力是必不可少的。專案型企業主要支出便是專案成本,把控好專案成本,在一定意義上便是把控好了企業成本。新時期的專案管理,必須更加注重專案成本控制,將專案成本擺在了與專案進度、專案質量同等的地位上。對於專案型企業來說,對專案實施過程的監督和管控是整個企業管理領域中最為關鍵的一環,專案管理受到越來越多人的關注。專案進度、專案質量、專案成本,作為專案管理關注的三大要點,專案成本往往最容易被忽略。

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